摘要：针对会议管理，我国从国家层面先后出台了三个非常重要的纲领性文件，对会议管理的标准化改革进行了战略性的指导，而标准化会议管理是在会议进行的过程中按照会议管理标准进行会议制定、发布以及具体实施会议。在现代企业发展过程中会议管理发挥出了非常重要的作用。不断加强会议进行过程中各个环节的管理，实现会议管理与企业管理的双向精细化，这样才能有效提升企业管理水平，促进企业实现长足发展。
关键词：精益化管理；会议管理；标准化；管理机制
引言
目前，很多企业在具体实施会议管理的过程中不规范、不科学的问题，会议召开前没有进行充分准备，对会议目标也不够明确，这就会导致整体会议召开的质量受到严重影响，如果不能有效解决这种问题，就会对企业的经营决策以及长远发展造成严重影响。鉴于此，要针对会议管理中存在的问题进行不断完善，进一步强化会议管理，并通过建立完善的会议管理平台，通过精细化管理方式来效提升会议管理效率与管理质量，这样才能进一步提升相关部门决策的有效性。
1 现代会议管理应该坚持的原则
1.1 制定清晰书面议程，明确会议目标
在会议召开前，会议主持人必须要对会议的进度、会议的议程以及小组讨论的进度进行充分明确。针对会议管理工作，相关人员必须要制定出明确的会议书面议程，并严格的实施会议组织，对会议组织的各个步骤实施精益化管理，这样才能有效提升会议布局的合理性，并实现对会议整个过程的有效控制。有效控制，必须要针对会议各个阶段、会议关键步骤等进行明确详细的设计，而且还必须要通过书面形式体现出来，与此同时，还要针对会议过程中可能出现的问题进行反复演练，这样才能有效保证会议的顺利开展，要针对会议中各个细小的环节进行精细的规划，将小细节出现错误的几率降到最低，这样才能从大环节的层面促进会已达到预期效果。针对会议过程中需要讨论的问题进行全面把握，充分保证会议的各项议题在会议开展的各个环节中充分发挥出作用，要是能要是能保证整个会议全过程都围绕主题来进行扩展。
在会议开展前，就必须要对会议组织的目标、需要解决的问题、会议的管理优势、会议的最终效果进行明确规划。这样才能开展过程中通过各方讨论并发表意见来使问题得到有效解决，并针对会议各个进展阶段充分发挥出会议管理的职责，会议的价值真正体现出来，促进会议目标最终实现。
1.2 把握会议议程重点，对会议决策进行清晰总结
现代会议管理对主持人提出了更高的要求。主持人在会议进行过程中必须要对每一项关键议程进行总结归纳，这样才能将会议的重点体现出来，而且，还要在会议开展的各个环节中。通过有效串联让与会人员对整体会议的重点以及会议各个阶段的侧重点进行充分了解，这样才能让整个会议框架清晰的反映在与会人员脑海中。
主持人要对会议开展过程中每一个议程进行精细划分，有效组织小组讨论，让小组决策能够实现对具体问题的解决，主持人必须要对不同小组的讨论进程进行详细了解，这样才能充分保证在会议陈述阶段若将各个小组的最终决策信息表达出来。会议结束后，必须要对整个会议讨论的重点、会议决策以及具体落实情况以及具体落实情况，通过在会议中发现的好的示范给予适当奖励表扬，并对没有认真完成会议任务的相关人员给予适当惩罚和批评。这样才能让每一个与会人员明确职责所在，让会议精神得到充分发扬。
2 模板化会议管理，提升会议效率
针对大型会议进行管理的过程中，首先必须要制定出关于年度会议、年中会议等大型会议开展过程中需要的材料模板，这就需要将会议开展方案、会议工作分工、会议材料准备分工、会议材料核稿要求等各个环节进行进一步明确。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆要充分保证会议方案以及相关的任务分工做到精细化、固定化、信息化，有效提升实际操作性，要充分保证相关工作都存在漏洞，这样也能有效降低会议准备工作量；会议工作流程设置必须要充分结合会议开展的进度，不断提升对会议过程的控制；在会议召开前，要对历年来大型会议开展情景进行充分模拟，并通过角色拟定才发现会议中可能存在着错误。通常情况下在大型会议结束或者5个工作日内必须要针对大型会议全过程召开点评会议。
针对日常例会进行管理的过程中，首先必须要对月度例会、周例会、生产会等具体管理流程、相应的发言模板、汇报模板进行进一步明确[1]。这样才能充分保证日常例会在开展质量多开展效率，才能让日常例会开展的重点凸显出来。
3 精简会议数量，提升会议质量
3.1 严格控制会议文件管理
通常情况下，会议文件都是在实际工作基础上进行的有针对性、思维性较强的总结性文件，因此，必须要注重会议文件实际的可操作性，对整个会议文件的篇幅进行严格控制。在会议召开前，相关的承办部门必须要对会议进行精细筹备，针对会议上需要发布的指导性材料不过反复研讨、论证，并且还要进行不断精简，要充分保证相关材料能够结合实际情况。
3.2 会议计划管理
广泛推广年度会议计划管理模式，让各个参会部门提前将下一年度会议计划表上报到办公室进行汇总。会议召开要本着高效、节约的目的，能够通过电话解决的问题就绝不在专门召开具体会议，能通过碰头会解决的问题坚决避免召开专项会议，而且要加强对相关会议的合并召开[2]。
3.3 优化会议议程
在会议召开前，必须要针对每一项议题严格的制定时间限制，必须要保证在会议召开过程中各项议题都不出现超时现象；与此同时，还要针对每一项议题留出足够的时间，这样才能充分保证每一项重要议题都能得到充分讨论，这样才能让会议达到预期目标。针对部分重要会议可以适当设置专门的讨论环节，这样才能充分调动与会人员的参会积极性。
3.4 严格控制会议费用
在目前全国都在提倡勤俭节约的情势下，会议的召开必须要转变传统会风，积极响应勤俭节约，坚决杜绝在会议召开过程中出现奢侈浪费现象。针对会议费用进行严格的控制，不断强化对各项预算在具体执行过程中的刚性。这样能够通过多媒体进行展示的会议内容，就尽量减少会议材料印发数量，在没有特殊要求的情况下，坚决杜绝使用彩色封面要制作会议材料。
3.5 强化会议监督
在会议管理过程中，为了进一步强化会议监督，可以将会议管理与党风廉政建设考核进行挂钩。通过相关财务部门来对会议的经费进行合理管理和严格控制；通过各个专业部门能有效提升会议的专业性；通过办公室来对会议的相关要求相关要求，对会议的各项组织流程进行具体落实，并对会议的整个召开过程主负全部责任。此外，还要进一步加强对会风会纪的监督考核，对于会议召开过程中不遵守会议纪律的个人给予严厉通报批评。
4 结束语
标准化的会议管理对会议开展过程中的各项书面议程都进行了清晰的制定，并针对会议的相关流程以及组织步骤进行了精益化管理，从而使得整个会议布局得到有效控制。通过精益化、标准化会议管理能够促进会议工作机制的持续改善，从而使着会议管理成为了提升基层组织精细化管理、标准化管理水平提升的有效手段。
参考文献：
[1]王姗.基于“缺点预防”的会议标准化模式的探索与实践[A]..中国烟草学会2016年度优秀论文汇编——烟草经济与管理主题[C].：，2016：10.
[2]邱海波.浅谈标准化+互联网+信息化的《会议管理系统》标准规范的应用[A].中国标准化协会.标准化助力供给侧结构性改革与创新——第十三届中国标准化论坛论文集[C].中国标准化协会：，2016：4.
论文作者:杨泽,王暖,桓芝栋
论文发表刊物:《电力设备》2019年第3期
论文发表时间:2019/6/3
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