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摘要：当前档案的信息化管理逐渐完善，但是如何提高电子档案的信息化管理水平是当前档案管理的主要目标，本文首先针对电子档案的概念进行详细论述，其次就完善电子档案信息资源开发利用做了简单叙述，最后针对当前电子档案管理存在的问题做了对策分析，仅供参考。
关键词：电子档案；科学管理；问题；对策
一、电子档案的概述
电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。
1.对档案进行信息化的管理就是指基于数字化的基础上，对各类文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源的形式。电子资源的最大优势就是能最大限度的节省空间，提高管理工作的效率和准确性，而且在查询和整理环节，也提供了巨大的便捷。
2.档案信息化管理的一大特性就是网络化。随着网络化的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化的基础上进行档案的管理，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能最大限度的节省相关的人力物力，对于档案完整性的保持上，网络化的运作也体现出最大的优势。
3.对档案进行管理，最终的目的是对档案的信息进行利用。采用信息化管理的模式不仅能够提高管理的效率同时也能提高对于档案信息的使用效率。不仅能够将管理者从繁琐的管理工作中解放出来，还能促进整个社会的档案意识的形成。
二、完善电子档案信息资源开发利用
1.使用权限的审核
首先，要根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。在利用中，由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围，并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及使月未经授权的功能，应能拒绝响应并给予告警提示。其次，在电子档案存储载体的使用上，要根据电子档案内容的密级和开放程度，来确定其使用控制程度，在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。
2.利用中的安全措施
一是采用的利用方式应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式。二是依据电子档案内容的密级层次进行有效的管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝酌制作，必须在有效监控下进行。三是采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据。五是系统应有较强容错能力，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。
3.拷贝的提供与回收
提供电子档案拷贝是一种主要的利用方式，但必然带来利用时间与利用地点的分散，如果管理不好，将会造成档案信息无原则的散失。因而，必须采取有效的措施和方法，对其进行严格管理。应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝的制作。原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝，并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。
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三、当前电子档案信息化建设面临的问题
1.资金投入大筹集难。资金已然成了档案信息化建设的瓶颈。搞信息化，需要购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备等，还要进行信息安全防护，这些都需要较大的经费投入。同时，由于电子产品更新换代快，生命周期短，其后续维修、更换、升级费用也可想而知。
2.建设任务繁重工作见效难。在档案信息化进程中，一要对现存馆藏档案资源进行数据化处理，通过扫描缩微等手段，将馆藏文书、图纸、照片、音像等转换成电子文件；二要利用文档处理软件，按照标准要求对数据库进行规范整理，便于检索利用；三采取电磁屏蔽，内外网物理隔离、数据备份，数据加密，设置防火墙等多种防护措施，确保信息安全，防止信息丢失失密。
3.队伍建设要求高适用人才难求。受传统用人体制的制约，当前的档案管理人员的信息技术知识水平普遍偏低，操作技能较为匮乏。同时，在档案管理人才配置方面缺乏合理性，极度缺乏系统开发、信息导航、程序维护等方面的人才，这就严重限制了档案信息化建设进程的推进。
四、完善电子档案信息化管理对策
1.档案信息化管理有别于传统的档案管理方式与方法，因此，档案管理部门要结合自身的实际情况，建立一套新的并适合档案信息化管理的规章制度，如档案工作制度、档案信息的管理规范、档案信息安全保密制度以及机房管理制度等，使档案信息化管理有制度的保障，实现档案信息化管理的规范化与标准化。树立安全保密意识，档案信息化建设中一个重要的问题即是安全问题。电子档案信息是通过数据的形式储存在数据库中的档案信息，若出现安全问题，就可能造成大量的数据损坏。因此，在档案信息化建设过程中，要加强安全防范意识，注意保存档案数据的储存盘，正确操作计算机，并采取有力的措施防止黑客与病毒的入侵。
2.档案信息化管理的优势之一就是提高档案资源的有效利用率。但在资源的使用这一环节需要注意以下问题：（1）软硬件设施的统一配备。相关软件硬件设施的完善，是档案信息化管理建设正常进行的基础保障，它会直接决定着档案资源入库后一系列工作的正常开展，因此对于软件硬件设施的统一配备也是建设开始之前必不可少的准备工作，它不仅有利于提高信息资源的使用率，对于一些网络技术的支持上，同样也发挥着重要的作用。（2）规范相关的管理机制。相较于传统的档案管理，档案的信息化管理建设过程中，同样应该完善相关的管理机制，无规矩不成方圆，不管是对于档案管理层的制约还是档案资源使用者的规范都有着极为重大的意义。（3）资源的准确性。（4）档案资源信息化系统建设之前仍需要一部分人力劳动，而人力劳动难免出现疏忽，因此，在信息的录入过程中，相关的监督人员应履行相应的职责，避免资源遗漏现象的出现。
3.加强对现有的档案管理人员的培训。因此，在档案信息化建设的过程中，要注重保障现有档案工作人员的权益，并采取有效的方式，激发他们的积极性。加强对现有档案工作人员信息知识的教育，训练他们的实际操作技能。引进高素质的信息化技术人才。在档案信息化建设过程中，系统的开发、软件的维护等都需要高素质的信息专业人才作保障。因此，档案管理部门有必要引进软件开发与管理方面的专业技术人才。
五、结束语
电子信息档案优于传统的纸质媒介，但其自身也存在着一些风险，而且这种风险是客观存在和不确定的，还有可能造成很大的风险，因此增强警觉意识，做好风险的防范工作，这样才能提高电子信息档案的管理水平，有效规避风险，最大程度地减少风险造成的损失。档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。
参考文献：
[1]修敏.浅谈电子档案管理理论方法[J].黑龙江科技信息.2011年18期
[2]汪锦莹.关于做好企业档案管理工作的思考[J].经济师，2009(06).
[3]林艳凤.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].山东大学.2012，10（6）：18.
论文作者:李志能
论文发表刊物:《基层建设》2016年17期
论文发表时间:2016/11/16
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