摘要：随着社会的高速发展，现代企业市场竞争越来越激烈，有一部分现代企业为了减少成本，保证档案管理的规范性，往往采取档案外包的形式进行管理，外包形式在一定程度上保证了档案信息的准确性，有效的发挥出了其作用，但是，也带来了一定的风险，为了将档案管理的风险降到最低，必须要采取合理的措施进行防范，保证档案管理具有科学性、规范性。本文深刻分析了档案整理外包中存在的风险，并且提出了有效的解决措施，旨在降低我国档案整理外包的风险，实现我国档案整理的科学化、规范化、标准化。
关键词：档案管理；外包风险；防范
引言：档案管理外包是指相关单位或者企事业单位与专门的档案管理部门签订合同，将档案资料交由档案管理部门负责整理，加强档案管理的规范化、标准化。档案管理外包形式是社会分工不断发展的产物，由于工作量的不断增加、规模不断扩大，导致工作人员的精力、时间远远不够，因此，寻求专业管理部门进行档案管理使得档案管理更具有科学性、技术性是非常有必要的。因此，单位要想尽可能的降低档案整理外包中存在的风险,首先就应该了解其风险的来源。
一．档案管理外包存在的风险
档案管理外包的管理方式大大的节省了企业的开支，并且实现了信息资源的高效、快捷查询，促进资源作用得到了有效的发挥，与此同时，在管理的过程中也存在着很大的风险，必须要及时的采取的有效的措施进行防范，以免造成严重的损失。
1.1来自单位自身的风险
有一部分企业不够重视对于外包档案类别的选择，导致一些绝密型档案也交由承包部门进行管理。例如：档案中有关于国家机密或者是商业以及企业机密的档案。上述这等绝密资料在管理的过程中若不够严密，那么极容易出现信息泄露的现象，存在较大的档案管理风险，造成严重的损失。除此之外，相关单位若不能正确的选择外包部门，也将会带来一定的风险，单是片面的考虑经济成本因素会严重影响到服务质量和服务水平，并且具有很大的危机。
1.2来自外包中介的风险
目前，有一部分中介外包中介机构的专业水平较低，并没有严格的按照市场准入机制进行控制，使得档案管理服务行业的承办门槛低，加之承包企业内部的工作人员与管理人员的专业水平没有达到一定的水准，在很大程度上增加了档案管理外包的风险。同时，外包单位内部的工作人员的能力与素质各不相同，其中还有一部分是退休人员，甚至还有一些文化程度较低的群体，无法满足档案管理使用现代信息技术的需求，而且外包企业没有进行定期的档案管理培训，很容易使档案在工作中出现泄露以及排列编号不准确的现象。除此之外，还有的外包中介机构在管理过程中出现变化，例如：由于外包中介机构自身经营不当或者是突如其来的变故等因素，使档案管理工作中断，将会为签约单位带来较大的损失。
1.3来自外包市场的风险
目前，对于档案外包中介机构的法律法规不够完善，对于档案中介机构来说，具有完善的法律法规能够有效的开展中介服务，是保证其顺利进行的基本依据，也能够保障档案管理中介服务具有规范性、有序性，因此，法律法规不完善在一定程度上为档案管理外包带来巨大的风险。同时，档案外包市场相对不成熟，相关单位进行档案外包时，不仅仅要有可靠地外包承接方式，还要具备健全的外包服务市场，这是不可缺少的条件之一。但是，我国档案服务在各个地方的发展时间较短，所以市场缺少科学、合理的价格机制和操作规范，可以说，就是这样不够成熟的市场也为档案整理外包带来了一定的风险。
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二．档案整理外包风险的防范方法
2.1外包前企事业单位要充分的分析与判断工作
相关的企事业单位要严格的按照自身的实际情况来判断是否需要外包，要清晰的明白外包的实际要求与目标，是为了将档案管理规范化还是为了档案工作的升级达标。若是对于规模与数量较大的档案项目，为了有效的确保外包质量和服务水平，可以选择公开招标的形式来邀请经验丰富、资深、服务质量高的外包中介 机构进行管理，并且招标考核的项目应该着重于投标单位的资历以及内部工作人员的能力水平和素质水平，对其整体的服务质量和服务水平进行综合的考虑，实现全方位的考察，从而降低档案整理外包的风险。
2.2科学选择并确定完善的合同
选择档案外包中介机构时，要综合对比、分析多个单位机构，在深思熟虑后选择出一个最为适宜、管理机制最健全、内部管理人员和工作人员的能力和素质水平达标以及最具有影响力外包企业，在确定合作关系之后，双方必须严格的按照合同标准来确定双方的工作定位。在合同签订起，合作双方的工作人员必须要明确合同中的各个款项，双方要邀请具有专业性的诉讼律师来判断合同款项内容是否合理，积极给予合理的指导，保证合同中的款项符合国家的相关规定，保证合约的合法性、科学性。
2.3实行科学的监控与沟通
为保证档案管理的质量，相关的企事业单位在与外包机构签订合同后，不应不理不睬，而是要适当的进行监督与核查，重视外包单位档案管理的质量以及对于管理现场要进行严格的监督。在监控与监督的过程中发生任何问题，工作人员必须要及时的与外包中介进行沟通，积极地采取有效的措施进行解决，从而大大的降低一些不必要的经济损失。
2.4尽量保证前后外包中介机构的一致性
保证前后外包中介机构的一致性主要是指两个方面：一是指同一档案整理外包项目中，在没有出现必须要更换外包中介的情况下，坚持“从一而终”原则，不随意更换外包中介。二是指相关单位每年需要定期的进行档案整理外包，应该首先考虑上一年度所选择的中介机构。这是因为曾经有过合作，再次合作时可以适当的缩段前期考核时间，而承包单位也比较熟悉的对方企业的职能以及档案管理工作的实际情况，能够在很大程度上保证前后工作的一致性，很好的降低了档案整理外包的风险。例如：在划分保管期限时，其前后标准具有一定的统一性。
2.5发挥国家行政部门的力量
对于档案整理外包中介机构来说，健全的外包市场起着至关重要的作用，能够顺利的开展档案外包工作，有效的发挥其作用。对于档案管理行政部门来说，首先要加大对于档案整理外包以及中介机构的扶持，要按照档案整理外包以及中介机构的实际特点和性质，进行综合的分析之后制定出操作性较大的法律法规，特别是对于中介机构，必须实行市场准入机制以及备案登记制度，保证市场的有序性。其次，档案行政部门也要与档案中介机构保证有效的交流和沟通，建立有好的合作关系。例如：成立档案中介机构行业协会、召开协作会等等，从而有效的防止中介机构之间出现恶性的市场竞争现象，引导档案整理外包行业平稳、健康的发展。
结语：对于企事业单位来说，档案管理工作是非常重要的一项工作，是保证企业正常运转不可忽视的一部分，因此，要高度重视档案管理的效率和质量。为了保证档案整理工作的规范性、合理性，相关单位就要采取有效的措施降低外包的风险，做好防范措施，保证档案管理的安全。希望本文对于档案整理外包中存在的风险的分析以及提出的相应的解决措施，能够加强我国档案管理的质量，降低档案整理外包的风险，从而促进社会更好、更快的发展。
参考文献：
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论文作者:赖卓勋
论文发表刊物:《基层建设》2016年36期
论文发表时间:2017/3/29
标签：外包论文; 档案论文; 档案管理论文; 风险论文; 中介机构论文; 单位论文; 企业论文; 《基层建设》2016年36期论文;