论信息构建与企业信息空间，本文主要内容关键词为：企业信息论文,信息论文,空间论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
Information Architecture(IA)信息构建是一个近年备受情报学界关注的热点问题。2003年12月在Google上以“Information Architecture”为关键字查询所有网站，其检索结果有852万项之多。从1975年美国人Richard Saul Wurman首次提出IA的概念开始，IA理论经历了一个漫长的探索期。随着互联网的蓬勃发展，网站建设热潮的兴起，IA迎来了明媚的春天，它以崭新的、艺术性的思想理念在情报学界引起强烈反响，并随着其应用领域的不断扩大，逐渐成为众多领域的焦点。
1 信息构建
Information Architecture一词，是由美国建筑师沃尔曼于1975年创造出来的一个新词。他在1976年召开的美国建筑师协会全国会议上将其公之于众，并把自己称为信息建筑师(Information Architect)。虽然他没有清晰地定义什么是IA，却指出了信息建筑师的职责。在他看来，信息建筑师是一类将数据的内在模式加以组织，构筑信息结构或地图让别人找到通往知识途径的人员。他们能使复杂的事情变得清晰，使信息变得可被他人理解。
在IA漫长的发展过程中，不少专家学者从不同的领域、不同的层次、不同的侧面和视角来解释和探讨IA，质疑原来的定义，补充和发展IA概念的内涵[1]。因此，在目前的学术界，关于IA的定义尚未完全达成一致。在这里，我们根据周晓英教授的定义，将IA信息构建理解为：组织信息和设计信息空间，以满足需求者的信息需求的一门艺术和科学[2]。
由此可以推出，IA的主要目的就是从大量处于复杂状态的数据信息中抽取本质信息并加以组织和构建信息路径，以帮助人们更有效地管理和利用信息。作为新兴的信息科学专业领域和实践活动，IA综合了WEB设计、人机交互、图书馆与信息科学，认知心理学等多个学科领域知识，它利用可用性工程的方法，结合可视化设计，在决定用户是否能够容易地寻找到所需信息方面起着重要作用。目前，互联网上的信息量急剧膨胀，由此造成了以信息检索难、信息表述不清、导航标识系统效率低下为特征的网络信息空间混乱问题。这使得IA理论主要应用于网站设计方面，二者相结合形成了网站IA。在这一实践中，网站信息建筑师以网站用户为内容设计和组织的出发点和落脚点，分析用户需求，重视用户在使用网站时的真实体验，运用可视化的手段，设计组织系统、标识系统、导航系统和搜索系统，构造出一个便于定位、理解、导航和使用的网站信息界面。
2 企业信息空间
2.1 信息空间的概念
“空间”是物理学、数学、语言学、知识理论等多个学科领域广泛使用的概念，如几何空间、语义空间等等。从根本上来说，空间可分为物理空间和精神空间两大类。物理空间是指物质实体的存在与发展所涉及的客观范围，而精神空间则是指人的思想活动所占的空间[3]。
信息具有主观性和客观性的对立统一。信息的主观性是指信息的内容是主观的，属于精神的范畴；信息的客观性是指信息的形式是客观的，它要借助于一定的物质载体加以表征和传递。这种客观形式包含着主观内容，主观内容寓于客观形式的特性充分表明了信息的物质和精神双重属性。因此，我们可以从物理和精神的双重角度构建信息空间的概念。对于前者来说，信息空间被视为物理性信息载体运动的场所，人们研究信息载体的分布；对于后者来说，信息空间是内在精神性信息活动的内容和形式，人们研究其中的信息是如何交流和被吸收的，如信息的检索、信息的分析等等。
2.2 企业信息空间的概念
将信息空间的概念落实到企业范围内，可以建立起企业信息空间的概念。从物理的角度看，企业信息空间主要是指由企业内所配置的信息设备及采用的信息技术所构成的环境，是企业内信息载体分布、运动的场所。从精神的角度看，企业信息空间是由来自企业内部和外部信息流构成的信息查询与利用环境，其主体包括企业内信息的生产者和消费者。由于在大多数情况下，企业中的员工既向别的员工提供信息，同时又吸收利用对方提供的信息。因此从宏观上看企业中的员工是信息生产者和消费者的统一体。信息活动主体的这一特点是企业信息空间的显著特征。
2.3 企业信息空间的构成
从宏观上看，企业信息空间的运动是为了满足企业的信息需求，追求经济效益。企业信息需求的满足与否，取决于企业中员工与组织相关的信息需求能否得到满足。因而企业信息空间运作的目的归根到底在于满足员工信息需求，即信息运动主体的需求。从主体的角度出发，根据主体在信息空间内活动的不同特点，可以将企业信息空间划分为交流空间、认知空间和效用空间这三个子空间[4]。
2.3.1 交流空间
由于企业内信息活动主体具有信息生产者和消费者的双重身份，因此在交流空间中既包括了信息的表达与传播，又包括了为满足信息需求而进行的信息搜索。
信息表达与传播涉及的是信息活动主体作为信息的生产者，将自身产生或搜集到的信息按照一定的格式组织起来，使之能够被清晰地表达，从而使用户能够理解其内容。在交流空间的运动中，这仅仅是信息流动的第一步。信息能否实现其价值，还有赖于将其从一个节点完整传递到另一个节点的环节。这里所说的节点是指企业信息空间中可用于信息转移的元素，而非局限于专业信息部门或信息人员。组织、技术和员工之间的相互作用对于信息的传播有直接的影响。过去传统的金字塔式等级结构限制了信息传播的机会和有效性；而随着组织结构扁平化和内部网的兴起，信息的传播在交流空间中愈发活跃。
从信息用户的角度出发，交流空间中还存在着信息搜寻的活动。这也是有效利用信息的重要前提。搜寻效果的好坏将直接影响信息效用的发挥。在搜寻过程中，存在着信息与信息需求的二元对立。信息需求的模糊性，使得用户甚至无法用自然语言来表达其需要什么信息，而是通过判断信息的相关性或合适性逐渐明确其需求，最终找到满意的信息。
2.3.2 认知空间
认知空间是信息活动主体凭借主观认知能力和主观知识结构进行信息内容的处理、分析的思维空间。但这并不代表这一空间的信息运动是由主体的主观方面所唯一决定的。必须指出的是，信息的理解表现为客观知识结构的内化。在认知空间中，既有信息用户依据自己的主观知识结构对获取的信息内容（客观知识结构）进行吸收的过程，也有信息用户对其主观知识结构进行适当改造以符合所获取的信息内容的过程，也就是存在着主观知识结构与客观知识结构的双重构建。在普遍意义上说，信息的理解还会受到用户个人价值准则的影响。而在企业中，企业的价值准则取代了员工个人价值准则，使得构建朝着与企业价值准则相关和相一致的方向发展。
2.3.3 效用空间
效用空间是用户满足信息需求，实现信息效用的空间。在这一空间，用户利用已吸收的信息实现从未知到已知的转化，并以信息理解后发生变化了的主观知识结构为基础，作出决策。决策实施后可能产生两种反馈，其一是反馈的信息作为成功的经验经记忆机制保留在用户的主观知识结构中；其二是刺激用户对决策作出修正或产生新的决策问题，产生新的信息需求。
在上述三个空间中，效用空间向交流空间传递信息需求变量，交流空间向认知空间传递客观知识结构，而认知空间向效用空间传递主观知识结构。正是这种传递关系，实现了企业信息空间的运动。
3 运用IA理论实现企业信息空间优化
信息总量的几何级数增长和信息的超文本链接组织方式加大了人们获取网上信息的难度，人们需要“信息的信息”来指引路径，网站信息构建应运而生。同样，在现代企业中，随着信息技术的大规模运用，信息空间日益网络化、数字化，组织内外的数字信息急剧增加。信息需求与利用的日益扩大，信息技术与网络可以高效地处理数据，高速地传递数据，但在解释信息时却遇到了困难。这就使得企业中的信息用户面对大量处于复杂状态下的信息依旧感到焦虑和饥渴。根据洛桑管理学院对世界46个国家和地区的统计研究表明，中国的计算机拥有量占世界的1.1%，排名第十二，但信息满足企业需求程度上排名倒数第三[5]。当创新成为当今企业竞争舞台的标志时，信息已成为和人力、资本、土地、技术和管理并列的六大资源要素之一。企业不仅要组织和管理已有的信息，还应擅长以正确的形式找到正确的信息，做不到这一点，它将难以维持竞争优势。从这个意义上讲，信息已成为一种决定企业发展全局的战略性资源，优化企业信息空间显得尤为重要。
IA的根本目的在于构建信息路径，帮助用户接近信息和成功利用信息。因此，信息构建完全可以突破目前网站信息组织与设计的狭义概念，上升到对网络化、数字化信息空间的组织与构建的广义概念。从网站IA到企业IA，信息构建的出现为企业信息空间的建设问题提供了一条行之有效的解决途径。
3.1 企业实施信息构建的原则
将IA理论应用到企业信息空间构筑的过程中，设计一个有效的信息管理框架，改善企业信息管理流程，可以营造一个良好的信息查询与利用环境，满足企业的信息需求。
一个较为普遍的看法认为企业中的信息构建主要是针对信息系统本身的结构构建。荣毅虹提出：“组织机构的信息构建……应该是对组织机构中的信息、信息服务，以及与信息相关的各部门及其人员的整合与合理化配置，包括技术层面的基础设施建设、管理层面的部门建设以及信息系统本身的结构构建[6]。”我们无意比较这两种说法孰优孰劣，但有一点可以肯定的是，后者与前者相比，无疑是从更广义角度定义企业IA的一次有益尝试。无论如何，二者的目的均是构筑一个完善的信息空间，要达到这一目的，企业实施信息构建须遵循以下原则。
3.1.1 以用户为中心
“用户第一”的理念，贯穿IA理论与实践的始终。沃尔曼提出的“让信息可理解”和“把复杂变得清晰”都充分说明了“以用户为中心”是信息构建的出发点和落脚点。在目前炙手可热的网站IA中，均极其重视用户体验，从用户的观点来考察网站的内容组织和界面设计。正如波兰情报学家鲍梅卡尔基所写：“以往认为情报的中心是文献，而不是用户。目前这种观点正在改变，开始把用户看作情报业务的主体。”如前所述，信息空间运动的目的在于通过信息的利用产生效益，而信息用户在实现这一目的的过程中所扮演的主体作用不可或缺。信息如不能为人所用，只是像镜花水月般可望而不可及，那也就失去了存在的意义。因此企业IA为了实现信息资源的高效利用，就必须坚持用户为中心的设计理念。
3.1.2 强调可用性和可视化
可用性是指某个特定产品在特定使用环境下为特定用户用于特定用途时所具有的有效性、效率和用户主观满意度。在企业信息空间中，有效性是指用户在这一空间内满足其特定需求的程度，效率则是用户的信息需求满足程度与所使用资源之间的比率，满意度指用户在信息空间内活动的主观满意和接受程度。企业信息空间与可用性关系密切。在企业IA的过程中，必须重视可用性的内容。采用可视化手段，艺术地展示信息，是一条行之有效的途径。根据心理学家的研究，人类通过五官吸收知识的比例是：视觉80%，听觉11%，嗅觉3.5%，触觉1.5%，味觉1.0%，通过视听获取的知识信息高达91%。所以在企业IA过程中，将文字、图片、视频、音频等进行整合，用与信息内容相关联的形式诠释给用户，构造简单明了的信息导航路线，也体现了强调可用性的原则。
3.2 IA在优化企业信息空间中的作用
信息构建既是一门科学，又是一门艺术。将其艺术理念融会于企业信息空间优化的物理层面，将有助于建设一个人性化的信息亲统。在信息系统的设计、实施和运行过程中，结合IA理论，以系统所要服务的用户为中心，想用户所想，设计组织系统、标识系统、导航系统和搜索系统，利用图形或多媒体等手段具体充分地表达信息，将可用性研究、用户体验等智能技术同信息技术紧密结合起来，构造出一个便于定位信息、理解信息的网络化信息系统，使人们能够有效地管理和利用信息。
从精神层面看，信息构建同样能起到优化企业信息空间的作用。我们可以分别从交流空间与认知空间作一分析。
企业中各部门工作性质、内容的差异造成了在企业内流动的信息的多样性与异构性，这一客观存在的现象反映在交流空间中，就表现为信息传播上的困难，同时也造成了员工捕获信息的困难。18世纪哲学家赛缪尔说：“知识有两种形式：我们自己拥有的，以及知道在哪里发现我们所需要的信息。”信息爆炸在客观上造成了员工不可能拥有解决问题所需的全部信息。在企业中，员工信息获取渠道首先指向组织的信息环境，这不仅仅是由于一般信息查找行为中“最省力法则”的作用，而且是在组织控制下的协调作用所支配的行为整合结果。
信息构建通过为用户设计合理的、简捷的、宜于用户理解和应用的信息导航系统，指引用户信息路径，借助各种形象的表达手段，使用户的一种身临其境的美好感受。简单明了的检索系统也有助于用户在检索过程中实现信息与信息需求的双重构建。由于信息的可理解性增强，使得用户更容易通过对信息的相关性判断明确自己的信息需求，更快地找到信息。
在认知空间中，用户进行信息的理解与分析，这是客观知识结构内化的过程。认知空间的运动是由主观知识结构与客观知识结构共同决定的。信息构建的价值不仅在于帮助员工查找所需的信息，还在于它帮助解释信息的能力。通过使信息可理解的努力，有助于主观知识结构对客观知识结构的主动吸收和选择性加工。
信息构建中的组织系统和标引系统，可以确保信息对整个企业的各个用户都有意义，也就是可理解。例如，数据存储和销售数据都是企业数据基础结构的重要部分，然而IT部门负责数据存储，而销售部门则拥有销售数据。通过信息构建为企业内部信息系统制作标记或命名系统，以使这些数据和术语对IT部门及销售部门均有意义[7]。
4 结束语
优化企业信息空间，促进员工之间有效的信息沟通和交流，是信息时代企业面临的重大挑战。在这一过程中，引入信息构建，可以将员工、信息内容与企业联系在一起，帮助企业建立起一个高度集成的信息环境，为企业的信息管理提供一个结构合理、功能完善、使用便利的信息系统，为企业实施知识管理奠定良好的基础。
当前，IA的研究处于初级阶段，对于在企业中实施信息构建的研究更是少之又少，尚有不少课题有待进一步探讨，如利用IA理论优化企业信息空间可具体分为哪几个步骤，可用性的量化测度并无公认的统一标准。但是我们有理由相信，随着国内外IA研究热潮方兴未艾，利用信息构建理论优化企业信息空间必将成为继网站IA后又一成功的IA实践，在这一研究领域将会有大量的成果不断涌现。
收稿日期：2004-03-20