武增华
山东省滨州市阳信县中医医院 251800
摘要：医院的档案管理工作是医院日常工作的主要部分之一，本文对办公自动化环境下的医院档案管理工作进行详细的分析与探讨，为改善医院档案办公自动化管理提出了的具体措施方案。
关键词: 办公自动化、医院档案管理、管理体系改革
当今是一个信息化的时代，信息的技术迅猛发展给各行各业都带来了很大改变，他们都逐渐运用办公自动化来进行档案管理。这种新型的档案管理方式给传统的档案管理工作带来了极大的挑战，医院的档案运用此方式进行管理很大程度上提高了档案管理的效率。下面对办公自动化环境之下医院档案管理工作的必要性与可行性进行分析，就怎样利用办公自动化来进行医院的档案管理工作进行具体探讨。
医院档案实行办公自动化管理的必要性
（一）档案自动化管理能够很大程度上提高了档案管理的及时性和有效性。将每天的材料分类整理成电子档案，可以避免一些文件材料的丢失或遗漏，保证档案的完整性与及时性。特别是对病例档案，更要及时、准确、客观、连续地进行记录，运用办公自动化管理有利于医护人员对病人情况的了解与掌握。
（二）运用办公自动化进行档案管理，相对于传统的纸质档案管理来说更加的稳定与安全。我们知道，纸质的档案在特殊的情况下会发生变化，比如大火和潮湿的环境中会破坏档案。而办公室自动化的档案管理，可以轻松地查询和提取材料，也可以方便地储存和传输材料。我们可以利用网络或储存技术来对档案进行系统与安全的存储及运输。
二、医院档案实行办公自动化管理的可行性
现在，办公室自动化管理的技术越来越完善，可以通过定期培训人员的方法来实现医院档案自动化管理的规范性。医院要进行对管理人员的定期培训，提升相关人员的专业性与管理水平，而档案管理人才既要有计算机操作能力还要有一定的医学知识。医院要制定一系列的实行与管理规定，建立健全档案管理制度，使得医院的办公室自动化档案管理进入规范化的轨道。
三、医院档案实行办公自动化管理的影响
（一）办公室自动化管理使得档案管理更加方便
传统的档案管理是用纸质来保存的，而且还需要有专门的档案室与档案柜来保存，这样的档案管理甚是繁琐。而运用办公室自动化管理，医院可以建立自己的办公系统，这样各个部门都可以通过特定的途径把有关档案上传给档案管理部门，然后进行保存与分类。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆这就使得档案管理非常系统化与方便化，医院要制定一系列的实行与管理规定，建立健全档案管理制度，使得医院的办公室自动化档案管理进入规范化的轨道。
（二）办公室自动化管理提高了档案管理的效率
办公室自动化的档案管理就会使得管理档案更加效率。例如，医院要将到期的档案或者没有用的文件进行清理，那么在传统的档案管理模式下就要根据保存档案的目录去逐一查询，对于记录不清晰的档案就会有很大的难度去完成。但是，在如今的自动化管理模式下，我们只需通过对文档的时间与类别进行筛选，就可以直接提取所需的档案。办公室自动化管理模式可以降低档案管理的成本，比如说时间成本、空间成本以及人力成本等，在很大程度上也减小了档案文件的保存于清理的成本。
四、医院实行办公自动化管理的具体措施
（一）改变原有模式，加强自动化管理模式。所说的办公室自动化档案管理模式下，档案文件本身具有相对独立的性质。自动化的管理模式与传统的管理模式不同的是，自动化模式下是以文件为个体的，是将所需的档案之间进行保存。所以，办公室自动化管理模式下的档案归档不是一个专门部门的工作，而是医院的各个部门与信息部一起联合完成的，两者的作用都非常重要，如果一个环节出现问题就会导致档案归档不成功。所以就要改变原有的观念，进行全面的档案管理知识与技术普及，确保医院档案归档的准确性与完整性。
（二）制定相应的标准化及规范化的档案管理制度。办公室自动化档案管理的优点是：便捷、及时等，与此同时，新型模式下的档案管理一定要标准化、规范化以及统一化。在档案管理的流程中一定要严格按照规定执行，如果出现不按规定的档案处理、档案归档就会给后续的查询、清理带来很大的麻烦。
（三）培养专业的档案管理人员。这样一套高效、先进的自动化档案管理模式需要高素质、高技能的专业管理人员来进行操作。其一，办公室自动化管理模式的发展非常迅速，系统更新换代频率非常大，这就要求医院要不断地对档案管理人员进行培训，及时地更新档案管理人员的技术。其二，医院要建立相应的激励与惩罚制度，可以将医务人员的业绩与其职称直接挂钩，极大地调动医务人员的工作谨慎度和积极性，从而建立一个有专业水准的高素质档案管理的团队。
总体上讲，在面临新的机遇与挑战的情况下，医院的文件档案管理要做顺应时代的调整，来适应时代的发展，通过引入先进的体系、改变原有的传统模式、建立健全完善的管理制度、培训专业的管理团队，并且要不断地提升团队的整体素质，及时升级相应的档案管理系统，制定出相应的规范化的办公室自动管理体系，以整体提升医院的办公室自动化档案管理的管理效率。
五、结束语
医院的档案管理工作是医院日常工作的重要部分之一，对于医院的正常运营起着举足轻重的作用，其管理水平的高低直接影响着医院的切身发展和利益。医院档案管理的特殊性特点以及当今条件下时代科技技术的不断发展更新，两者共同促进了医院档案实行办公自动化管理的改革趋势，档案办公自动化管理的运用实施将会不断地推进医院档案工作的现代化进程。
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论文作者:武增华
论文发表刊物:《医师在线》2018年第13期
论文发表时间:2018/11/9
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