网上档案馆的实践与探索，本文主要内容关键词为：档案馆论文,网上论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
网上档案馆是信息时代对档案馆的挑战和要求，也是实现电子政务的重要一环。网上档案馆可以不受时间和地域的限制，一天二十四小时向社会公众提供档案信息，是宣传档案工作、开发利用档案信息的最佳平台。
但是分析国内的档案网站，一是内容单薄，好多仅有一些宣传性内容；二是管理和更新跟不上，网页内容常年不变，缺少信息的更新和维护；三是实体档案如开放档案上网极少，鲜有可在网上检索档案数据库和档案原文的；四是即使有较丰富的数字化信息的档案馆，领导出于安全性考虑，而只在局域网上运转，未能在因特网上实行档案资源的广泛共享。
萧山市档案馆在2000年初建立了萧山市网上档案馆，在局域网上运行两年多来，既有成功的经验，也有不少问题值得深思。本文试就网上档案馆的内容设置和安全措施、实现条件和实现方法，结合本馆实践作一些探索。
一、网上档案馆的内容设置
在信息时代，网上档案馆应是档案馆业务工作流程电子化的平台、是现实档案馆数字化的载体和仓库，其目标是“掌握档案信息，尽在指尖”。因而网上档案馆应包括三方面的内容：其一是档案馆所有业务工作的电子化流转，可按主要职能划分，也可按处（科）室划分。就县（市）综合性档案馆来说，可以分成十大栏目：局（馆）长致辞、馆藏探宝、收集征集、现代化管理、开发利用、行政执法、办公事务、档案学会、电子教室、网上邻居和数字化档案馆等。馆藏探宝可包括馆藏介绍、全宗指南、特色档案介绍如本地籍知名人士、党和国家领导人视察、家谱漫话等内容；收集征集可包括有关业务规范、地方性文件、进馆序列名单、档案寄存、征集通告等内容；现代化管理包括电子文档管理、库房温湿度管理、档案保护技术管理和全宗管理等；开发利用包括检索工具介绍、查阅利用情况和编研成果；我们将历年来本馆有价值的编研材料全部电子化，做成网页，放在网上档案馆；行政执法包括档案法律法规、业务规范、执法检查、达标升级、年度档案检查等对外督导的内容；办公事务包括局馆历年收发文、大事记、年鉴、设备管理和干部员工情况（如工资、养老保险、基本情况）等；档案学会包括档案学会章程、历年发文、活动、荣誉、会员论文、会费收缴和使用、档案培训、简报等内容；电子教室包括一切有价值的档案培训教程和材料，如档案专题培训、办公自动化培训等；网上邻居当然包括与国内外其它档案馆的友情链接；其功能应包括网上信息提供、电子文件的流转(E-mail)、网上讨论等。其二是数字化档案馆。它的基础是数据库，包括文件级条目、案卷级条目、专题目录、专题索引等。但数字化档案馆的实质内容是纸质档案的数字化，如原文扫描，检索者只有能看到原文，网上档案馆才名符其实；而录音、录像、图片等多媒体的数字化则可使数字化档案馆锦上添花。就内容来说，馆藏全部档案数字化是不可能的，不现实的，否则会劳命伤财。笔者认为数字化档案馆应统筹规划，分别轻重缓急，将最重要的（如市委和市政府全宗）、利用频率高的（如基本建设项目、干部任免、房地产档案等）、珍贵的（如年代久远的档案）和有特色的档案（具有地方特色）进行数字化。其三是进馆序列单位网上档案室。网上档案室是网上档案馆的向前延伸，必须与网上档案馆同步建设才能在将来实现档案馆室档案（纸质与电子档案）的顺利交接和平滑过渡。其内容也应包括档案工作和档案实体的网上展示两个方面。
二、网上档案馆的安全措施
目前国内很多人对网上档案馆持谨慎和消极态度，一个重要原因是对网上档案馆的安全性表示怀疑，怕网上的电子档案信息失密、泄露、数据丢失、黑客侵入等。这种担心有其一定的道理，但笔者认为，还是可以通过强有力的技术手段来防止的。一是可将网上档案馆划分为三种网络：即局馆范围内访问的局域网(Intranet)，访问对象为查阅接待室和局馆工作人员；外联网（Extranet，也可称为一个地区范围内互相联通的城域网），访问对象为档案进馆序列单位；英特网(Internet)，访问对象为社会公众。二是根据不同的现象，放置不同的内容，如不将保密档案和未开放档案放在英特网(Internet)上。三是根据不同的对象分配不同的权限，如社会公众只能查看网上信息和已开放档案数据库及原文，进馆序列单位还可查看本单位档案和未开放档案，局馆员工也应根据不同的职能设置不同的访问权限，如内容限制、只读与修改等。四是应有一套严密的密钥体系与数字签证。如进馆序列单位要访问未开放档案，就须通过密码进入，并办理一定的申请手续等才能访问。五是可将局域网站与外联网、英特网放在不同的服务器上，以进行物理分隔；或者安装公安部推荐的互联网与局域网安全隔离硬件或软件进行数据分离。六是建立防火墙体系，防止病毒的入侵。七是建立完善的备份机制。我馆在实践中形成了五种备份的机制。二份是在服务器中采用镜像硬盘，凡服务器中一个硬盘的数据丢失、病毒感染或系统瘫痪，另一硬盘中的数据还可使用；第三份接待查阅室同步备份；第四份是馆藏所有数据库集合，刻入可擦可写光盘以便数据更新；第五份是分全宗刻录成光盘（一个全宗一张光盘），一个全宗的数据录入完毕就将其刻入相应的光盘。
三、网上档案馆的必备条件
建立网上档案馆必须具备一定的条件，需要财力、物力和人力的支撑。从硬件考虑，需要有一个办公自动化的环境，构建一个由服务器和个人计算机组成的局域网络，并有打印机、扫描仪、刻录机、数码相机等外设。服务器至少需一台，也可根据情况添置多台，分别充当文件和打印服务器、邮件服务器、WEB服务器（网上档案室馆网站）、多媒体服务器和数据库服务器（存放电子目录和电子档案等）。并可连通英特网，拥有自己的网址和网站。
从软件考虑，服务器应有服务器端的操作系统（如WindowsNT4.0和Windows2000Server等）；当然更须有一套符合行业规范、行之有效的办公自动化管理系统，集成办公事务、档案业务流程管理、数字化档案馆室等功能模块。该系统的档案业务流程管理模块应包括档案局馆的所有职能工作，如行政执法、业务督导、收集征集、全宗管理、开发利用、现代化管理、档案学会等，可与网站栏目相一致，并允许员工直接将有关数据发布到网站。举例来说，对全宗的管理应细化到每一份文件的管理，系统应能检索到某一份文件在进馆后的所有情况：何时、何人移交进馆、存放地点、有无磨损、字迹褪变、纸张发脆发黄等保管状况、有哪几种检索工具、被利用过几次、产生了什么效益等等。将全宗管理从一个单位到一个案卷、再细化到某一份文件的管理，恰恰是计算机管理的长处。
笔者认为档案业务流程管理系统不管是基于什么开发的，是哪家公司开发的，有多么强大的功能，都必须与全球最风行的办公自动化套装软件MicrosoftOffice2000紧密集成，以充分享受其淋漓尽致的办公自动化功能以及广泛的兼容性和稳定性。Office2000不仅是套装软件，更可以将它作为一个平台，在其上开发办公和档案管理业务流程系统。
从人才考虑，网上档案馆的数字化素材的形成、积累、发布需要一个单位全体员工的参与，员工应通过不断培训成为知识工作者。全员参与是网上档案馆能否可持续发展的关键。很多网站是请电脑公司设计建立的，由于本单位员工不会管理和维护，而电脑公司来维护更新有诸多不便，如不懂业务，更新时间不及时、更新费用等。网站不更新就无人访问。因此管理和维护必须由本单位员工来做。每个知识工作者应掌握办公自动化软件，如Microsoft Office2000软件和档案业务管理系统，能将每天的工作数字化，网页制作和发布应成为知识工作者的日常工作和基本技能。而对信息管理人员则有更高的要求，应掌握操作系统管理和部署、数据库管理、网站规划和设计、网站管理和维护等。
环境要求，办公环境必须网络化、日常工作办公无纸化。如果电子公文流转、日常事务办公电子化成为一个单位的主流，那么建立网上档案馆就会水到渠成。
四、网上档案馆的实现方法
网上档案馆建设应包括四个中心的建设，即全市（县）档案数据库中心、全市（县）电子档案管理中心、全市（县）电子文档管理应用推广中心和电子文档管理的培训中心。
1、建立网上档案馆必须立足全市，统筹规划
数字化档案馆是一项系统工程。我们在实施这项工程中的体会是，一要统筹规划，制定详细、可行的计划。我馆根据当地的财力、人力和物力，制定了一个五年计划。我馆馆藏为7.7万卷，文件数量约在170万份。已开展三年，档案数据库已达百万条，每年录入近30多万条，相当于一个中型数据库。并进行了纸质档案原文扫描的尝试，共有档案原文扫描近2万页，后二年将同时开展常用和珍贵档案的电子化、多媒体数字档案工作。二是要善于借助外部力量。笔者认为数字化档案馆建设必须同时面向过去、现在和未来，即过去已进馆的馆藏档案，现在每年进馆的单位的档案和未来定期接收的单位的档案，对于馆藏档案数据库建设，我们的主要力量是聘请临时工，采取计件制；其次是实习生，特别是职业技术学校文秘专业的学生；其三是馆内人员，主要进行专题数据库建设，如全市的干部任免索引、基本建设项目索引等等。三是对于每年要进馆的档案，我们从1999年下半年开始就规定，凡向档案馆移交的档案，移交单位必须同时报送电子目录，鼓励报送电子档案。至今共有36家单位移交了电子目录近8万多条，电子档案5968页，效果较好。对于未来进馆的单位档案，我们采取试点和推广的办法，进行文档一体化、电子目录、电子档案、电子多媒体档案的实践，二年来共有40家单位开展此项工作，完成数据库近40万条，电子文件7082份，电子档案25872页。从而实现了这些单位和档案馆之间的电子目录和电子档案的无缝交接，这些单位的电子目录和电子档案既可提前移交，作为备份；也可今后定期移交，不需重复劳动。这些单位的电子目录和电子档案实际上是今后数字化档案馆的一个组成部分。
2、建立网上档案馆必须实施“每天的工作数字化”工程
网上档案馆的一个重要内容是局馆所有工作的电子化运转和网上发布来源于每天的工作数字化。它包括三方面的数字化。一是过去业务工作成果的数字化，如有上网价值的编研成果、局馆历年各种业务统计数据、全宗管理数据、大事记等等均需电子化，这些需经扫描或录入。二是今天所有的工作均需在办公数字化的平台上进行，这样就可直接在网上公布。三是外来文件，如收文应规定只在网上流转，杜绝纸质流转，这样收文就须扫描成电子档案。日积月累，一个单位的数字化知识库、档案库自然就建成了。
3、建立网上档案馆必须进行电子文档管理试点和推广
网上档案室是网上档案馆的一个未来组成部分，因此网上档案室的工作应该与网上档案馆同步进行。萧山市档案馆1999年被浙江省档案局指定为电子文档管理试点单位，就同时开展了基层单位的电子文档试点和推广工作，成效明显。我们的措施有二：一是调查摸底，选定试点。我们首先对全市各基层单位的档案管理现状如达标升级、现代化程度、领导意识、人员素质、设备设施、软硬件环境、数据库建设、电子文件归档和电子档案管理现状等作了较为全面的调查和摸底。发现我市部分单位档案管理已达或将达省级、甚至国家级标准，电子目录建设和电子档案管理既是升级的要求，也是衡量一个单位档案管理水平的标志。一些单位已有不少电子档案产生，亟待规范化管理。而且部分单位业务工作早已实现办公自动化，但档案管理还停留在手工操作阶段。因此在部分单位中开展电子目录建设和电子档案管理是完全可行的。我们印发了《关于申报“电子文件归档和电子档案管理”试点单位的通知》，明确了试点对象、试点内容、试点方法、试点条件等；由于切合基层实际，试点目标明确，不少单位自动申报，但我们对试点的典型性作了充分的考虑，试点不仅有市级机关、镇乡、企事业单位，还有金融、卫生、学校、城建等系统的下属单位。1999年度有16家单位成为电子文档管理试点单位，2000年和2001年分别又有13家和17家单位成为电子文档管理推广单位。二是目标管理，列入考核。市档案局将试点工作纳入年度全市档案工作要点，并作为1999年度全市档案工作两大中心任务之一。为了保证试点工作有始有终，根据试点单位实情，制定了《关于印发“电子文件归档和电子档案管理”试点单位目标管理考核暂行办法的通知》，考核结果作为评定档案工作年度先进的依据之一。为了推进电子目录接收工作的展开，我们制定了《关于萧山市第一人民医院等5家单位档案移交进馆及报送电子目录的通知》。
4、建立网上档案馆必须狠抓电子文档管理人才的培训教育
建立网上档案馆的关键在于人，在于人的素质，即提高全市档案工作者的计算机管理档案水平。为此，我们一是编印《电子文档管理手册》，包括电子文件和电子档案业务规范、电子档案专题讲座、萧山市有关文件材料和档案管理软件四个部分，供试点单位学习和贯彻执行，使试点工作有章可循，二是申请了微软授权培训中心(ATC)和考试认证系统，使我们的计算机管理档案培训工作走向规范化、标准化、专业化和国际化。教学环境、教师队伍、教学大纲、教材提供、课程设置、报名考试均符合微软国际化培训的要求。所有教师均需接受微软公司的培训。我们已举办了12期计算机管理档案培训班，共有305人参加，内容以办公自动化软件OFFICE97/2000和超星文档98、量子PDE2000为主，以应用为本，普及为重点，成效明显。2000年还实施了电子文档管理高手培训计划，全市25名文档管理员参加了培训，为电子目录和电子档案管理的顺利开展打下了较好的人才基础。三是业务指导、技术支持。试点工作开展后，我们档案局专门抽调专门人员进行了大量的业务指导和技术支持。在档案管理软件开发和技术支持方面，我们得到了有关公司的大量支持，保证了该课题的技术含量。
综上所述，网上档案馆绝非一朝一夕之功，几个网页、数张图片，是根本成就不了网上档案馆的，而应视为一项系统工程，从长计议；不要因工程耗大而却步，也不要因安全问题而放弃；应积极筹划，精心实施，数年后，网上档案馆的大厦终将建成。