陕西陕煤铜川矿务局有限公司煤炭管理分公司
引言
在我们的日常工作中，为了处理各种事务，沟通各种关系，组织和个人之间存在着联系，通常以书信的形式实现。因此，从一定的实践目的来看，就逐渐形成了一种较为规范的处理各种事务、沟通各种书面材料关系的格式，称为文献。文档管理是现代办公管理中不可缺少的一部分。办公室文件的收集和归档是否有效，很大程度上决定了信息传递的准确性和事务的顺利处理。
1办公室文书档案管理基本特征
第一，以资料的收集与保存为重点。办公室文书档案中，包括的内容较多，如关键文件、物品存档、人事书报、过程记载、事件发生等为主。一般文书档案记载形式以纸质或电子版形式为主，在管理中应包括收集、管理、编册编目以及保存等。第二，文书工作部分。文书档案管理中，将文书工作作为重点，其涉及的内容有文件登记、立卷、归档与运转，这一过程实质也为档案形成过程。所以档案管理工作应将文书工作作为基础，其影响极为明显。第三，文书档案载体多样性。文书档案包含的内容较多，如会计档案、新设备档案、科技档案、党群管理，而在保存载体上，有责任书、合同、协议、录像、录音、照片或电子档案等。
2办公室文书档案收集与归档工作中的问题
2.1文书档案收集与归档工作观念差
工作观念影响着文书档案管理人员的具体行为，在当前的办公室文书档案收集与归档工作中，文书档案管理人员的工作观念较差，将工作简化为文书档案收置，不能高效的进行工作。文书档案收集与归档工作观念差主要由两个原因造成:第一个原因是办公室领导对文书档案收集与归档工作的重视不足，也就是说领导没有重视文书档案的作用，这在一定程度上影响了文书档案管理人员的工作，降低了文书档案收集与归档的效率。第二个原因是文书档案管理人员对文书档案收集与归档工作的重视不足，也就是说文书档案管理人员的工作态度过于懈怠，不能主动的进行文书档案收集与归档工作，影响了办公室的工作进度，加大了办公室全体工作人员的工作压力。
2.2归档文件材料的收集不全面
在办公文件和档案的管理中，往往会出现档案收集不完整的情况，包括档案工作人员没有收集和记录的各种文件和资料。这种信息来源广泛，来源众多，具有重要的参考价值。文件一旦被其他人员或部门截留，就无法完全收集，这将不可避免地影响档案工作人员的归档工作。此外，一些文件和档案管理人员多为兼职人员，缺乏足够的时间和精力来组织和保管档案，或由于各种因素而无法及时归档，导致文件和档案资料的收集无法及时完成。
2.3档案管理体系不够完善
（1）许多单位办公室还存在有档案管理程序不够规范的情况，很多重要的资料也多是随意放置在办公室的各个角落中，也就容易出现文书档案遗失的情况。（2）不同单位的归档形式也存在有比较大的差异性，而且需要进行归档整理的文书档案数量非常高，也就导致了档案管理工作难以获得良好的管理效果。（3）很多档案管理工作中还存在有档案不够完整的问题。在很多资料中还有着断章的情况，而在需要用到这些资料时，也需要专门找相关的部门进行补章处理，导致档案管理工作的实效性难以得到有效的保障。
3办公室文书档案管理改进建议
3.1树立正确的文书档案收集与归档工作观念
办公室领导和文书档案管理人员要树立正确的文书档案收集与归档工作观念，以此来保证文书档案收集与归档工作的顺利进行。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆办公室领导要重视文书档案的作用，了解文书档案的价值，引导文书档案管理人员进行文书档案收集与归档工作，帮助文书档案管理人员树立正确的工作理念，并且要建立监督机制，监督文书档案管理人员的工作过程，提升文书档案管理人员的工作效率。除此之外，办公室领导还要做好宣传工作，让办公室全体人员了解文书档案的重要性，并让其他人员协助文书档案管理人员工作，减轻文书档案管理人员的工作压力。文书档案管理人员要端正工作态度，重视文书档案收集与归档工作，主动收集、归档文书档案，加快办公室的工作进度，减轻办公室全体工作人员的工作压力。
3.2电子文书与纸质文书档案管理
对于电子文书档案管理，可考虑引入电子签名技术，做好文书档案格式校验工作，在提交电子文书中需通过授权验证，保证安全性。在浏览、查阅电子文书档案中，可利用加密认证、权限设定方式，避免出现数据被复制或篡改情况。对于原始文档信息，需做好备份，保证原始文档信息的真实性。而在纸质文书档案管理上，应注意对电子文书档案与纸质文书档案进行合理分配，保证资源分配合理性，同时在相关规章制度上完善，通过制度约束，使文书档案的完整性得到保障。
3.3完善文书档案的收集和归档工作管理制度
文书档案管理工作是一件要求精细的复杂工作，需要相关工作人员细化和澄清收集时间、储存期限、归档范围、注意事项等具体问题，对于保证文件、档案的高效收集、整理、归档具有重要意义。第一，根据单位的实际情况，按照有关规定和职责划分制度，科学合理界定档案归档的范围。其次，进一步明确归档期限，集中统一保管，防止私自留用，提高档案管理人员的工作效率和积极性具有重要意义。各单位、各部门要根据自己的发展和时间，更新和完善文件档案管理制度，以适应文件档案收集、归档的需求变化。
3.4对文书档案的收集跟归档模式进行调整
（1）问题反馈及时性。在文书档案的收集跟归档过程之中，还经常性会出现一些档案管理问题，如果未曾对该问题进行及时的处理，还会导致管理成本大幅度提升，并直接降低了企业的运营管理效率。因此在档案管理工作出现问题之后还需要进行及时的反馈跟处理，以保障档案管理体系的顺利推行。（2）工作主动性。为了获得良好的文书档案收集跟归档效果，要求各档案管理人员能够积极加强跟其他部门的联系，对档案资料的收集跟归档工作开展进程进行安排。此外还需要定期做好档案材料的检查工作，以保障所有档案资料的可靠性、真实性以及连续性。（3）硬件措施的完备性。档案管理人员在档案收集跟归档过程中，还会受到人员素质、工作态度以及业务能力等多种人力因素的影响，因此各档案管理部门还需要加强信息化档案管理的建设力度，来减少人力因素对档案管理工作造成的影响。
结语
办公室文书档案管理水平是影响企业整体管理的关键。实际开展办公室文书档案管理中，应正确认识文书档案管理的特征，立足于当前办公室文书档案管理常见问题，注重文书档案管理部门的衔接合作，强化电子文书与纸质文书档案管理，并强化文书档案管理人员综合素质。这样才能提高办公室文书档案管理水平，为企业发展提供坚实的保障。
参考文献
[1]张超,邬珍珍.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].中国化工贸易,2017(35)：42.
[2]郭鹏俐.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].现代国企研究,2017(12).
[3]王慧．办公室文书档案收集与归档工作管理研究［J］．办公室业务，2017(17):97．
论文作者:贺婷
论文发表刊物:《科技尚品》2018年第11期
论文发表时间:2019/7/18
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