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关于文件的初始价值，学术界还没有进行过相关的研究，只是在为数很少的论著中偶尔从名词概念的角度提到这个问题，并且往往将其与现行价值混为一谈。① 仿佛是说，文件的价值链由现行价值起始，在现行价值之前，文件不存在一种真正意义上的初始价值。对此，本人有一些不同的看法。
一、从文件运动阶段看文件的初始价值
文件生命周期理论告诉我们，文件从形成到销毁或永久保存，是一个完整的生命过程，这一过程依文件价值形态的变化，可以划分为若干运动阶段。这就是说，文件的运动呈现阶段性变化，而引起这种变化的根本原因，就在于文件价值形态的变化；文件运动阶段与文件的价值形态，存在某种对应关系，文件运动被划分为几个阶段，通常就应该有某几种相应的价值形态作为基础与支撑。关于文件运动阶段，尽管国内外有众多不尽相同的说法，但随着文件生命周期研究的深化，目前更多的学者趋向于将文件运动划分为四个阶段，即在文件正式形成发挥现行作用之前，增加了一个“文件形成阶段”。他们的代表人物，在国外有美国的詹姆斯·B·罗兹、阿根廷的曼努埃尔·巴斯克斯教授等；在国内有档案界著名的专家学者陈兆祦教授和何嘉荪教授等。
罗兹曾担任美国档案与文件局局长，他在1983年为联合国教科文组织和国际档案理事会的“文件与档案管理规划”提交了“档案与文件管理在国家信息系统中的作用”的调研报告。在这个报告中，他从管理流程的角度将文件生命周期划分为四个阶段，即：1.文件的形成阶段；2.文件的利用与维护阶段；3.文件的鉴定与选择阶段；4.档案管理阶段。巴斯克斯教授是公认的对文件生命周期理论有系统深入研究的档案专家，20世纪80年代，先后出版了《文件的选择》、《文件生命周期研究》等论著。他对文件阶段的划分是这样的：1.文件的办理形成阶段；2.文件的现行阶段；3.文件的安全保存阶段；4.文件的历史阶段。陈兆祦教授是我国较早研究文件生命周期问题的档案专家，他结合我国档案工作的实际，将文件运动分为四个阶段，其说法与结论几乎和巴斯克斯教授的四阶段划分法相一致。② 何嘉荪教授和他的弟子傅荣校先生致力于文件运动规律的研究，梳理与比较了国内外关于文件运动阶段划分的诸多流派与种种方法之后，认为“巴斯克斯和我国的陈兆祦四阶段划分法较为科学合理”。③ 他们也遵循四阶段的思路，把文件运动划分为：设计制作形成阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段、永久保存或历史阶段。考察几位代表人物对文件运动阶段的划分，除有关的描述有些不尽相同之外，其他方面并没有大的区分。和以往其他划分法比较，四分法注重与强调文件从开始制作办理到正式形成赋予其法定效用的这一运动过程的阶段性，并且将其作为整个文件生命周期的第一个运动阶段。
如果文件运动可以依此划分为上述四个阶段的话，那么，依据文件生命周期理论，我们就可以得出以下几点结论：第一，在整个文件生命周期里，文件通常会呈现出与其运动阶段相应的四种价值形态；第二，如果文件的现行价值决定文件运动的第二进程——文件的现行阶段，那么则表明文件在现行价值之前，还客观存在着另一种价值形态。由于这种价值形态，它所支撑与对应的是文件生命周期的第一个运动阶段——文件形成阶段，所以，我们姑且将其称之为文件的初始价值。第三，文件的初始价值作为一种相对独立的客观存在，它并不等同文件的现行价值。
二、文件初始价值及其特点
既然文件具有一种与现行价值不同的初始价值，那么我们如何去看待这种价值呢？根据主客体价值关系的原理，我们认为所谓初始价值，就是文件在其生命周期的第一个运动阶段——文件形成阶段，所表现出的对其形成者的有用性，是形成者主体在文件生命的这个特定的运动阶段，对文件客体及其自身属性的一种肯定关系。立足于这样的视角，我们进一步说文件的初始价值具有如下一些基本的特征。
首先，处在这一运动阶段的文件对其形成者的有用性，不是基于文件信息内容本身的效力与执行，而更主要在于它是机关职能运行的基本方式。我们知道，每一个机关都有其相应的职能，为了实现自己的职能，它们需综合运用多种方式进行相关事物的处理。而制作形成文件，却是其中最为重要的不可或缺的一种方式。所以，文件及其形成，始终与形成者的管理及其职能活动相依相伴，构成了整个管理与职能活动的有机组成部分。在文件的制作形成过程中，形成者将自己的思想意图通过文件的形式物化，期待着它对外部现实发生影响力。然而，由于此时文件没有进入现行阶段，基于信息内容的这种影响力，还处在锁定与静止状态，尚发挥不出命令、指挥、控制与传递信息的效能。正是伴随着文件的这样一个形成过程，形成者的业务活动得到了有效的开展，其职能需要得到了满足。因此，我们说这一阶段的文件，对其形成者而言，它所表现出的主要是一种职能方式意义。因而从这个意义上来说，所谓文件的初始价值，就是文件满足形成者职能运行需要的一种方式价值。
其次，初始价值在文件价值链中，不仅是文件最先呈现出的一种价值形态，而且它还是文件价值中的最为基础的价值。文件尽管是机关职能与管理不可缺少的方式，但是机关在具体的管理与职能活动中，选择与形成文件绝不是随心所欲，必须遵循自身职能的内在规定性与需要。这就是说，文件的选择与形成，首要前提是形成者职能业务的自我需要。正如马克思恩格斯他们所说的那样：“凡是有某种关系存在的地方，这种关系都是为我而存在的。”④ 文件形成者与文件这对主客体关系也是如此。所以作为客体的文件，首先只能是满足形成者主体特定的职能业务的自我需要，体现出对形成者主体的初始价值。否则，文件及其形成就失去了基础与意义，文件本身也就不是真正意义上的文件了。我们可以试想，高等学校制定的不是教学计划而是城市交通道路管理规范，这是怎样的不可思议的一种情形。因而文件只有对其形成者具有初始价值，才可以具有基于信息内容的现行价值，才可能延伸出其他的价值。正因为如此，我们说初始价值是文件价值中的第一顺序价值，是文件价值中的最为基础的价值。尽管初始价值对文件的其它价值并不具有完全的决定意义，但是不具备初始价值的文件，通常也就无所谓价值不价值了。
最后，文件初始价值的指向，不仅成单一状态，而且是一种相对固定的结构。文件在形成制作阶段，尽管到了最后被签署，具有了法定的效力与现实使命，但是处在这一运动阶段的文件尚未传递，其现行期尚未开始，还为形成者掌控与专有，其通常与形成者之外的主体不发生关联。因此它的所谓有用性，只能是单向的，只能是针对其形成者主体本身，从而呈现出单一的固定的一种结构状态。
三、文件初始价值与现行价值的主要区别
关于文件的现行价值，严格说来我国传统的文件与档案管理的研究中，并不存在这样的命题，文件管理在论及这样的问题时，通常使用现行效用这样的表述。只是随着文件生命周期理论的引进与研究，现行价值这个命题才更多地受到关注。一般来说，所谓文件的现行价值，实际就是文件在现实执行过程中所表现出的对特定主体的有用性。这种有用性因文件及其内容的不同，又可以具体表现为某种约束力、执行力或其它影响力。基于形成者职能与业务需要的每一份文件，均被赋予特定的现实使命，他们一旦正式生效，就直接介入人类社会的现实生活，开始“用作指挥、命令、批准、允许和传递信息的工具，或从一般意义上说为完成其内容规定的任务或其为之而形成的目标而发挥作用”，⑤ 受文者须以此为依据，进行相关事务的处理。这就是文件的现行性与现行价值的实质所在。通常情况下，只要文件还处在任务或直接目标的实现过程中，而不论其其他的状态如何，也不论其在哪里保管，它的这种特定使命与现行性就没有结束，就具有现行价值。
由此我们就不难看出，文件的初始价值与现行价值不能混为一谈，它们是两种不同的价值，它们的基本区别主要在于：
第一，价值的主体不同。初始价值作为文件形成者主体对文件客体的一种选择与肯定关系，其主体只能是文件的形成者。而现行价值，它所表现的是文件客体及其自身属性对受文者主体的一种满足，它的主体只能是文件的受文者。受文者主体包括文件的原始接收者，广义上也包括其现行性所针对的单位与社会群体。由于文件这一事物本身的复杂性，有些文件如法规等，其形成者或许也要受其相应的约束。此时，法规的现行价值的主体，广义上也就将其形成者包含在内。这就是说，在某些情况下，初始价值的主体与现行价值的主体具有某种同一性。
第二，价值的基础不同。现行价值它是以文件的现行属性对主体及其需要的满足为基础的，所以与现行价值相对应的均是现行文件，他们始终处在生效与执行的状态及过程之中。而处在制作形成阶段的文件，由于还没有进入到现实执行状态，不能视作现行性文件，或者说还只是一种准现行文件。因而初始价值不是以现行属性而是准现行属性为基础的一种文件价值。文件的这种准现行属性，一方面是文件作为一种职能方式，经过其形成的过程，已经满足了形成者的职能业务需要；另一方面，与此同时形成者通过文件将自己的思想意图作出表达，期待着它对外部现实发生影响力，进而达成传递信息、指挥控制人流物流的功效。
第三，价值的空间时间范围不同。文件价值通常都具有时空性，都从属于一定的时空范围。从空间范围来看，具体的文件不同，其现行价值的空间范围也不相同，或者作用于全国与整个社会，或者是一个地区、某个系统、某个特定的单位等等。而初始价值因为基于准现行属性的缘故，其空间范围通常只局限在形成者主体内部。从时间范围来说，作为初始价值，它是文件在制作形成阶段对文件形成者主体及其需要的满足，所以初始价值在时间上只能从属于这个特定的阶段。现行价值的情形与此完全不同。从大的方面来说，现行价值通常运行在文件运动的现行阶段。从具体的文件来说，其现行价值的时间范围并不一致。这与文件本身的有效期，也就是所谓的现行期直接相关。文件现行期的时间起点，根据文件本身相关的标识和相关规则，可以说通常能够现时确定。其时间终点，则因具体的文件不同，或者文件环境等多种因素影响，有些能够现时确定，有些却无法现时确定。因而，总体上文件现行价值的具体时间范围是处于一种确定与不确定之间的状态。
总之，文件的初始价值与现行价值是两种不同的价值形态。一份文件的形成，始终有两个基本点，那就是，它首先必须满足形成者业务职能的自我需要，在此基础上，同时用作指挥控制人流物流和传递信息的工具，发挥其特有的现实使命。前者就表现为文件的初始价值，后者就是现行价值。
注释：
①徐二荣：《论文件运动进程中的价值演变》，载《中国科技信息》2005年第15期。
②陈兆祦：《再论档案的定义——兼论文件的定义和运动周期问题》，载《档案学通讯》1987年第2期。
③何嘉荪、傅荣校：《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》，中国档案出版社1999年版，第83页。
④马克思、恩格斯：《费尔巴哈》，《马克思恩格斯选集》第1卷，人民出版社1972年版，第35页。
⑤(阿根廷)曼努埃尔·巴斯克斯：《现行——半现行——非现行概念的滥用》，载《浙江档案》1999年第7期。
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