摘要：文书档案管理是衡量机关单位档案管理水平的重要标准，而管理水平的高低又关系到档案资料的质量和完整性。因此，对于文书档案管理进程中暴露出的问题，应加以重视并及时解决。
关键词：文书；档案；管理；措施
0引言
文书档案是机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织在行政管理活动中产生的具有保存价值的文件的总称，是信息时代国家和社会各项活动的重要记录。文书档案管理工作是一个单位的基础性工作，是决策者进行各种决策的重要依据，影响着单位的未来发展，提升文书档案管理工作的水平有利于单位的长期平稳发展。
1文书档案管理中存在的问题
1.1对文书管理的重视度不够
单位的管理人员往往忽视文书档案工作的重要性，认识不全面，不细致、不充分，忽略了其逻辑性、科学性以及实践意义。部分领导只重视实际创造价值效益的环节，认为此项管理工作不能带来收益，因而对其相关部门的设立草草了事。在管理时更是疏忽懈怠，受各综合因素影响，使其成为单位垫底的部门，因此造成管理效率不高，利用率差，丧失其实际的价值，如此一来，会使得领导认为此部门可有可无，最终陷入恶性循环。
1.2文书档案保存方式混乱
由于信息化时代的来临，文书档案保存方式也由传统的手写纸质版替换成了电子版。电子档的自动整理归类方式极大的节约了传统的人力整理资源，然而它也有其弊端。手写纸质版的档案和如今电子档的收集、整理、归纳方式大相径庭。电子版档案由于其易修改性，常常容易被篡改和复制，档案管理者无法确认档案的真实性、维护档案的保密性。另外，由于归档人员的素质差异，电子档案没有适当的归类保存，很容易造成档案的丢失或遗漏，为之后档案的调用增加了麻烦。电子档案承载于电脑系统上，一旦出现系统故障、电脑忘记备份等问题，档案的丢失会影响整个单位的工作进度。
1.3文书和档案间衔接不紧密
文书工作和档案工作彼此联系，却又互相区分，二者密切配合，但又分工独立。在实际管理工作中，文书与档案主要采用的是分块管理模式，两大体系存有明显的割裂现象，此种管理体系一方面分工明确，有严谨性，但另一方面又拉开了文书与档案工作间的距离，导致文书与档案间衔接脱节。
1.4各部门间缺乏有效配合
日常工作中，若各部门间配合度不高，同样会影响文书档案管理水平。机关单位归档工作的前提是收集文件资料，但一些部门因多种原因不愿意把应归档的文件上交，导致资料收集时，部分责任心较强的档案管理人员在工作中总感觉力不从心，多次催要无果后，档案员则选择放弃。时间一长，单位内产生的一些重要文件资料丢失，要用时又无法找回。
1.5缺乏专业管理人才
普遍存在缺乏相关专业管理人员的问题。造成此现象的主要原因是，缺乏对该领域的重视程度；没有可借鉴的相关经验；忽略对人才的培养，在许多单位存在此部门为将退休人员，或其他部门人员兼顾此岗位等等；缺乏创新的理念等。
1.6检索体系不健全
虽然现代技术逐步应用文书档案的检索，但是普遍情况下，大部分单位通常选取传统方法进行文书档案检索。此方法耗费人力物力，使得文书档案失去应有的便捷度，降低了工作的效率。此外经常出现人工编制检索目录时，出现不同人员认知上的偏差，没有统一的编制标准，使得检索并未发挥其应有的工具性。另外对现代信息检索制度的利用率差，也导致检索体系不健全。
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2文书档案管理问题的措施
2.1提升对文书档案管理工作的认识
要组织领导定期学习相关知识，在单位内部进行文书管理工作重要性的宣传，强化领导管理层对此项工作的正确认识，对相关单位的成功经验进行学习。加强法律法规的多样宣传，从上而下，调动各个部门人员参与的积极性，形成对此项工作统一的认识，并开展完善建议征集活动，以此加强对文书档案工作的重视度。并且在年度大会时，进行重点强调，适当增加经费预计，以此来实现对此项工作的全面支持。
2.2加强文书档案的规范化管理
文书的质量是档案管理质量的基础。层次清晰、归纳合理的文书文件能够直接减少档案管理人员的操作负担，提升档案的管理质量。文书工作人员在实际操作中必须具备专业的归档意识，对于所作的文书内容中的纸张大小、文章格式等方面进行统一，并且对文件进行适当的分类管理；与此同时，在文书文件交付于档案管理人员时，还应及时跟进档案管理工作，积极与档案管理人员交流配合，答疑解惑，确保文书完整正确的归档。
2.3实现文档一体化管理
文档一体化的管理模式成为现阶段和未来文书档案管理模式的必然趋势，从文书和档案管理的全局出发，对文件生成、办理到档案归档管理的全过程进行管理，将原来文件处理与档案管理相互独立的分散状态，统一成一个有机整体，从而科学处理和有效控制文书档案，保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通而完整性。
2.4强化各部之间的合作
各部门所收集的有一定利用价值的档案资料属于档案管理的主要来源，因而文书档案管理部门应充当好各部门间的枢纽，妥善处理各部门间关系，不断提升所收集档案资料的质量。工作中做到积极主动，掌握单位内产生的最新资料与信息，并认真思考档案资料收集与管理怎样围绕重心工作来进行。另外，应多在各部门间走动，做好报监资料、发文与收文的整理，展现出档案部门在工作中的参谋功能。
2.5培养文书档案管理人才
随着科技化进程加快，用人单位对于能运用电子化设备的记录档案的人员需求也在增加。单位内部可以组织经验丰富的传统文书档案工作者进行数字化媒体和归档培训，培养他们对于现代化设备的熟悉以及应用程度。首先，单位要培养专业性强的人才来进行相关管理工作，对其进行定期培训，增强其专业技能，减少身兼两职现象的发生。文书与档案工作人员需要了解系统的归档知识，培养归档意识，促进文书与档案工作人员之间的交流与配合，切实提高文书档案管理水平。另外，要注意培养其对现代科学技能的掌握。其次要注意把握相关人员的人文情怀、细心耐心度等等提升其综合素质。再者，要注意督促相关人员的再教育、在学习，有计划地提升其专业素养。
2.6加强文书档案信息化管理
一是，运用信息技术建立电子档案体系。进行批量审核、批量作业，节省工作时间，提升工作效率。同时要注意电子档案的审核制度与加密制度，合理合规进行操作，并且注意资料的时时保存、时时备份，减少不必要的损失。二是，强化安全管理。这里的安全既包括实体安全也包括信息安全，由于信息化背景下档案信息的存储更为集中，所以要尤其注意存储载体的安全，在信息安全方面，也必须采取相应的预防手段，做到“涉密不上网、上网不涉密”，做好内、外网的隔离防护措施，来确保信息化网络安全有效。三是，健全管理系统。文书档案的信息化管理并不是将传统文书档案管理的环节机械迁移到网络平台上，而是必须通过对管理系统的科学配置以及管理优化，在真正意义上实现文书档案管理由传统现代化管理的转变，保证收集、整理、保管、利用等环节在信息化管理方式下有机连接，实现自动化、网络化管理，真正建立高效快捷的文书档案信息管理模式。
3结语
综上所述，文书档案管理人员应从提高自身专业知识水平与工作素养着手，注重各环节间的衔接，用心收集、整合档案资源，高效分析、筛选，加强档案信息功能的发挥，促使文书档案管理更加科学规范，在单位的发展中发挥出更大的价值。
参考文献
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[3]闫光磊.办公自动化环境下的文书档案管理探微[J].现代国企研究.2015(12).
论文作者:武梦萱
论文发表刊物:《基层建设》2018年第4期
论文发表时间:2018/5/22
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