摘要：在企业发展与运行的进程中，人事档案作为人力资源管理体系的重要成分，完整的将企业职员工作经历、职场表现、工作绩效等内容记录下来，在协助企业选拔人才方面发挥了参考价值。而人力资源管理重视的是对员工潜质的开发，人事档案管理为人力资源管理工作的高效运转提供了强劲的保障，在提升企业核心竞争力方面发挥巨大的实效性。
关键词：人事档案管理；企业人力资源；管理；重要性
一、目前企业人事档案管理的现状
（一）企业的人事档案在分类归档、具体利用等方面皆存在着一定的缺陷
一方面大多数企业目前还普遍地存在着档案资料纸张大小不一、装订顺序混乱以及档案的随意分类归档等问题，使得相关人员难以对档案材料进行及时有效地查阅以及订正。另一方面，企业在对人事档案进行保存的过程中，还由于某些档案存在着字迹不够清晰和耐久，以及手续不够完备等问题，从而导致长时间以后此份档案丧失了存在的意义。再一方面，企业不能够及时地针对各种人事变动对档案材料进行有效的补足及更新，这样就使得在具体利用受到了诸多的阻碍。
（二）人事档案得不到有效的利用
一些人员拥有正式存档的资格，但是因为档案工作基本都是兼职人员，使得某些资料不能及时归档，致使人事档案不能最大程度的利用，不能发挥人事档案在人员招聘、升职加薪等方面的参考和借鉴价值。人事档案的初衷在于进行人力资源管理，而当前的人事档案却不能发挥任何权威作用，可谓是形同虚设。
（三）管理者及从业人员的思想及素质有待提高
档案信息化是把传统方式的用纸张、音像等媒介手段保存的资料改为使用网络技术、计算机技术，把种种资料更改为数据。而对计算机的应用在档案信息管理中关键在于领导思想意识的提高，如果没有一名知识型的领导主管业务工作，档案管理现代化、信息化就是一句空话，不能通过某种软件管理系统来规范管理档案，无法利用数据库合理地组织这些档案数据，就不能做到安全、高效、保持原貌的管理档案。特别是从业人员的素质，大部分档案工作人员都是身兼多职，档案知识储备有限，很少进行业务培训，知识结构跟不上现代化档案管理的发展要求。因此，在具体工作中，应该多参加培训，改变原有知识结构，才有助于档案管理工作信息化的实现。
二、探究企业人力资源管理中人事档案管理的重要性
（一）为人力资源的开发提供可靠性、真实性的数据信息
企业在编制员工职业之时通常会以人事档案中的信息作为参考依据。当然在人力资源择选、开发培养以及利用的环节中，也是因为借鉴人事档案内的基本信息才得以有效运行的，同时企业人力资源管理部门借助档案资料还可以直接的了解到某一人才专项特长、工龄长短等内容，这样企业在用人与委任职务之前就可是实现对人才情况切实了解的目标，秉持“任人唯贤”的原则，合理的安排工作岗位与职务，使员工的潜能得到有效的开发与应用。
（二）优化了人力资源配置结构
由上文论述的内容我们了解到，企业人力资源管理部门可以借用人事档案管理获得与职工有关信息，以此途径实现高效管理人才的目标。那么在企业对人事资源进行调度之时，在人事档案资料的辅助下，就可以根据职工专业技术、业务绩效以及职业素质之间的差异性，顺利的将最合适的人员安插在最合适的工作岗位上，去执行工作任务。此时人事档案促进了人才潜能的有效发挥，协助他们实现人生价值，为企业事业的可持续发展注入动力。
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（三）有助于人力资源需求的合理性与科学性
对人力资源需求产生干扰的因素通常起源于企业内部环境，人事档案管理的辅助能够协助企业人力资源管理部门对本企业人力资源实况有一个整体的了解，并能够参照企业长、短期发展目标，合理的对其需求量进行估算与预测，从而确保企业发展的连贯性与平稳性。此外，在人力资源管理规划编制的进程中，人事档案资料可以让企业高层管理者与决策者对人力资源的走势有一个明确的认识，这就为发展战略目标科学性的制定奠定基础，同时也大大降低了企业优秀职工“跳槽”现象出现的几率。也就是说人事档案能够促进人力资源管理科学化与规范化发展的进程，这是其重要性体现的形式之一。
三、从现代人力资源管理视角下强化人事档案管理工作的举措
（一）保证人事档案管理制度的科学性
人事档案管理工作对于事业单位发展的重要性已明显可见，事业单位生存和发展的过程亦是一个动态过程，因此认识档案管理工作应当充分结合不同的形势和情况保证制度的科学性，为人事档案管理工作实践提供可依靠的标准。对此，人事档案管理工作应当切实提高档案材料的收集效率，档案的整理和归档等工作也要有序化开展。对于人事档案的借阅，事业单位应当根据具体情况区别对待，使相关部门能够对员工的综合情况形成客观了解，切实保证人事档案价值的发挥。
（二）细分人事档案类别并充实人事档案内容
传统的人事档案管理工作分类标准通常以干部人事档案标准为主，而现代人力资源管理理论与实践的更新已经不再满足于此。因此，应当切实迎合现代人力资源管理观点对人事档案内容进行进一步扩充，以保证人事档案能够成为真实全面反映员工整体状况的载体。对于人事档案内容的收集，事业单位应当整合定性与定量，保证信息的动态性，及时对档案信息进行补充，注重反映员工个人历史的同时加大对现实的记录，并在反映员工思想政治水平的同时收集员工的特点与特长等信息包括性格、志趣以及价值观等。总之，应当使人事档案形成对员工的客观、全面评价，为现代人力资源管理实践提供更有价值的信息支撑。
（三）推进人事档案管理工作的现代化
随着事业单位发展进程的深入，人力资源结构的复杂性也在逐渐上升，人事档案管理工作的难度也势必因现代人力资源管理要求的提高而不断加大。因此，人事档案管理工作应当与时俱进，加大对计算机等现代化工具的应用力度，高效整合事业单位人事信息，保证人事信息的完整度与真实性，以此构建事业单位人事档案信息数据库，不仅有利于档案管理效率的提升，更有利于保证人事档案信息的完善与补充效率，并借此实现对员工的针对性管理，促进现代人力资源管理水平的提升。
（四）打造优质人事档案管理队伍
当前，人力资源管理正朝现代化方向迅猛发展，对于人事档案管理质量要求的提升实为大势所趋，而要想有效保证人事档案管理质量的提升，势必需要依赖于档案管理人员综合素质的不断增强。因此，事业单位对于档案管理人才的引进应当基于重视专业水平的基础上全面重视起人才的职业道德，并通过对已有员工的强化培训为事业单位人事档案管理质量提供坚实的保障。
四、结论
综上所述，人力资源管理同人事档案管理有着密不可分、相辅相成的关系，共同作用于推动事业单位的发展，其重要性不言而喻。现代人力资源管理对人事档案管理工作提出了全新的要求，只有人事档案管理工作与时俱进，更好地迎合现代人力资源管理的切实需要，才能充分发挥人事档案管理工作的价值。
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[4]秘莎莉.人事档案管理在企业人力资源管理中的作用探讨[J].企业改革与管理,2016,10:84.
论文作者:孙韶璇
论文发表刊物:《电力设备》2017年第9期
论文发表时间:2017/8/2
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