（首都医科大学附属北京妇产医院 北京 100026）
【中图分类号】R197.3 【文献标识码】A 【文章编号】1007-8231（2017）24-0298-02
随着互联网＋医疗、健康医疗大数据、精准医疗等技术在医疗卫生行业的深度应用，医院信息化系统已成为医院必不可少的基础设施与技术环境，针对临床业务的HIS系统、LIS系统、PASS系统……诸多信息化建设系统，已经逐渐建设和应用成熟，为进一步规范医院行政办公，加强科室之间的信息互通和共享，提高办事效率，很多医院相继引入行政管理系统，下面结合我院使用情况，做一简单分析。
1.医院简介
北京妇产医院是集医疗、教学、科研、预防、保健为一体，以诊治妇产科常见病、多发病和疑难病症为重点的国内知名的三级甲等妇产专科医院。现有职工1600余人，年门急诊量达120余万人次、出院3.4万人次。一院两址，医院行政办公主体在东院区，行政管理人员兼顾东、西两个院区的行政管理工作。
2.实施行政管理项目的必要性
医院工作是以医疗、医技和护理等一线人员所从事的医疗活动为主体，行政科室工作人员根据科室职能，对一线工作人员进行监管和服务。即便医院的分工明确、每件事的处理流程清晰，但往往临床一线的工作人员对医院的这些流程和制度了解的并不清晰，特别是当行政科室人员变更、行政管理权限在行政管理科室之间被调换时，临床一线人员不知道找哪个部门，办理流程是什么，这就造成医院运行停滞或混乱，医务人员滋生不满情绪。特别是我院为一院两址，两个院区之间相距10余公里，虽然行政人员会在东、西院区轮转办公，但对于情况较急的工作，难免延误，同时也会造成人力成本的浪费。而我院的OA系统，能够在不同院区之间业务流形成闭环。
OA是Office Automation的简写，是现代利用电脑进行全自动的办公，目的是提高效率。OA也是Office Action(审定通知程序，审定通知行为)的缩写。在医院大力推进节能降耗、高效率办公的背景下，办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。
我院临床工作使用医院信息管理系统（HIS）、实验室信息管理系统（LIS）和医学影像信息系统（PACS）等，临床工作人员已习惯使用电脑办公方式，OA的使用，特别是如果能与上述三个系统无缝契合连接的OA系统投入使用，将大大提高医务人员对行政办公的依从性和信赖。
医院办公人员通过网络实现移动互联，进行协同工作，同时使各类信息能够在网络环境下进行快速有效的传递，极大地提升了办公效率，降低了办公成本。OA系统可实现医院办公流程的规范化、结束纸质文件在医院的流通的历史，从而节省时间、提高办公效率、节约资源，减少人为失误、加强负责人对复杂审批流程的掌控和监控等。
3.医院行政办公系统所含功能模块及其功能
OA系统包括七大功能模块：信息中心、今日日程、待办中心、审批查看、文档中心、通讯录、登陆WAP。
信息中心：可以查看发送系统短消息、通知、新闻、公告、文件信息及所附带的附件文本信息，并也能够对各种消息进行回复、转发、删除等操作。
今日日程：可以查看日待办日程，可以新建普通日程及周期性日程，可以进行日程办结处理。
待办中心：可以查看待我审批、待我阅读、待办日程信息，并且可以对待我审批表单进行审批（同意、不同意、退回上一步）及审批流转记录的查看。
审批查看：可以查看待我审批、经我审批信息。
文档中心：可以按划分的实际目录查看文档中心及个人文件柜上传的文档信息，并可在线阅读文档的内容。
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通讯录：可以查看系统的公司、公共、个人通讯录，并且可以查看通讯录中人员的详细信息，并且可以自动识别电话号码进行打电话、发送手机短信功能（需手机支持）。
登录WAP：通过手机浏览器的方式登录WAP版OA，实现移动办公应用。
4.现有OA系统与原办公方法的比较
OA系统可以实现移动办公、收发文件、档案管理、行政事务、知识管理等，本文选择办公最常用的两大功能与原工作方法进行对比。
4.1 收发文件
原管理流程为院级公文收发部门（院办或党办）接收文件后，打印纸质文件流转清单，呈送主管院领导审批，根据领导审批意见，将文件复印件发至相应科室，文件接收人员在文件流转清单上签署本人姓名、所在科室、收文日期。
OA行政办公系统管理流程为院级公文收发部门（院办或党办）接收文件后，通过OA系统，将电子版文件呈送主管院领导审批，分管领导根据文件内容，选择执行科室，签署审批意见，发送至院级公文收发部门，该部门根据领导审批意见，将文件发送至相应部门。
4.2 OA行政办公系统，较原手工式传阅文件工作具有2大优点。
（1）文件运转的及时性：原手工传递纸质文件，如主管院领导不在，工作就会搁置或暂缓，现有OA移动办公，只要在有网络的环境下，通过“待办中心”提醒功能，科室相关人员有针对性及时处理工作。
（2）文件运转及保存的安全性：原手工传递纸质文件，可能出现因文件传送者的疏忽而造成文件的丢失，现有OA移动办公，可以随时查看文件内容及运转状态。
4.3 院内请示
具体决策流程：各科室有关于人、财、物等重要事项的需求时，需与归口管理部门联系。
（1）归口划分：如申购、维修医疗设备等事项的提交医学工程处、申购办公用品、通用物资等事项的提交后勤管理中心等
（2）院领导审批权限：请示事项根据分管院领导、院长、院长办公会审批权限审批。
原管理流程为申请科室书写纸质申请单，呈送归口管理的行政科室，行政科室论证其必要性和预算支出，呈送主管院领导，主管院领导根据其审批权，予以批复，超过分管院领导审批权限的请示，呈送院长办公会或党委会审议。
OA行政办公系统管理流程为申请科室在客户端填写需求，发至归口管理的行政科室，行政科室和院领导审批界面具有2个选项键和备注功能，选项即“是”或“否”，选择是，文件可以被发送至下一审批环节，选择否，文件责备退还至上一级。备注栏可书写30～50左右的文字，即论证根据。
4.4 OA行政办公系统，较原手工式运转请示单工作具有3大优点。
（1）请示单运转的及时性：原手工传递纸质文件，需要负责人员亲自手签意见，如管理者不在，该项工作将会被搁置。
（2）请示单运转的可靠性：原手工传递纸质文件，各级领导审批记录页与请示的具体内容，往往不在同一张纸，请示内容可能会被私自更换，俗称阴阳请示。
（3）请示单运转的安全性：原手工传递纸质文件，可能出现因文件传送者的疏忽而造成文件的丢失。现有OA移动办公，可以随时查看文件内容及运转状态。
5.OA在设计与使用过程中所需的注意事项
（1）知晓每项行政管理工作的运行流程和各分管领导的审批权限。通过设置OA操作流程和审批权限，保证工作的有序进行。
（2）该办公系统启用前，需对使用人员进行培训，使每一位使用者掌握使用流程，并会处理一般问题。
（3）根据不同职务，设置访问权限。便于网络办公系统的安全管理和行业内部信息的保密，同时可杜绝利益相关者随意审批。
（4）涉密文件，禁止在办公系统中流转。
（5（过渡期电子版与手工纸质版并行，互为替补。
（6）定期备份行政办公系统信息。
论文作者:郭明
论文发表刊物:《心理医生》2017年24期
论文发表时间:2017/9/18
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