摘要：工程档案是在工程建设过程中直接形成的，是反映建设工程内在质量的真实记载，尤其是重点工程从立项、决策、设计到建成投产（使用）的全过程中形成的具有保存价值档案，是火电建设宝贵的建筑财富，也是城建档案馆重要馆藏之一。本文就如何深化工程档案案卷质量，从指导项目工程档案管理入手，统一标准，严格规范，层层把关与审查，从而使案卷质量得到提升。
关键词：提高；在建工程；档案案卷；质量
引言
建设工程档案的案卷是对建设工程文件材料进行整理后的主要成果，其质量的高低直接影响到对工程档案的科学管理和有效提供利用。笔者在日常工作中常常会遇到一些案卷质量不高的建设工程档案。那么这些档案的案卷质量到底存在哪些问题?下面想就此谈一些自己的看法，供大家参考。
1以大唐八〇三发电厂为例
大唐八〇三发电厂“上大压小”热电联产扩建工程为2×330MW超临界国产间接空冷燃煤机组，工程的建设得到了集团公司与甘肃公司的高度重视和大力支持。创建精品档案管理既是全面考核项目建设成果，检验项目设计、施工、管理等工程质量的依据，同时又是项目竣工验收、机组达标投产考核和创精品工程的主要内容之一。通过档案管理的网络化全面覆盖、全程管理、规范工程档案的各阶段工作，促进各参建单位树立档案意识和建设精品工程档案意识，以精品工程目标管理为手段，科学组织策划，明确档案管理职责、管理要求和管理程序，确保了本工程档案的质量和竣工档案移交水平，实现了工程档案移交的准确率、归档率、完整率达100%，以勇争第一的信心和决心。
2建设工程档案案卷质量常见问题
2.1案卷不符合其基本要求
案卷是一组具有有机联系的、保存价值和密级相同的文件材料的集合体。案卷的形式有卷、册、盒等（本文专指“卷”即“案卷”）。组织案卷应该符合下列要求：（1）案卷必须是一组具有有机联系的工程文件材料，也就是《建设工程文件档整理规范》第5.1.1条要求的“立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系。”（2）案卷内文件材料的保存价值和密级一般情况下应该相同。（3）案卷内文件材料的数量要适度，即案卷厚度要适当，不宜过薄或过厚。
2.2档案管理人员没有从实际出发
虽然《规范》对工程档案案卷厚度并没有硬性的规定，但是基于便利保管和提供利用的目的，兼顾保管单位的整齐、美观以及档案统计的准确性，组织案卷不宜过厚或者过薄。经过长期的实践和测算，笔者认为以1.5mm~3.0mm为宜。但是在工作中还是经常看见过厚或过薄的案卷。例如某工程桩基施工记录，一共600多页，一般来说应该组成两个案卷比较合适，但是有的工程档案管理人员却因其内容相同就呆板地组成了同一个案卷，这样必然过厚，影响日后的提供利用工作（如复印）。有的则是过薄，一些小型、简单的工程如通用厂房，其给排水、电气工程的竣工图数量不多，各自单独组卷太过单薄，这时完全可以两专业合组一卷，在案卷题名中注明“⋯⋯给排水、电气工程竣工图”即可。
2.3卷内文件页码漏编现象时有发生
（1）有时因为页面规格不一，而编页码时一般尚未去钉，号码又是编在左、右下角，那些夹在中间、幅面偏小的页面经常会被不够细心的档案整理人员漏了编号。所以，编号之前应该去掉起局部固定作用的金属物，向右向下两个方向碰齐，然后着手编号。（2）另一种情况是因为粗心或者不熟悉专业知识、不了解内容而漏掉对背面的编号。
2.4案卷题名不够准确
案卷题名是一个案卷的具体名字，它为查找利用提供线索，也是编制各种检索工具的基础。《建设工程文件归档整理规范》第5.3.4条规定：“案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。”案卷题名不准确直接影响查准率、查全率，也就是影响档案的提供利用工作。常见问题有：（1）卷内文件内容体现笼统不清。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆如：“⋯⋯土建工程施工文字材料2/14”，该卷正确的案卷题名应该是“⋯⋯大唐八〇三发电厂‘上大压小’热电联产扩建工程主厂房地基验槽、试桩、桩基施工等地基处理记录。”（2）工程名称不准确。如“混凝土抗压强度试验报告”，正确的题名应该是“大唐八〇三发电厂‘上大压小’热电联产扩建工程主厂房混凝土抗压强度试验报告。”
3提高建设工程档案案卷质量的根本办法
3.1建立健全档案管理制度，明确责任分工
为使档案人员在档案资料督促、收集过程中有章可循、有法可依，根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《电力工程达标投产管理办法（2012）版》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等文件，结合我公司实际情况，工程部档案室制定下发了《甘肃大唐八〇三热力发电有限公司工程档案管理办法》，同时将档案管理岗位职责、档案移交、借阅、设备开箱、管理标准等10个制度上墙、在全公司和工程建设中贯彻执行。建立全厂档案管理网络体系及工程档案管理网络体系，实行档案分级管理，并制定岗位责任制，明确职责分工。
3.2统一管理，有效监督
由于参建单位来自不同的行业，各自有自己的档案管理模式。为了统一管理，统一标准，在工程建设初期，对整个工程档案工作进行通盘考虑，召开由各参建单位参加的工程资料会议，从思想上进行宣贯，从制度上进行约束，从行动上进行检查，并形成会议纪要下发至施工单位。我公司档案人员多次组织监理部深入各参建单位检查工程过程资料，组织参建单位档案管理人员参加基建档案工作会议，采取现场指导、实例观摩、书面答疑、面对面讲解等不同形式的指导、培训方式，对工作过程中发生的不规范档案资料，以联合通知单的形式要求施工单位进行整改，为工程档案移交工作打下了坚实基础。在工程后期，联合监理部总监多次召开参建单位对竣工资料、图纸组卷工作专题会，并由档案组长对施工单位的工程技术和资料人员进行归档范围、归档内容、组卷方法等培训指导。
3.3领导负责，配备专职档案管理人员
为使整套工程档案在建设全过程都处在受控状态中，工程档案做到“四列入”、“四参加”。“四列入”即档案工作列入建设单位分管领导的岗位责任制，列入建设单位工程管理程序，列入参建单位的工作程序，列入分管领导的职责；在工程建设初期就明确工程档案管理由项目公司副总经理主管、工程设备部副主任具体负责，配有经验丰富的专职档案管理人员2名，档案管理员4人，满足了工程档案管理需要；“四参加”即建设单位档案人员参加单位承包合同的谈判，参加工程建设各个专业验收活动，参加单位和整套工程竣工验收，参加精品工程创建活动。
3.4上级领导对工程期间过程文件现场培训
为了提高本公司档案管理业务水平，2017年3月由甘肃公司总经部副主任王发晗带队，主任助理姚冰（档案主管）一行13人在施工现场举办档案业务知识培训班，培训采取理论知识学习和实践操作相结合的方式，培训主要包括科技档案的归档、归档文件整理的方法与步骤等知识，实践操作主要对各基层单位人员进行档案的整理和收集的培训。通过为期两天的现场指导和培训，使档案管理人员对工程档案业务知识有了全新的认识和提高，掌握了档案规范化整理技能。
结语
综上所述，提高竣工档案的案卷质量，是每个档案工作者义不容辞的责任，
本工程的档案管理从工程开始就要求项目工程所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按照档案管理的要求，由文件形成单位整理，建设单位和监理单位进行指导和监督。
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[3]欧阳剑.刍议建筑安装工程档案信息化管理现状与优化控制[J].
中国管理信息化，2017（5）.
论文作者:靳京雯
论文发表刊物:《基层建设》2018年第6期
论文发表时间:2018/5/23
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