鹤岗市房地产产权市场管理处
摘要：当前我国的信息化发展水平有了非常显著的提升，同时在这一过程中档案工作也受到了信息化浪潮的影响，而在档案工作中，档案的收集是其他工作展开的一个重要的基础，所以在实际的工作中必须要重视这方面的问题，而信息化档案管理的模式下，档案收集工作当中还存在着一定的难题和不足，需要我们去努力的改进。本文主要分析了档案信息化管理模式下收集工作的难点，以供参考和借鉴。
关键词：档案收集；难点；重点
档案工作发展的过程中，档案信息化一直都是一个非常重要的发展趋势，最近几年，档案管理工作在信息化高度发展的大背景下得到了非常显著的发展，在这一过程中也由原来的案头工作扩展到了档案的收集和整理工作。档案的利用者在互联网上可以非常方便的就查阅和了解档案的目录和具体的内容等等，所以在这样的情况下，档案资源的扩充和建设也就成了非常重要的一个内容。因此我们一定要对资源的建设予以高度的重视，这样一来也就使得我国的档案管理工作面临着一定的问题。
1、档案收集工作面临的现状与难点
1.1声像档案收集难
以照片为例，在数码相机还没有广泛的得以应用之前是不需要对电子档案进行归档处理的，而传统照片档案收集的过程中其形式一直都是比较单一的，操作起来也更加的便利简单，一些照片会出现一些遗漏或者是时间、地点和人物都不是十分的明晰，只有经过了档案人员仔细的调查和了解之后，才能将底片、照片和与照片相关的文字声明全部收集完整。
而当前，数码相机的普及也使得数码照片的数量在不断增多，纸质照片已经不能满足时代的发展需求，在众多的数码相片当中，并不是每一张都非常值得冲洗保存，而且数码相片本身具备着非常强的可见性和便利性，所以在这样的情况下，摄影者在实际的工作中就不需要必须对每一张照片都予以冲洗，在有了电子照片档案之后，很多照片都是缺少一些非常重要也非常必要的文字说明的，电子档案在归档的过程中会采取打包上传的方式，即便是档案人员真的能够在众多的照片当中找到相对比较有价值的照片，也没有办法对照片的背景予以充分的了解，这样也就无法给照片匹配相应的文字说明，归档工作做的不是非常的及时也不是非常的到位，在以后的工作中也会因为工作人员不能将照片的背景完全回忆起来而使得很多照片都不能发挥出其应有的价值。
1.2没有形成档案体系，个人保管的档案收集工作相对较难
在经过了长期的工作实践之后，我们也应该看到那些比较重要的文件都实行了集中化的统一管理，也就是说在管理的过程中因为有专门的机构和专门的负责人对其负责，所以这类文件档案的收集和整理工作也就不会成为不必要的障碍。但是相对而言，档案存放的过程中分散性非常强，同时在这一过程中还要涉及到很多的部门和众多的人员，所以在工作的过程中就非常容易产生踢皮球的现象，对档案收集工作也会产生非常明显的负面影响。
比如单位的一些领导和相关的业务人员学习和参观过程中带回来的一些有价值的档案文件或者是其他方面的资料等等，有些是单位活动所产生的经费，而到了最后却成为了个人的财产，特别是当前的档案工作中实行了在线归档，也就是说在上网查询之后，一些工作人员就会仅仅提供扫描，从而也无法很好的保证其可靠性。
1.3有价值、利用牢商的档案收集难
科研文件，如机械设汁图纸，有关部门和个人把它作为技术财富怕泄密或自己使用方便不愿意移交。档案人员催的紧了，交上来的图纸也往往掺了水分。设备说明书，往往内容繁多、体积大、页码厚、复印起来很不方便。一旦设备检修或新手学习总要用到，所以要么不愿主动移交，要么借了迟迟不还。
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2、做好档案收集工作应着重把握以下几点
首先，牢固树立“资源建设是档案丁作发展第一要务”的思想。档案部门应尽可能多地保存单位的各种历史资料。库藏要全面涉及企业工作的各个方面，无论是管理、生产。还是科研工作。对于档案室来说，就是要把收集的重点和立足点放在本单位形成的档案上，放在能真实记录和反映其职能活动的档案材料上，其意义在于要留住各方面的信息，真实地再现历史，突出自我。
例如早在2008年，某单位借助自身保管的实物，将库存的实物档案用数码相机拍成照片，建立网上荣誉馆，弘扬单位的光荣历史，对员工进行思想教育，增强了员工对单位的荣誉感和凝聚力。2009、2010年档案人员特将归档的奖牌、奖状、奖杯、证书按照单位荣获的省部级荣誉、局级荣誉。各单位荣获的局级荣誉分成部分进行编研。汇编成册《辉煌二00九》《辉煌二O—O》，激励广大职下为单位的发展做出新的更大的贡献。消息一经发布，很快就有三级单位及部门人员打电话问询实物档案归档情况。
所以说，档案是一种叫溯性信息是对历史的真实记录逆向追溯其价值的过程，其核心价值在于信息记载和信息服务。有了这层动力，我们的档案收集才能在数量和质量上提高水平，其次，在制订出文件归档制度的基础上实行考核奖惩。尽管《档案法实施办法》规定：“将公务活动中形成的应当归档的、资料据为己有，拒绝交档案机构、档工作人员归档的要给予处罚。但是，到了具体实中各单位却各自为政、模棱两可。本人认为，要保证文件材料收集齐全，实现实体、电子双归档，各单位就必须与有关领导和有关人员的目标考核挂钩，与经济利益挂钩，实行经济奖惩制度。例如规定：凡购买设备的公司，必须有科技档案工作人员在场开箱，收集说明书、图纸等文件资料；凡获奖证书、奖杯、奖状和出席重要会议的会议材料等必须及时移交档案人员经档案室盖章后，财务部门方能报销发票和出差费用。同时还规定：对移交材料积极主动的部门和个人（包括领导）每年年底给予奖励。只有这些措施真正到位，才能保障文件材料的齐全完整。
最后，要注重教育、加强培训。档案收集难存在单位领导对档案的认识和档案人员素质的问题。我们不能笼统地说有些单位的领导不重视档案，而是没有站在档案为集体服务的角度去认识档案。很多档案都是因为领导太重视档案的作用了。为了自己用着方便，或者怕交给档案人员保存不放心而自己收藏。当然，也有的单位领导的确不重视，使档案难以收集。再就是档案人员的素质问题，有些单位的档案人员或者换的太快不熟悉业务，或者不知道收集什么，或者不负责任收集不来就不收集等。在日前的新形势下，加强教育和培训是十分必要的。我们档案工作者如果仍墨守陈规，守株待兔，必然导致工作的被动。在思想认识上，必须努力克服档案收集难的畏难思想出于对档案事业的责任和使命，立主动服务意识，断提高服务质量。努力改善自身形象，增强工作的主动性与灵活性。在平时更要注重对兼职档案员及部门负责人的培训，通过库藏档案以及生动的利用实例，挥档案自身的宣传教育作用。
提高对档案的认知度是一项需要持之以恒的工作，但只要上下一心，认识到位，措施有力，一定能克服档案收集面临的困难，我们档案事业的发展之路会越走越宽，在持续进步中取得创新和突破。
3、结语
当前，档案信息化已经成为了非常重要的一项工作，而这种发展趋势逐渐的延伸到了档案的收集和整理工作中，所以我们必须要对其予以高度的重视，虽然当前还有很多需要改进和完善的地方，但是，技术的发展和创新一定会推动档案收集工作的健康发展。
参考文献：
[1]迟晓云.试论新形势下的档案收集工作[J].价值工程.2010（24）
[2]王京芬.浅论技术档案收集工作[J].办公室业务.2011（S1）
[3]肖存军.文书档案收集工作中存在的问题及对策研究[J].办公室业务.2013（19）
论文作者:孟凡程
论文发表刊物:《基层建设》2015年21期供稿
论文发表时间:2016/3/31
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