摘要：近年来房地产行业在中国高速发展，政府对房地产行业多次调控，但仍阻止不了大批量炒房客争抢购置房子，毕竟群众认为，坐等房子升值所得快于辛苦工作所得。市场有需求，营销团队从而也大批量增加，进军房地产行业。但房地产商及营销团队只重视销售业绩，并不重视档案管理。
关键词：房地产营销；档案管理；营销与档案管理；
房地产行业在市场需求下大量聘请营销人员，要的是营销人员的销售业绩，但并不重视营销过程产生的档案进行有系统的管理，导致增加房地产商的利益风险。然而，很多房地产商并没有这个意识，只是纸上空谈档案制度，毕竟营销与房地产商的目标是一致——完成销售目标。
1.营销流程及现状
营销过程中，从认购书－－签订商品房买卖合同——办理按揭－—办理不动产权证－－收楼等每个环节都有大量档案应该及时归档，由于成交房量大，较多营销人员只重视销售业绩，不重视档案管理，房地产商的档案管理人员往往不在项目营销部，难以时刻远程监督营销人员的档案是否按公司制度完成归档。
2.档案管理对营销行为的重要性。
2.1每成交一套房，会形成主体合同——商品房买卖合同，合同里面每一条款都清楚列明到哪个节点，开发商要为小业主办理不动产权证、交楼等，列明开发商权责与客户购房的保障。
2.2办理不动产权证时，开发商会通过发出办理不动产权证的函件，由快递方式寄给小业主，小业主签收后，再由快递公司出具妥投证明交开发商，开发商连同发函复印件、快递单、快递单复印件、妥投单共四份装订归档，每一个单元户存放的顺序分别先按栋号、房号由小到大存放，并电脑登记目录，这个过程才能完成开发商已按合同要求按节点已通知小业主在规定的时间带齐证件配合办理不动产证。同样，到交楼节点时，同样是按以上方式，证明开发商已按合同要求已按节点通知小业主在规定的时间带齐证件配合收楼签收。
2.3目前房地产营销部门普遍现状。
（1）发出的函件没有自留一份复印件或者同时做多一份原件归档；
（2）快递底单乱放无序，容易丢失；
（3）快递底单没有复印一份存档；
（4）开发商没有积极跟进快递公司应出具妥投单，快递公司态度往往是“你不催我不理”；
（5）因小业主留给开发商的联系地址错误，导致快递公司无法投递成功，造成退件，营销对退件没有登记好，乱放无序。
（6）营销人员流动率大，往往工作交接不到位，造成坏循环。
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2.4因营销人员对档案的不重视，导致开发商增加自身利益风险，增加诉讼率，从而增加企业运营成本，降低利润。如果抑制这种风险产生，必须首先要加强整个企业的档案意识，再加强营销部门的档案意识的重要性。如果企业都不重视档案，那各部门更加对档案意识淡薄。
2.5曾经一个真实的案例，一位小业主对法律略知一二，到了该收楼的时候，没有收到收楼通知书的函件，小业主把房地产商告上法庭，诉房地产商没有按合同规定时间通知收楼。然而房地产商觉得很委屈，因为自称自己已按规定的时间发出收楼通知书，只是小业主一直没有过来配合办理收楼手续，结果，法院判定小业主胜诉，房地产商应赔付小业主40万元违约金。原因是因为房地产商没有保存好快递底单，没有办法证明自身已曾经按时对小业主发出收楼通知书。
2.6不管小业主也好、房地产商本身也好，如果这个销售过程行为中，房地产商做好了自身档案管理，有证据在手的话，任何人都钻不了法律空子。所以必须加强档案管理，对房地产商的营销过程中相当重要。房子卖出好价格，也不要因自身档案意识淡薄又赔出去了。
3.营销过程中的档案管理的要点：
（1）发出的函件必须自留一份复印件或者同时做多一份原件归档；
（2）快递底单分别按栋号、房号从小到大存放，便于随时查看，以防丢失；
（3）快递底单必须复印一份存档，因快递单是复写纸，会经过时间氧化，一般两三年会失去单上面的字迹，只留下一张空白的印刷体快递格式单；
（4）开发商必须积极跟进快递公司应出具的妥投证明；
（5）快递公司无法投递成功的退件，营销对退件应登记好，分别按栋号、房号从小到大存放；
（6）营销人员交接下一任营销人员时，必须对已完成或未完成的工作交接清楚；
（7）移交小业主的合同、房产证、发票、税票、收楼确认、房屋锁匙等文件或物件作系统的签收。
（8）如因小业主办理了委托代办产权公证书时，那么，在合同签订、收楼等一切产权签订可受托人签订，但产权权属人仍为小业主本身，这种情况下，营销部门必须保存一份委托公证书连同商品房买卖合同一并归档。
以上档案保存期限为永久保存，营销部最迟移交档案到档案部门应为该楼盘已售馨之时，移交时由营销部门对档案编制目录连同归档文件移交给档案部门，由档案部门进行清点，检查是否收集齐整。房地产档案管理人员也应定期对营销部门进行档案管理培训，加强档案管理意识。
4.加强企业档案管理意识，全面提高工作人员素质。
早些年前，部分房地产商甚至没设档案岗位，只由行政人员兼管档案，近年来房地产商越来越重视档案岗位，并设立档案主管、档案经理岗位，由此可见，越来越多房地产商深知档案管理对企业的重要性。在项目开发过程中，涉及政府文件多及几十个政府管理部门，收集多达几百份重要政府批文，房地产商特别重视这类工程档案，因这类档案涉及到项目可否竣工验收。但营销过程档案，往往不太重视，缺少监督检查。为了保护自身利益，降低企业风险，房地产商应对营销过程的档案同样重视起来，因档案可结合法务，预防风险起到相当重要的证据价值作用。只有整个档案体系同样重视并落实到位，才可为企业实现目标。
论文作者:霍润葵
论文发表刊物:《基层建设》2018年第7期
论文发表时间:2018/5/29
标签：小业主论文; 档案论文; 房地产商论文; 档案管理论文; 重视论文; 开发商论文; 快递论文; 《基层建设》2018年第7期论文;