知识管理的软件，本文主要内容关键词为：知识管理论文,软件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
［分类号］G2
知识管理涉及现代企业的许多重要方面，例如强化企业的知识收集、存储和再用能力，鼓励员工交流知识等等。这些目标的实现，仅仅依靠组织的调整和管理方法的更新是不够的，通常需要信息技术的支持和相应的工具的配合。在技术导向相对可预测的信息时代，一些硬件和软件的研制成功已经为实现知识管理提供了技术解决方案。而且通过运用知识管理相关技术，许多企业已经取得了惊人的成就。
1 知识管理和信息技术的关系
“知识管理”是人在企业管理中对集体的知识与技能的捕获与运用的过程。其目的就是寻求信息处理能力与人的知识创新能力的最佳结合，在整个管理过程中最大限度地实现知识共享。在实行知识管理时要用到的一些基本“工具”是：组织能动性、过程工程和信息技术。这些工具结合在一起就能加强一个组织对数据、信息和知识的获取与流通，且其发送过程也会变得更加合理和有效，那些从事具体任务的个人和小组就会更快更好地得到和利用这些信息。
因此，信息技术的发展为知识管理提供了物质技术保障。信息技术大大改进了人类进行信息交流的手段，扩大了信息获取的范围，并使信息交流以更为高效的方式进行。这一切都为知识的产生创造了有利的环境和条件，成为知识管理的物质技术基础的重要组成部分。
同样，信息技术的普及刺激了对知识管理的需求。获取信息、知识和数据的能力已经大大地超过了人们集中注意来吸收和分析这些信息的能力。如果企业员工能及时获得一些用以帮助他们看清发展趋势和掌握机会所必需的信息和技能，那么公司在开发市场方面就会有得天独厚的竞争优势。
2 知识管理工具
2.1 概念
知识管理工具是技术的集合，广义地说就是增加和实现知识的产生、编码和传播的技术。知识管理工具能为使用者提供理解信息的语境，揭示各种信息之间的相互关系。这是知识管理工具与数据、信息管理工具的最大区别。
2.2 知识管理工具的分类
从企业中知识的生命周期来看，知识处理可以分为知识的产生、知识的编码和知识的传播。与此相对应的，知识管理工具可以分为3 类：产生、编码和传播工具。
2.2.1 知识产生工具 企业内部的知识产生有多种模式， 如知识的获取、综合、创新等。不同方式的知识产生模式有不同的工具对其进行支持。最具代表性的知识获取工具就是搜索引擎、数据挖掘、文本挖掘等技术。
2.2.2 知识编码工具
知识编码工具的作用就在于将这些知识有效存储并以简明的方式呈现给使用者，使个人和企业的知识更容易让其他人使用。简单来说，知识仓库、知识地图、数据仓库、文档管理软件都属于知识编码工具。
2.2.3 知识传播工具 一般认为，企业内部知识的产生、 流动过程是这样的：隐性／个人知识——显性／个人知识——显性／集体知识——隐性／集体知识。在知识流动的过程中，存在的许多障碍使知识不能顺畅地任意流动。企业需要根据各种障碍的特点，设计相应的制度和工具，使企业的知识更有效地流动。例如：Internet／Intranet和群件等技术。
为了促使知识迅速流动，需要不同工具的支持。知识管理工具更注重对知识语境的管理和知识共享的支持。但知识管理工具的作用仅仅是支持知识管理，不能完全代替人的作用。下面介绍一些具体的知识管理软件。
3 知识管理软件与平台
知识管理的实现必须以恰当而先进的信息技术选择与应用为前提，其运行也必须以技术框架为基础。知识管理涉及的信息技术主要有：
●Internet、内部网（Intranet）和外联网（Extranet）
●数据库管理系统（DBMS）
●存贮结构技术（Storage Architectures）
●元数据技术（Metadata）
●推技术（Push Technologies）和拉技术（Pull Technologies）
●群件技术（Groupware）
●数据仓库（Data Warehouse）
●数据挖掘技术（Data Mining）
●多维度分析技术（Multidimensional Analysis）
●文档管理技术（Document Management）
●信息查询与检索引擎技术（Information Search and Retrieval Engines）
●工作流技术（WorkFlow）
●共享技术（Sharing Technologies）
●联机分析处理技术（Online Analytical Processing，简称OLAP）
●中间件技术（Middleware）
不同的知识管理软件及平台在知识管理过程中具有不同的作用和功能。知识共享、促进人与人之间交流、知识创新、协同工作、信息管理、操作平台等。一些主要的软件工具及平台的作用和功能如表1所示。
表1 知识管理软件及平台的作用和功能
软件及平台 作用和功能
Internet、Intranet 知识共享、促进人与人之间交流、操作平台
群件知识共享、协同工作
知识仓库、数据仓库 知识共享、知识创新、信息管理、决策支持
文本和文档管理软件 信息管理、知识共享
数据挖掘、文本挖掘技术 知识创新
中间件 操作平台
工作流管理系统 协同工作、知识共享
人工智能和专家系统 知识创新、决策支持
当然以上的划分并不是绝对的，各种知识管理软件没有完全绝对的界限。不同的软件和平台可能会具有相似的作用和功能，而同一个产品也可能同时拥有多种功能。因此，我们将从基于产品的角度来具体介绍一下这几种主要的知识管理软件工具和平台。
——群件技术。群件是一种为工作团队的协同工作提供支持和服务的一类软件。
群件是支撑知识管理的最重要的技术之一。由于实现了对非结构化信息的管理和共享，群件对企业员工来讲就意味着一种高效的协同工作手段和企业战略级的解决方案。目前常见的群件产品有Lotus／IBM公司的群件软件Notes、Novell公司的Groupwise和Microsoft公司的Exchange。
Lotus和IBM正在合力开发一系列新的工具用于挖掘、提取、分析潜藏在群件系统、关系数据库、Web站点、 文件系统和其它信息资源内的隐含信息。Lotus／IBM公司的Lotus Notes 是一个具有代表性的群件产品。Notes必须运行在网络上，在系统结构上，它采用的也是客户／服务器方式；用服务器来担任数据存储，而客户端则提供各种应用。Notes对数据库中的文档有很强的管理功能。Notes还提供一些模板帮助用户建立应用系统。这些模板根据不同的工作流作了基本的设计，用户只要根据系统的预设，将群体成员填入其中即可。Notes 对用户提供不同的权限和角色，使不同的用户可以共享数据并进行信息合作。Notes 还具有复制功能，用户可以建立分布式群件系统。
——数据仓库。数据仓库的概念由美国著名工程学家W·H ·Inmon博士于20世纪90年代在《建立数据仓库》一书中提出：“数据仓库是一个面向主题的、集成的、稳定的、包含历史数据的数据集合，它用于支持经营管理中的决策制定过程。”数据仓库主要是一个含有报告和查询工具的数据库，它储存了组织通过各种来源所积累起来的历史数据以及现有数据，将它们整合起来以便于管理和分析。
数据仓库产品很多，其中比较有代表性的产品有：Business Objects和Sybase、Platinum Technology等的解决方案。
数据仓库的作用：①数据仓库提供了标准的报表和图表功能，其中的数据来源于不同的多个事务处理系统；②数据仓库支持多维分析（注：多维分析是指通过把一个实体的多项重要属性定义为多个维度，使用户能方便地汇总数据集，简化数据的分析处理逻辑，并能对不同维度值的数据进行比较，而维度则表示对信息的不同理解角度。），应用多维分析可以在一个查询中对不同阶段的数据进行纵向或横向比较，这在决策过程中非常有用；③数据仓库是数据挖掘技术的关键基础。在数据仓库的基础上进行数据挖掘，就可以针对整个企业的状况和未来发展做出较完整、合理、准确的分析和预测。
——文档管理软件。IDC （国际数据公司）对文档管理系统的定义是：电子文档管理系统是一种软件应用，它可以使用户在网络上有效地控制其文档的创建、存储和分发过程，并能在组织范围内对其文档进行有效的监控。由此可见，文档管理软件负责电子化文档的扫描、压缩、存储、分类、查询、打印、备份和安全性管理等工作。其中对电子化文档的压缩和查询是整个文档管理软件的关键技术。
美国Documentum是一家专门提供企业文档Internet和Intranet解决方案的公司，Documentum文档管理软件的主要组件由该公司开发，并且可以集成许多流行的第三方产品，如Microsoft Word、ArborText的ADEPT Publisher等。此外，文档管理软件还有Lotus Domino.Doc，这是一个分布式的文档管理系统，提供了丰富的档案管理功能，可以便捷地实现文档的处理，包括群组的授权和编辑、签入和签出、文档评阅和批示、用户访问控制和文档的归档等。Lotus Domino.Doc以文件柜的方式来组织、管理企业关键文档和图像等重要信息内容，帮助企业建立在线的能够实时更新的文档库。
文档管理软件是企业基础信息管理的一种重要应用软件系统，是企业实现知识管理的基础，有利于企业内部各部门之间及员工间信息的存储、管理、交流和利用，促进企业运作流程的合理化、规范化与有效监控。
——文本挖掘。文本挖掘是知识管理研究领域的新兴分支之一，为文本信息的整理、分析、挖掘提供了有效的手段。随着信息处理数据量的不断增加和用户对信息需求的进一步增大，对文档数据库进行分层的分析、处理成为发展的必然趋势。文本挖掘便是在信息检索基础上发展起来的新的文本信息处理技术，并成为获得知识的有效途径。
与数据挖掘相比，文本挖掘的主要任务是分析文档数据库的内容，发现文档数据库中概念、文档之间的相互关系和相互作用，为用户提供相关知识和信息；其次，文本挖掘处理的是非结构化的文本信息，而不是数据挖掘中采用的结构化数据信息，因此文本挖掘和数据挖掘具有一定的相似性，同时也具有较大的差异。文本挖掘主要处理字符型数据。比较典型的问题求解是发现两个主体（可能是人或事）之间是否关联，是什么样的关联。在网络化时代，单个的人利用传统的手段几乎不可能处理或阅读整个信息库。同时，鉴于信息库中存在着大量无用和冗余的信息，因此如何“去粗取精、由表及里”并迅速、准确和适量地提供用户所需信息，同时在一定程度上揭示信息与信息之间的关联是文本挖掘的主要任务。
在文本挖掘软件中，IBM的Text Miner很有代表性， 其主要功能是特征抽取、文档聚集、文档分类和检索。Text Miner的特征抽取器能从文档中抽取人名、组织名和地名以及由多个字组成的复合词。此外，特征抽取器还能抽取表达数字的词汇，例如，“钱”、“百分比”、“时间”等。抽取完特征以后，有相似特征的文档就被自动聚集成一个集合。利用这一功能，知识管理系统可以从大量文档中找到相关文档。Text Miner还可以对文档进行自动分类。
——中间件。中间件是80年代末90年代初发展起来的基础软件，近几年来逐渐成为构建网络分布式应用系统的重要支撑工具。按照美国司法部的定义，“中间件”不仅包括互联网浏览器和汇流媒体应用程序，还包括任何一种微软的竞争对手称为“中间件”的应用程序。中间件属于基础软件的范畴，属于可复用软件。
按照国内对软件的分类方法，中间件应该归入支撑软件，支撑软件的主要作用是为处于自己上层的应用软件提供运行与开发环境。中间件可分为6类：终端仿真／屏幕转换、数据访问中间件、远程过程调用中间件、消息中间件、交易中间件、对象中间件。
主要功能：中间件能够解决网络分布计算环境中多种异构数据资源的互联共享问题，实现多种应用软件的协同工作，是网络分布式应用软件的网络“操作系统”。利用中间件可大幅提高应用软件系统的开发效率，增强系统稳定性，使系统便于维护管理，同时具有良好的伸缩性与可扩展性，充分保护用户投资、降低系统投资风险。因此技术及应用的发展使中间件成为分布式应用的关键性基础设施。
IBM公司在Internet中间件核心技术方面取得的突破性进展，推出了WebSphere软件平台。WebSphere软件平台建立在原有的WebSphere系统之上，并将其从网络应用服务器软件发展成一套完整的端到端电子商务软件系统。该系统是目前业界最广泛、集成化程度最高的中间件软件包。它不但结合了网络应用服务器及集成等最重要的中间件技术，而且包含了WebSphere中大量相关电子商务应用系统、网络开发和管理服务。
由此可见，中间件技术是实现知识管理的重要支撑工具，是知识管理的操作平台，可以有效解决信息互联共享问题，并且实现多种应用软件的协同工作。
——工作流技术。工作流是指一系列连续性的行为或步骤，是描述一个企业或组织的业务处理活动过程的模型。工作流管理通过对公司信息的结构化流动和利用，可以提高每天业务处理的相关性和效率。
工作流技术的特点包括集成性、重构性、重用性、可扩展性和自适应性。这些特性使它很适合企业的集成和处理电子商务。另外，作为一门新兴的技术，它能和其它技术很好地结合起来，如Internet技术、CORBA、Agent等技术。为了对业务活动（工作流）进行有效的管理，必须建立工作流管理系统（Workflows Management System，WFMS）。 现在，许多公司推出了工作流产品，如Action Technologies Inc.的ActionWorkflow、IBM公司的FlowMark等。Lotus Notes等群件产品也具备较强的工作流支持功能。
由于信息技术的发展和日趋激烈的商业竞争，人们不再满足于独立、零散的办公自动化和计算机应用，而是需要综合的、集成化的解决方案。作为一种对常规性事务进行管理、集成的技术，WFMS（工作流管理系统）的出现是必然的。它可以带来以下收益：在企业实施知识管理过程中，采用工作流技术可以提高信息共享和协同工作的能力，改进和优化业务流程，提高业务工作效率；实现更好的业务过程控制，提高顾客服务质量；提高业务流程的柔性等。
4 知识管理的技术要求
技术是支撑知识管理的重要物质基础，以上介绍的软件工具将有助于企业知识管理实施，它们在知识管理中所起的作用，将重新塑造企业关于竞争和价值评估的基本理念。那么将现有的和新的技术进行创造性组合，并能为企业创造效益的知识管理方案应具有以下特征：
●定制化：对于特定用户来说是最有用的方案，应能根据用户的知识背景和经验对知识进行整理组织。
●灵活性：应能处理任何形式的知识，包括不同主题、结构和媒介形式的信息；应当了解它的用户和它所贮存的知识，随着不断的积累，它为用户提供知识的能力应因此而不断提高。
●创新性：应能预测用户的知识需求，并能超出用户所表达的需求提供相关的知识。
未来的知识管理技术似乎应当建立在此基础上，企业的知识管理工具应该是一些更便于浏览的视觉表达工具，更强大的自动化知识监控手段，能够添加知识库群体评价的机制和更高级的能从无法图形化的音像等信息源挖掘知识的工具，从而促进企业经营目标的实现。尽管知识管理技术现在还很不成熟，但它所带来的效益和利润则值得人们普遍关注。
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