摘要：档案管理是企业内部管理的重要内容，主要是记录下企业的发展历程和经营情况，可以为企业管理和决策提供依据。面对信息时代为企业带来的挑战，推动企业档案管理电子信息化发展很有必要，有助于整合资源，优化档案管理流程，降低人工劳动强度同时，提升档案管理效率和质量，起重要性不言而喻。本文就企业档案管理电子信息化进行探究，明确其重要性同时，提出合理措施解决其中的不足，推动企业健康持续发展。
关键词：档案管理；电子信息化；重要性
社会主义市场经济体制确立以来，各个行业领域市场竞争愈加激烈，对于企业的可持续发展提出了更高的要求。为了提升企业市场竞争优势，推动内部管理改革很有必要，而档案管理作为其中不可或缺的组成部分，与电子信息技术融合创新，顺应时代发展趋势，提升档案管理信息化水平，为企业管理和决策提供支持，对于塑造良好的企业形象，谋求可持续发展具有积极作用。通过企业档案管理电子信息化和重要性研究，有助于转变以往企业档案管理地位不高的不足，深层次挖掘档案资源价值，对于后续档案管理电子信息化具有一定参考价值。
一、档案管理电子信息化的重要性
（一）实现档案信息资源共享
推动档案管理电子信息化，可以改善传统档案管理工作的不足，实现档案信息资源共享，顺应信息时代发展需要，在现代化管理模式支持，构建信息化平台，提升档案管理效率和质量。另外，依托于数据平台可以收集和掌握员工的学历、专业和经验等情况，快速检索信息，或是了解企业的库存和固定资产情况，加强部门沟通和交流，提升工作效率[1]。
（二）提升档案管理效率
推动档案管理电子信息化，优化工作流程，各个部门协调配合，共同努力，可以大大提升工作效率。在档案管理电子信息化平台上，各部门资源共享，促使各部门有效沟通和交流，是后续各项工作展开的基础所在。企业档案管理中，在电子信息化平台上实现资源深层次开发和利用，降低企业运营成本，提升工作效率。
（三）辅助管理和决策
推动档案管理电子信息化，客观揭示企业的经营情况，记录下员工的实际情况，推动档案管理规范化和标准化。通过高效的资料收集和整理，可以为企业重大决策和管理提供可靠数据依据，对比分析后降低决策误差，为企业可持续发展做出更大的贡献。
二、企业档案管理电子信息化中的问题
（一）档案信息真实性不足
相较于传统人工档案管理方式而言，档案管理电子信息化优势较为突出，可以有效提升档案管理效率和质量。但是，档案管理电子信息化是将纸质文件通过电子文件形式保存，存储在硬盘或云端[2]。但是，此种方式下档案资料真实性受到考验，以往纸质文件真实性较强，而电子档案资料如果无法对比纸质档案情况下，无法保证档案资料真实性。将纸质档案资料上传到系统平台后，不法分子可能通过非法入侵手段来随意编辑、篡改档案文件，以此来谋求不法利益。此种行为会为企业带来不可估量的损失，损害名誉，制约企业的健康持续发展。
（二）档案信息保密性不足
档案管理电子信息化可以减少档案人员数量，依托于现代化技术来提升档案管理效率和质量，而档案信息保密性却面临着严峻的挑战。企业电子档案一依托于电子信息技术支持，但是随着信息技术的发展和完善，越来越多的人开始掌握信息技术，为不法分子带来了可趁之机。信息技术由于自身的技术性和互联网开放性特点，不法分子非法入侵后盗取、篡改档案资料，严重威胁到档案资料的保密性和隐私性。而以往的人工档案管理模式，尽管工作量较大，但是不法分子获取难度较大，档案资料的保密性较强[3]。由此看来，电子档案相较于普通纸质档案而言，保密性要远远不足。
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三、企业档案管理电子信息化的有效措施
（一）加强电子档案软硬件建设
企业档案管理电子信息化，离不开软硬件支持，需要企业增加资金投入力度，根据企业实际需要来购置硬件设施和管理软件，并构建完善的档案信息管理系统。明确软件系统标准，档案数据输入、目录和全文数字化，按照统一格式保存，并将纸质档案电子化备份保存，更好的满足实际需要。为了保证电子档案信息安全，可以设置加密措施，制定密集标准和归档流程，并赋予用户不同的权限，可以查询权限范围内的档案资料，维护档案信息安全性。另外，定期组织档案管理人员参与专业培训和考核，提升专业能力和职业素养的同时，可以熟练运用前沿技术和手段，避免重复性归档，提升档案信息数字化水平。
（二）统一档案管理标准
档案管理电子信息化建设中，需要明确国家相关规定和要求，制定统一的档案管理标准。在此基础上，结合企业实际情况，了解企业管理特点基础上，摸索行业规律，实现档案资料的严格把控，提升档案管理效率和管理质量。数据输入中，工作人员要检查数据信息精准无误，避免输入错误数据，影响到档案资料的可靠性。另外，制定更符合企业实际情况的档案管理制度，优化档案岗位，完善档案管理制度内容，强化岗位职责，促使档案管理人员可以严格遵循制度要求，落实责任到实处，一旦出现问题可以找到第一责任人，更好的满足档案管理要求[4]。
（三）强化档案管理人员素质能力
为了有效提升企业档案电子信息化建设水平，需要明确档案管理目标，整合资源，聘用更多高素质人员负责。积极组织档案管理人员进行专业培训，学习前言的技术手段，提升档案管理专业能力和技术能力，提升档案管理效率。另外，明确岗位职责所在，保持高度学习热情，依据制度规范自身言行举止，充分发挥主观能动性，为档案价值发挥奠定基础。在现代化技术和设备支持下，丰富档案资料类型，并且推动载体创新，达成档案信息化建设目标，全面提升档案电子信息化建设水平。档案管理人员只有掌握扎实的专业知识和技能，熟练操作设备和技术，才能有效发挥电子档案价值，提升档案管理水平[5]。
（四）档案资料同步化
档案资料是企业重要的资源，加强档案资料潜在价值挖掘，可以为企业带来更多有价值信息，辅助企业管理和决策，推动企业可持续发展。顺应时代发展趋势，积极推行电子信息化档案管理模式，改变传统档案管理模式的不足，实现档案管理全面创新。发挥计算机存储功能优势，建立档案资源数据库，用户可以更加便捷的查找资料和信息，避免资源浪费，实现档案管理工作同步化发展。另外，还要注重安全防护技术创新，设立防火墙，或是对档案数据加密处理，根据对应权限获取权限内的档案资料，避免档案资料被窃取、篡改，影响到档案资料的保密性和真实性。
结论
综上所述，推动企业档案管理电子信息化建设，是档案事业发展的主流趋势，可以改善传统档案管理模式不足，降低人工劳动强度，提升工作效率。更为重要的是，可以对档案资料潜在价值深入挖掘和开发，编制合理的工作方案，为企业可持续发展奠定基础。
参考文献：
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[4]薛瑞.煤炭企业在托管运营模式下如何做好档案管理工作[J].陕西档案，2018，23（06）：43.
[5]杨爱云，宋莹，朱明慧.企业数字档案馆建设初探——以中国交建数字档案馆一体化建设为例[J].办公室业务，2018，14（20）：58-59.
论文作者:李莉兰
论文发表刊物:《基层建设》2019年第13期
论文发表时间:2019/7/17
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