试论新时期档案人才的配置与使用，本文主要内容关键词为：新时期论文,试论论文,档案论文,人才论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着知识经济的到来，档案作为知识结晶的信息源，越来越被人们和社会高度重视和利用。档案工作作为一项政治性、科学性、条件性和服务性的工作，只有不断提高科学管理水平，优化服务质量，为社会创造更多、更好的经济效益和社会效益，才能得到各界的重视和支持，也才能更好地为二十一世纪我国经济和社会的全面进步服务。因此，如何培养和造就一大批跨世纪的档案人才，并能科学地配置与使用，使他们能更好地服务于我国的现代化建设，已经成为摆在我们档案部门面前的一个亟待研究和解决的重要课题。
一、新时期档案工作者应具备的基本素质
列宁在关于生产管理人才的培养和使用问题的论述中，曾指出生产管理人才应具备的素质：“要管理就要内行，就要有精通生产的一切条件，就要懂得现代高度的生产技术，就要有一定的科学修养。”随着我国新时期档案事业的发展，对档案工作者的素质提出了更高的要求。要保证档案工作适应社会主义现代化建设的需要，当务之急是要培养一大批政治素质好，业务能力强，工作作风过硬，有强烈的事业心和良好的职业道德，热爱档案事业，求实创新的档案人才。江泽民同志指出：“现代的档案工作者一定要有丰富的广博的知识，政治、经济、法律、科学、文化方面的知识，都要掌握一点，还要学习一点外语，这样才能不断适应新时期、新形势档案工作者的要求。”江泽民同志的指示，为档案工作者的素质培养指明了方向。
（一）要讲政治，具有较高的政治素质
1、要有坚定的正确的理想和信念。 档案是统治阶级在特定的社会活动中形成的真实的历史记录，政治性和阶级性十分明显。在阶级社会中，档案工作总是体现着一定的阶级关系利益，为一定阶级的政治、经济和文化服务，为一定阶级和政党的路线、方针、政策服务。因此，档案工作者一定要认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，努力提高自己的政治鉴别力和政治敏锐性；树立建设有中国特色的社会主义的坚定信念，在实现跨世纪的宏伟目标和风云变幻的国际形势下，始终站稳无产阶级的政治立场，把握好正确的政治方向，坚定共产主义理想不动摇，把党、国家和人民的利益放在高于一切的位置；善于用马列主义的立场、观点和方法从政治上观察、分析、解决档案工作和档案研究中的问题。
2、要掌握丰富的理论知识，要有深厚的马克思主义理论修养。 马克思主义哲学不仅是档案最高层次的研究方法，而且也是我们从事档案实际工作的理论基础。一部档案汇编从选题、选材、加工、编排、到注释、加标、作序等，几乎每个环节都浸透着编者的政治观点和思想倾向，如选题要适应时代的发展需要，具有鲜明的政治方向；应坚持阶级分析方法和历史观点，对档案文献进行科学地分析，正确地判断其实质和价值，然后才能决定取舍；加工、编排应符合党的方针、政策，维护文件的真实面貌，保持文件之间的历史联系，且要体现编者的立场、观点等等。很难想象，一个连最基本的哲学理论都不掌握的人能熟练地驾驭纷繁复杂的档案工作。
3、要具有良好的职业道德和奉献精神。 档案工作是一项公益事业，属于服务性质的工作，它本身不能直接创造物质财富和经济效益。这就决定了它在社会生活这个大舞台上只能扮演配角，难以充当令人羡慕的主角。因此，新时期的档案工作者应继承和发扬老一辈档案工作者默默无闻的奉献精神，爱岗如家，忠于职守，以苦为乐，任劳任怨。要牢记服务宗旨，端正服务态度，摒弃庸俗的名利思想，甘当无名英雄，安于清贫，自觉抵制物欲的诱惑，不被金钱、权势、名利所俘虏，以档案工作为第一生命；此外，还必须要具备严格的保密观念和良好的保密习惯，以确保档案的安全。
（二）要学习和掌握档案工作有关知识和技能，具有较高的业务素质
1、具有档案管理的理论与相关知识。档案工作是一项管理性、 科学性、服务性和技术性很强的综合性工作。因此，作为一名称职的档案工作者，不仅要具有较高的政治素质，同时也要求必须掌握档案学的知识，特别是要具备档案管理的理论及相关知识，这是档案工作者必不可少的业务基本功。同时，也要学习和掌握有关的历史知识和部门专业知识，特别要具备识别、研究和系统地管理档案的能力；再有，也要学习和掌握与档案管理相关的现代化科学知识，加强管理能力的培养和实践，特别要具备档案管理的各种方法和管理手段所需要的基础知识。
2、具有档案专业知识与技能。档案工作是个系统工程， 牵涉的部门多，工作量大而广，政策性、专业性很强。它的复杂而又细腻的工作手段与程序，以及广博的理论与实用性，都对档案工作者的业务知识和能力提出了很高的要求。档案工作的基本内容包括档案的收集、整理分类、鉴定、编目、编研、保管、统计和提供利用。其中的各个环节都始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各种科学研究。没有具备良好的专业知识水平和管理能力，是无法胜任这项工作的。因此，档案工作者必须要掌握各门类档案形成的规律和档案管理知识，能根据本行业档案工作的实际，科学地制定档案事业的发展计划和档案工作的规章制度。
3、具有档案现代科学技术知识。时代在进步，社会在发展， 网络普及的突飞猛进，电子信息的汹涌而至，预示着以纸质档案载体为主的传统档案时代，必将向以计算机软盘、光盘等光学磁性为载体的电子文件时代过渡。作为直接管理档案的基层档案工作者更是首当其冲，在其形象与职责中被更多地赋予时代气息。他们与图书情报人员一道，将成为未来二十一世纪信息产业大军中的一员。因此，档案工作者还必须要掌握现代经济、科技、法律、现代管理知识，既要熟悉档案现代化管理和现代化科学技术又要懂得社会科学、经济管理等方面的知识及计算机操作、应用、缩微技术，等现代化的管理手段，同时还要掌握外语，能够参加专业性的国际交流，吸收国内外高新技术并结合档案行业的特点，实现档案、图书、情报一体化，在社会化的信息市场里，利用自己所管理的档案信息资源，掌握的信息技术，运用当今世界高新技术和知识创新来开发档案信息资源，为我国经济发展提供有关信息技术，为科教兴国的战略服务。
二、档案人才配置与使用中存在的主要问题
改革开放二十年来，我国档案事业发生了巨大的变化。无论是档案硬件建设，还是档案的收集保管、开发利用方面，都取得了令人瞩目的成就。但客观地说，与整个社会改革开放的进程相比，面对市场经济大潮，面对日益发展的现代化社会，档案干部队伍建设还存在不少的问题，具体表现在三个方面：一是人才配置不合理。有些领导特别是主管档案部门的领导，把档案工作当作可有可无或谁都能干的工作，随意将档案部门那些较年轻、高素质、高学历的具有专业知识的人才调到其它岗位上去，或把档案部门当作“照顾部门”，将一些水平偏低，年龄偏大的“富余人员”安排到档案部门“照顾”准备退休，甚至有的档案人员“重任在肩”，身兼数职，职责不分，任务不明。二是人才使用不科学。有些部门让高学历的人员从事一般性的事务工作。如有个省级档案馆大学本科生倒不少，占全馆人数的50%，但其中不少人被安排做库房工作，日常工作主要是看管温湿度控制仪，记录有关数据，使他们感到与专业相距甚远，个人发展受阻碍，才能的施展受束缚，久之则失意惆怅。物质上的困顿尚可忍受，而精神上的压抑却难以克制，致使出现了不少“跳槽”的现象。不少人出去后就比在档案部门境遇好，发展快，这对仍在档案部门的人无疑是一种刺激和诱惑。档案部门留不住人才，是对人才资源的一种浪费。三是激励机制不健全。在对待档案干部的政治、福利待遇上，存在着明显的不足之处，如档案人员很难有机会进修学习、参观考察、入党提升；有些主管档案部门的领导在执事中，是非功过不分，对成绩卓著者，没有给予应有的奖励；对不负责任，玩忽职守者，没有给予相应的惩罚，做多做少一个样，做好做坏无差别，没有形成激励、竞争机制。
造成这种问题的原因主要有如下几点：一是传统计划经济体制的影响。在计划经济体制下，档案部门处在党政系统的封闭后院，在缺乏开放和竞争的情况下，内无动力，外无压力。长期以来形成的档案运转方式已不能适应目前的形势，更不能适应未来社会发展的需要。二是传统的“官本位”观念的影响。过去，不少人认为，人才的价值只有通过当官才得以体现。而档案的性质和特点又决定了这项工作是一项默默无闻的工作，是一种服务。如果不具备无私奉献，淡泊名利的精神，是无法胜任这项工作的。由于有“官本位”观念影响，档案人员就难免出现职工盼转干，干部望提拔，甚至要求调离的现象。三是社会档案意识淡薄的影响。有些领导由于社会档案意识淡薄，不够重视档案工作，不把档案工作列入议事日程，致使档案工作长期处于名存实亡的状态，根本谈不上人才的培养与使用了。
三、优化配置和合理使用档案人才的有效措施
要扭转档案部门部分人员素质偏低及人才配置使用不合理状况，需要我们切实转变观念，牢固树立以人为本的思想，从战略的高度认识人才的重要性，用发展的眼光加大对人才培养和使用的力度。一方面，要采取各种措施，努力培养、提高档案工作者的素质和能力。档案部门当前最需要的最培养和造就一批具有革命化、年轻化、知识化、专业化的开拓型、复合式和高素质的优秀人才。另一方面：要科学地配置与使用人才。档案部门对人才的科学管理，就是对档案人才量才使用，合理配置到各个适合的岗位上去，让他们各尽所能，发挥自己的特长，为经济建设服务。
加快培养和合理配置使用档案人才的具体措施是：
（一）合理地配置人才。合理地配置人才，就是将不同的素质、层次的人才，在定编、定岗的基础上，按一定数量和比例配置到合适的岗位上。也就是说，对不同专业、年龄、职称的档案工作者进行优化组合，特别要注意对不同专业人员进行科学配置。人才配置是因事设职，因职配人，事得其人，人尽其才。由于受主客观条件的限制，任何一位档案工作者都不可能掌握从事现代档案工作所需要的全部知识，其知识结构总是存在着这样那样的缺陷。虽然档案工作者通过学习可以逐步完善自己的知识结构，但学习是一个长期的不断的动态过程，不能指望“毕其功于一役”。更何况人类科学知识正以几何级数快速增长，档案工作者需要学习的知识越来越多，而精力和时间又相对有限，所以其知识结构永远达不到真正完善的地步。要解决这一问题的最好办法就是领导者要明确地按不同层次，不同岗位的实际需求选人，按“能级相称”的原则用人，按一定比例，将具有不同专业特长的档案工作者有机组合在一起，对各学科人才进行科学整合，集合各类人才的特点，发挥各类人才的整体优势，使之取长补短，各尽所能，形成合理的人才结构，使有限的人才充分发挥作用。
（二）科学地使用人才。选拔和配置人才是做好档案工作的前提条件，关键还是要看如何使用。古代孔子说“不用贤则亡”，提出要“知人善任”。要加强档案人才培养与使用的结合，着眼于在使用中培养，培养了的并要使用，避免人才的浪费。人才如果不使用或使用不当，再优秀的人才也发挥不出应有的作用。科学地使用人才最根本的一点就是应根据不同人才的个性特点安排不同的工作岗位，这样就可以做到用其之长，避其之短，使人尽其才，才尽其用。现代组织管理的理论认为：每个成员在组织中都要寻找到自己的发展方位，组织要为每个成员提供发展的空间、发展机会。这样才能使人安心于这个组织，致力于事业，系心于单位的荣辱兴衰。因此，各级领导要深刻地认识到合理地使用人才的重要作用，要了解人、关心人、尊重人、不以言举人、以人废言，还要为人才施展才华创造良好的环境气氛；讲实效、不空谈，提倡实干，反对浮夸，不让埋头实干的人吃亏，光说不做的人占便宜，更不能表扬溜须拍马的，冷落当牛做马的，提拔指鹿为马的。要努力改善和提高档案干部的政治、福利待遇，不断改善工作和生活条件，排除后顾之忧；在重用和选拨档案干部问题上要唯才是举，大胆重用选拨那些年轻、优秀、政绩突出的人才。如果只搞论资排辈、求全责备、平衡照顾的做法，其结果只能阻碍档案事业的发展。因此，要科学地使用档案人才，尤其是那些开拓型的人才。选拨有用之才必须摒弃陈旧观念，冲破呆板的框架，以适应时代和工作日益发展的要求。
（三）正确地激励人才。要逐步将激励机制、竞争机制引入档案部门。作为各级领导，充分认识和善于运用好激励机制是非常重要的。每个人都需要激励，既需要自我激励，也需要群体、同事、领导、组织方面的激励。通过激励，可以使人变消极为积极，最充分地发挥其技术和才能，从而保持工作的有效性和高效率。美国哈佛大学心理学家威廉詹姆士在对职工的激励研究中发现，按时计酬的职工仅仅能发挥其能力的20%—30%，而受到充分激励的职工，其能力发挥至80%—90%，有的甚至更大。通过激励还可以进一步激发职工的创造性和革命精神，从而大大提高工作效率。各级档案部门领导要把每个职工的工作业绩与其政治、福利待遇、业务进修、职称、住房等挂钩，奖励先进，鞭策后进。要配合国家的机构和人事制度改革，打破“铁饭碗”实行岗位聘任制，定员定岗，竞争上岗，使每个档案人员明确各自职责范围，做到各司其职，各尽其责。同时，实行奖功罚过，优胜劣汰的法则，使档案人员摈弃怨天尤人，平均主义的思维方式，树立效益意识、科技意识、创新意识、人才意识，以激励人的进取心，增强紧迫感、责任感、危机感和使命感，以此调动其工作积极性和主动性。