澳大利亚国家电子文件保管模式的转变及其启示，本文主要内容关键词为：澳大利亚论文,启示论文,模式论文,文件论文,国家论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、研究背景
我国开始电子文件管理探索之旅近20余年，展开了富有成效的实践，形成了一套极具特色的方法和理论。但是由于缺乏国家层面的总体规划和顶层设计，使得我国电子文件管理整体水平滞后于信息化的发展，落后于国际同行，因此制定我国电子文件管理国家战略迫在眉睫。2006年中国人民大学信息资源管理学院申请了国家自然科学基金项目“我国电子文件管理国家战略的基础理论与框架体系”。2007年1月22日，中共中央办公厅主任王刚同志对课题组提交的“关于全面制定和实施我国电子文件管理国家战略的若干思考”的研究报告作出重要批示。4月26日，国家档案局在常州召开了全国电子文件中心建设经验交流会，传达和学习了这一批示。在制定我国电子文件管理国家战略被提上议事日程的背景下，从国家层面去研究国际上发达国家的电子文件管理对制定我国的电子文件管理国家战略具有十分重要的意义。
当今电子文件管理领域，澳大利亚因其实践与理论成果颇丰、独树一帜而受到世界同行的瞩目。如它第一次提出了电子文件分布式保管模式；制定了第一个文件管理国家标准AS4390，这是第一个文件管理国际标准ISO15489的基础；开展了著名的电子文件管理项目VERS，形成了基于最新技术、最前沿理论和方法的解决方案；提出了著名的文件连续体理论等。因此，关注澳大利亚国家电子文件管理动态是我们研究和借鉴国外先进经验的重要内容。
二、集中式——分布式——集中式：澳大利亚国家电子文件保管模式的转变及影响
电子文件管理“集中式与分布式”保管模式之争，对于关注电子文件管理的人们来说并不陌生。澳大利亚因在电子文件管理上采取与美国等多数国家不同、备受争议的分布式保管模式而受到关注。2000年后，澳大利亚改变了原有的分布式保管模式转向集中式，那么我们不禁要问：
*澳大利亚国家电子文件保管模式为何发生了变化？其驱动因素是什么？这种转变是保管模式殊途同归的必然，还是偶然？
*保管模式的转变对澳大利亚国家电子文件管理产生了什么样的影响？
*澳大利亚国家电子文件保管模式变化对我国国家战略制定有何启示？
笔者将在回顾澳大利亚国家电子文件管理历史中梳理出保管模式变化脉络、探究变化的驱动因素以及保管模式的转变对电子文件管理产生的影响。
（一）澳大利亚国家电子文件管理发展历史
根据电子文件保管模式及管理特点的变化，笔者认为可以将澳大利亚电子文件管理分为三个阶段：
1.20世纪70年代—90年代初：集中式管理阶段
20世纪70年代澳大利亚国家档案馆（下简称国家馆）接收石油开发文件和其他机读文件，标志国家馆管理电子文件的开始。80代中期，开始鉴定计算机化的系统。到1988年，制定档案处置手册，包括电子文件鉴定指南。由于首次接收数量庞大的计算机文件，如何管理这些文件成为国家馆面临的挑战。在这一阶段国家馆管理电子文件仍然基于传统的纸质文件管理方法，即建议有完备纸质文件管理系统的机构将电子文件转换成纸质文件，在保管模式上仍采取与传统纸质文件相同的集中式保管模式。
2.20世纪90年代初—2000年：分布式管理阶段
1992年，国家馆开展了重大研究项目“电子文件项目”(Electronic Records Project)，目标是起草一套电子文件管理指南。同年10月文件管理团体会议指南草案被提交，论文集《管理电子文件》(Managing Electronic Records)标志着电子文件档案化管理路径的转折。1993-1994年国家馆继续致力于研究电子文件保管的新方法，最终采用了颇有争议的、世界上第一个电子文件分布式保管模式。
90年代中后期，国家馆制定了一系列建议性文件用以帮助整个政府机构改善其文件管理，尤其关注电子文件带来的挑战。1995年3月发布《管理电子文件：共同的职责》(Managing Electronic Records:A Shared Responsibility)，它明确了政府机构和国家馆在电子文件分布式保管环境中的职责。政府机构在其业务系统中行使文件保管的职责，确保有长久保存价值的文件可读。国家馆通过提供方针指南、标准、建议来指导机构建立电子文件管理系统，帮助它们确认元数据要求，和机构合作来鉴定、处置电子文件。与之配套的《保管电子文件》(Keeping Electronic Records,1995)则为计算机系统的利用者和管理者提供了如何管理和保存作为机构业务活动凭证的电子文件的实践指南。它涉及电子文件的迁移、监控、灾难恢复、形成并满足保管要求、鉴定、元数据、背景信息要求、存取要求、移交标准。
这一阶段，国家馆与政府信息技术办公室(OGIT)开展合作，领导制定澳大利亚政府定位服务(AGLS)元数据标准。2000年国家馆发布了包含关于政府机构文件管理的政策、标准、指南和培训的综合手册《电子永恒》(e-permanence)，该手册主要是针对电子文件管理。在这个阶段，分布式保管模式得到确立，国家馆原则上不再承担保存具有长久保存价值的电子文件（特殊情形除外）的责任，其职责主要是制定标准来指导政府机构的电子文件管理。
3.2000年后：集中式管理阶段
2000年国家馆颁布了《联邦政府文件保管政策》(Custody Policy for Commonwealth Records)，它向人们传达了一个重要信息：国家馆原则上将承担起对所有具有档案价值的电子文件的保管责任，不管其形式如何。这标志着国家馆保管模式从分布式向集中式转变。2000年末，国家馆开展了数字长久保存项目，制定了数字保存绿皮书《数字文件保存的方法》(An Approach to the Preservation of Digital Records)。2006年国家馆发布了《数字化保存：照亮过去，指引未来》(Digital Preservation:Illuminating the Past,Guiding the Future)，进一步完善了这个方法，它们构成了国家馆电子文件保管的理论框架。国家馆还为电子文件的保存制定了一个正式的工作流程，开发了应用软件Xena。在集中式保管模式下，国家馆原则上将承担起对所有具有档案价值的电子文件的保管责任，不管其形式如何。可以看出，一方面对机构文件管理实践的指导在稳步推进，另一方面新的数字保存项目正在进行之中。
（二）保管模式转变分析：原因与影响
从上述历史发展我们可以理出一个思路：澳大利亚国家电子文件保管模式的变化直接导致了其在电子文件管理任务和实现方式上的变化。而保管模式变化的背后主要是社会需求和技术发展两大因素的推动，其中技术的作用尤其不容忽视。保管模式转变的内在逻辑就是社会、技术发展促使保管模式变化，保管模式转变影响管理任务和方式。因此下文将沿着“驱动因素——保管模式——管理任务和方式”的逻辑顺序去论述。
1.从集中式走向分布式
90年代初，国家馆开始真正将电子文件管理作为重要的研究项目看待，其现实驱动源于技术发展导致计算机硬件和数据格式的过时，致使保存在国家馆里的很多电子文件无法阅读，电子文件的长久保存和利用受到威胁。因此国家馆认为对电子文件管理不能采取和传统纸质文件一样的管理方式，而分布式保管则是国家馆处理这个棘手问题的最终应对之策。采取该对策的依据主要是：电子文件不能脱离生成它的硬件和软件系统，只有将其保存在电子文件形成者的系统中而不是集中到档案馆里才可以确保它的长久利用；档案馆不可能也没有必要保存和维护所有电子文件的软件硬件，即使经济上可行，否则档案馆也将成为一个计算机博物馆。其背后的潜台词就是对国家馆而言，从技术上长久保存电子文件不可能亦不现实。在这种情况下，电子文件的分布式保管模式的确立就具有合理性和正当性。
分布式保管模式的确立直接影响了国家馆电子文件管理目标和工作重心的变化。在这种模式下，国家馆的主要任务不再像管理纸质文件那样关注后端长久保存，而是关注前端和中端，也就是如何保证电子文件形成机构在国家馆制定的管理框架（制度）控制下保存有持续价值的电子文件，国家馆制定一系列电子文件管理的政策、标准、指南并开展培训来实现这一目标，这也在很大程度上造就了澳大利亚电子文件管理国家战略标准引导型的格局。
2.从分布式走向集中式
2000年后，澳大利亚电子文件保管从分布式再度走向集中式。保管模式转变的驱动因素主要有两个方面：第一，社会需求驱动。电子文件在社会、政治、经济、法律的重要性日益显现（它对善治、电子政府、电子商务建设意义重大），对具有长久保存价值的电子文件不实行集中管理风险巨大，这可以看作是集中式保管模式确立的必要性。第二，技术因素驱动。在90年代初对国家馆而言，脱离特定的软硬件，技术上长久保存电子文件是不可能的，所以它提出了分布式保管模式。而现今对国家馆而言，长久保存电子文件在技术上是能够实现的。美国ERA项目启动和实施不可避免地对澳大利亚国家馆的保管模式产生了影响。在这两个因素中，技术因素是澳大利亚电子文件管理模式转变的根本原因、基础性条件。
在集中式保管模式下，国家馆的工作重心发生了变化，一方面对形成机构电子文件管理的指导在稳步进行；另一方面，开始重视电子文件的长久保存。国家馆既对前端形成机构的文件管理进行指导，也对后端进馆后的文件长久保存保持关注，呈现出“馆内数字文件长久保存”与“对机构文件管理指导”齐头并进——“两条腿走路”的状况。当然，由于澳大利亚文件管理传统和惯性使然，其对前端形成机构指导仍然非常重视。从管理策略来讲，不管是前端还是后端，国家馆仍然重视采用制定标准这一手段来实现目标。
从分布式走向集中式并不是对前一阶段分布式的否定，也不是对纸质文件集中式保管模式的简单回归，这一转变是符合社会、技术发展与电子文件管理的规律和内在要求的。事实上，正是前一阶段分布式管理使政府机构形成了良好的电子文件管理基础，从“入口”处为国家馆集中长久保存电子文件和提供利用奠定了坚实基础。另外，从法定职责来看，是国家馆而不是各联邦机构负有为国家保存有价值的历史记忆的责任，既然长久保存电子文件在技术上已经不是问题，那么国家馆集中保存电子文件便是顺理成章的事了。
三、对我国制定电子文件管理国家战略的启示
（一）就保管模式来说，尽管各国电子文件管理传统和实践存在差异，但是国家层面的电子文件管理采取集中式保管模式是社会发展、技术发展的客观要求，实践表明各国最终殊途同归
对具有长久保存价值的电子文件采取什么样的保管模式，国际档案界一直以来未达成共识，加拿大哥伦比亚大学的集中式保管模式和匹兹堡大学的分布式保管模式无论在理论上还是实践上均有各自的拥护者。前一模式在实践上主要是以美国、加拿大、英国和北欧等国家为代表，尤其是美国，其ERA项目的执行更是可以被看作是对电子文件集中式保管模式的最佳诠释；声势浩大的InterPARES项目对集中式保管模式理论地位的奠定影响巨大。对于后一模式，澳大利亚有声有色、独树一帜的实践和理论成果，同样让我们不能小觑。正当人们莫衷一是，无所适从之际，实践发展似乎给出了答案：澳大利亚这个分布式保管模式的“始作俑者”和奉为圭臬者的“易帜”强有力地告诉人们在保管模式上的取舍。可以说，至少从现有社会、技术条件下，集中式保管模式乃是各国国家电子文件管理的大势所趋。
（二）电子文件保管模式在电子文件管理国家战略中具有十分重要的地位，它在很大程度上决定国家战略的目标和工作重心，同时它是联系外在环境和电子文件管理内在系统的链条
尽管保管模式反映的是电子文件保管场所和相应在管理上职责和权限的划分，但是通过对澳大利亚国家电子文件管理实践发展历史进行梳理可以看出，保管模式对国家战略意义重大。一方面，什么样的保管模式是社会需求、技术发展所客观决定的；另一方面伴随着保管模式的变化，国家电子文件管理目标和工作重心都发生了微妙的变化。可以看出，保管模式是反映或者说联系社会、技术（环境）与国家电子文件管理（系统）的链条和传导机制，因此确定合理的保管模式意义重大。
（三）尽管各国电子文件管理国家战略的路径各不相同，实现方式各有侧重，但其共性就是将“有效地对前端文件形成机构的指导和控制”与“实现对后端进馆电子文件的长久保存”作为电子文件管理国家战略的两大根本，坚持“两条腿”走路
澳大利亚国家馆电子文件管理的工作任务变化说明：为了实现电子文件有效管理，仅仅像过去分布式保管模式下强调指导前端形成机构文件管理已经不能满足电子文件管理要求了。还需要从后端——如何保证进馆电子文件的长久保存，即从出口处保证文件质量。在分布式保管模式下，澳大利亚较关注前端；而美国的实践则正好相反，更多关注后端。但是从目前两国的实践变化来看，兼顾前端与后端的“两条腿”走路是各国国家电子文件管理的大势所趋，尽管在侧重上仍有差异。
（四）在制定国家战略过程中，要高度重视技术发展对管理机制（包括模式等）的冲击、瓦解和重构作用
正如人类社会发展的历史强有力地证明了技术进步对人类社会发展的巨大作用一样，它同样向我们雄辩地证明了技术不能解决一切问题。在批判“技术决定论”的时候，人们常说“三分技术，七分管理”。在技术飞速发展的当前，对一直有强调“管理”传统的档案界而言，厚“管理”薄“技术”也是可以理解的。思维的惯性总是让我们更倾向以管理的视角去审视技术，却很少反其道而行之。无论是澳大利亚国家电子文件分布式模式的确立还是分布式模式转向集中式，新模式的确立和模式转变本身很好地反映了技术对管理机制的冲击、瓦解和重构作用，这种作用需要引起我们的高度重视和反思。管理机制具有一定的稳定性，然而技术，尤其是当前飞速发展的信息技术，可能会冲击和打破机制中的要素和原有的结构关系、稳定状态，因此在制定管理制度过程中一定要充分重视技术的这种作用。
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