简评美国谢伦伯格的文件管理理论——纪念谢氏《现代档案——原则与技术》出版40周年，本文主要内容关键词为：简评论文,美国论文,文件管理论文,伯格论文,周年论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
谢伦伯格（1903－1970年），是美国现代档案学的创始人。1935年，32岁的谢伦伯格进刚建立的美国国家档案馆工作。1938年，谢伦伯格任该馆农业档案部主任。二次大战结束后，谢曾一度到美国物价局负责文件管理工作。1948年，谢重返国家档案馆，并于1950年担任国家档案与文件局档案馆处处长。1956年起，谢担任美国国家档案馆副馆长兼档案馆处处长，具有丰富的文件管理和档案管理的实际工作经验。
1954年，谢伦伯格应邀赴澳大利亚和新西兰讲学，为这些年轻的国家介绍美国现代文件和档案管理的原则与方法，受到了热烈的欢迎。
谢伦伯格回国后，在赴澳讲学的基础上撰写了有关现代公共文件管理的一部划时代的著作——《现代档案——原则与技术》，并于1956年在美国和澳大利亚同时出版。该书后来又多次重印，并被译成西、德、希伯米、葡、中等多种文字，在国际档案界产生了重大的影响。1964年，该书被《英国大百科全书》列为世界五种档案学名著之一。英国著名的历史学家丁·巴勒克拉夫称其为现代档案学已经形成的标志之一。
谢氏的《现代档案——原则与技术》共分三编，即导论、文件的管理和档案的管理。谢氏在档案学著作中专辟将近一半的篇幅阐述文件管理的理论，这是他的一大创造，对文件管理理论的研究作出了开创性的贡献。
一本档案学的著作为什么要阐述文件管理的理论呢？这是与美国的国情、档情分不开的。
美国是一个年轻的国家。美国的档案机构最早附设在图书馆，即图书馆的手稿部或档案部。1789年美国联邦政府成立后，在长达一个半世纪的岁月里，政府档案一直分散在各机构保存，没有建立档案馆。第一次世界大战后，随着政府职能和机构的扩大，机关文件迅速膨胀，于是美国国会动议要建立国家档案馆。1935年11月，世界上规模空前的美国国家档案馆落成了，从而实现了联邦政府档案高度集中统一的管理，开创了美国档案工作的新纪元。
二次大战后，美国改组联邦机关，成立了国家档案与文件局。它既监督国家档案馆对档案的管理，又监督现行机关的文件管理工作。因为文件管理与档案管理是文件生命周期的全过程，关系十分密切。美国国会于1950年和1954年先后通过了《联邦文件法》和《文件管理法》，将文件管理工作纳入了法制的轨道。因而，谢氏的这本著作在1956年问世是非常及时的，它对美国以至于许多国家的文件管理和档案管理工作产生了深远的影响。
本文仅就谢著的第二部分——《文件的管理》，作一简评，不妥之处请大家批评指正。
（一）
谢氏在档案学著作里阐述文件管理的理论，其动因在该书导论的第四章《档案工作与文件管理工作的关系》里作了说明。
谢氏在该章一开头就明确指出：“公共文件是档案工作者的主要工作对象，它的质量取决于文件的产生方式和在现行使用中的保管方式，也取决于文件的处置方式。”[1]这就告诉我们，文件管理工作（包括文件的制作、整理和鉴定等）对未来的档案管理工作具有先天的制约作用。因为档案工作者最重要的工作原则之一是，“必须原封不动地保持原机关的整理状况，”[2]然后进行文件的编目工作，并根据原政府机构所规定的范围开放文件，供学者利用。也就是说，文件管理工作是档案工作的先期工作、基础工作，基础若打不好，档案工作就难以做好。
谢伦伯格在导论有关现代档案定义的段落里，分析了文件的价值，指出：“成为公共档案的文件有两种类型的价值：对于原机构的原始价值，对于其他机构和非政府使用者的从属价值。”[3]从而在档案界首次提出了具有划时代意义的公共文件的双重价值论，成为档案学基本理论，诸如全宗理论和文件生命理论的基础。
根据这一理论，谢氏在分析文件处置工作时，正确地指出了文书工作者和档案工作者在文件处置（鉴定）方面的责任与关系。他认为，对文件原始价值的评定应由文书工作者和其他的机关官员负主要责任；而在鉴定文件的从属价值方面，则文书工作者应同档案工作者合作，档案工作者应该为鉴定文件的从属价值承担最终的责任。因为档案工作者最关心文件的从属价值，这是他职责范围内的事，而且档案工作者通常都受过史学训练，了解文件对历史研究的价值。因而谢伦伯格在理论上较好地解决了文件的价值应由谁来鉴定的问题，这对各国的文件鉴定问题是具有理论指导意义的。
档案工作者要关心文件的产生、在现行机关的保管和处置工作。档案部门只有对文件管理进行超前控制与监督，才能保证进馆档案的质量。所以，美国的档案部门关心现行机关对文件的管理，由现行机关通告立卷的方法，推荐优良的文件管理系统，培训文书工作人员，目的是学习提高文件和案卷的质量，从而为档案工作打好基础。这些做法是值得各国档案部门借鉴的。
（二）
谢氏提出的文件管理理论包括六个部分，即文件管理的基本原则、对文件拟制工作的控制、文件分类的原则、欧洲传统的文件登记制、美国新型的文件立卷制以及对文件的处置等，从而构成了谢氏的文件管理理论的科学体系。
1.关于文件管理的基本原则。
谢氏从三个方面进行阐述。
首先，要分析文件管理的对象——现代文件的特性。
谢氏认为，与近代文件相比，现代文件的特性是其数量的剧增和文件内部结构的复杂性。文件数量剧增的原因是，近一个半世纪以内世界人口因科技与生产的发展而剧增，从而导致政府活动的扩大，文件数量的猛增。而且由于政府机构的日益复杂，文件的内部结构也变得越来越复杂。各个机关甚至各个部门所采用的文件保存方式（体系）又各不相同。因此，文件数量的剧增与文件内部结构的复杂性就是现代文件的两大特性。这是研究文件管理基本原则不得不考虑的前提。
其次，要研究文件管理活动的特性。
谢氏认为，管理公共文件的任务是“以最低廉的代价和最有效的方式使这些文件服务于它问世的目的，并在这种作用完成之后对它作适当的处置。”[4]也就是说要经济高效地管理文件，充分发挥它应有的作用。这是文件管理的基本规律。文件管理活动要涉及到文件的整个生命过程，自力图限制文件的产生，一直到文件交给档案机构或被处置掉为止。这就明确了文件管理的活动范围。
最后，要研究文件管理机构的特性。
谢氏认为，由于“公共文件的有效管理，对于政府有着极大的重要性，一个政府的效率，往往用它的文件管理效率加以衡量。”[5]因此，各机关需设置一批具有专门的工作能力与经验的专业人员，这些人员应附属于一个本部机关，以便领导各机构处理文件的事宜。否则就不好开展整个机关的文件管理工作。这里，谢氏根据文件管理机构的工作具有综合性的特点，提出了文件管理机构在机关中的正确设置与应有的地位。这对我们各机关建立文件管理中枢来讲，也是有指导意义的。
2.关于对文件拟制工作的控制。
谢氏认为，简化政府各机关的职能、工作过程和文件程序，将有助于减少公共文件的产生。
简化政府机关职能可以从简化其机构和职能的运行着手；而简化工作进程，可以通过对工作过程流水图表的分析去减少其冗余的环节；至于文件程序的简化，一是属于例行性或重复性工作的文件，可采用控制表格文件的方式取消、合并或简化；二是对文件（尤其是副本）的分发和立卷严加控制。当然，控制文件的关键是政府组织和职能的改进。这对我们机关防止文山会海的文牍主义也具有借鉴的意义。
3.关于文件分类原则
谢氏认为，为了有效地管理现行文件，便于查找，就必须对文件正确地分类。而公共文件的分类要考虑三个要素，即文件所从属的政府行动（职能）、文件产生机关的组织机构以及文件的主题。从而，谢氏提出了文件分类的三种方法，即职能分类法、组织机构分类法和主题分类法，这是谢氏在文件分类理论上的贡献。
4.介绍了欧洲传统的文件登记制，即对收文、发文分别流水登记，然后编制人名、主题索引，以便查找文件。
5.介绍美国新型的立卷制，又分为编号体系、字母顺序体系和分类体系等几种。
6.阐述文件的处置工作。
这是文件管理的最后一个阶段，包括为决定文件是最终命运而采取的一切行动。如将文件交到文件中心暂时保存，或送档案馆永久保存，或制作缩微品缩小其体积（以便永久保存），或予以销毁。
谢氏认为，为了正确处置文件，必须正确分析文件的价值。为了说明处置工作，谢氏又分别介绍了文件的编目、文件处置计划、处置时间表、处置清单以及各项处置行动等。
综上所述，谢伦柏格在本世纪五十年代中叶，根据美国的国情、档情，首先构建了文件管理的理论体系，包括文件管理的基本原则以及对文件整个生命过程的管理和控制，为文件管理理论的创立作出了重大的贡献。正因为文件管理是档案管理的先期工作和基础工作，是文件整个生命过程不可缺少的重要阶段，所以档案工作者应该与文件工作者密切配合，研究文件管理理论，协助和监督文件管理工作，从而为档案管理工作奠定一个良好的基础。谢伦伯格关于文件管理的理论虽然创立于40年前，但基本思想至今对各国文件管理和档案管理的实践仍然具有极其重要的指导和鉴鉴的意义！
注释：
[1]谢伦伯格《现代档案—原则与技术》P.33
[2]P.35 [3]P.22 [4]P.44 [5]P.46