档案载体的变革对档案管理工作的影响，本文主要内容关键词为：档案论文,载体论文,管理工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案是人类历史发展的见证，从产生那天起，就与记录手段及记录载体紧密相连。档案经历了甲骨金石、竹简木牍、缣帛卷帙、纸墨文书，乃至胶片、照片、软盘、光盘、硬盘和磁带等电子载体，并表现出文字、图表、声像缩微、机读以及其它零散的材料形式。无论是记录符号还是制作方式，都是随着科技进步的日新月异而不断更新，档案类型结构也由简单到复杂，由组合到分化，又由分化到组合，形成当代多种载体形态档案共同发展的明显特点，对传统的档案管理观念、门类结构、服务方式等产生了巨大影响。
一、档案载体变革是随科学进步而发展的。
档案载体的发展作为档案事业的基本特征，往往是由科技进步所引起。在档案发展史上，缣帛直接来源于中国古代发达的丝织技术；纸张的发明更是建立在中国古代领先于世界的科学技术之上，造纸术的发明并用于档案的记录，是档案载体划时代的变革。同样，由于声、光、电、磁等现代技术与化学塑料新材料的广泛应用，出现了非纸化的新型档案载体如缩微胶片、磁性材料、光盘等。可见，档案载体产生越是复杂越是需要现代化管理手段，越是依赖于科学技术的支持。
二、档案载体变革促使馆（室）藏结构多元化。
多年来，人们对档案工作的评价，从一定意义上说首先取决于档案藏量的多少和质量高低。特别是档案馆馆藏越丰富，越珍贵，年代越久远，就能受到社会的重视，有人把档案馆比作“历史科学的粮仓”。而长期以来这“粮仓”收藏的对象是以文字、图表等为主的纸质档案，结构较为单一。随着以市场机制为动力，以现代信息技术发展手段的知识经济时代的来临，各种新型载体的档案信息不断涌现。胶片、磁带、磁盘、光盘及网上电子文件的出现，使档案馆（室）收藏日益丰富、档案信息内容不断扩大，由单一向多元化结构发展，并为开发利用档案信息资源奠定了基础。
三、档案载体变革拓展了收集工作。
档案收集工作的指导思想长期以来主要强调的是丰富馆藏，保持档案的完整性。注重的是数量和质量，弱化了各门类和结构的多元化。然而面对二十一世纪的到来，在办公自动化成为现实的今天，知识化、现代化程度越来越高。科技的进步带来新型档案信息载体的出现，拓展了收集工作的观念，为“丰富馆藏、完整精炼”这一收集工作的指导思想注入了新的含义，即“门类齐全，优化结构”，然而，由于历史的原因和对档案馆（室）性质、任务和职能的片面认识，致使多数档案馆（室）仅仅局限于为政治斗争服务，而忽视了经济建设、科学研究和其它各项工作的需要，收集档案的范围只局限于党政群团领导机关，忽略所属单位；只注意收集文书档案，而忽略科技档案，只注意纸质档案的收集而忽视声像档案的收集等等。所有这些造成了目前档案馆（室）藏内容单一，种类不全的局面。这种局面与当今科学技术突飞猛进、知识经济已见端倪的大环境是很不相适应的。因此，拓展收集工作的指导思想，在收集方面进行调整势在必行。首先在接收范围上要扩大门类，收集除文书、科技档案以外，还应重视专门档案、多种载体档案、人物档案等各种门类档案的收集。其次，在接收档案的载体上，档案人员思想观念应跟上时代潮流，应意识到，虽然纸张仍是目前制成档案材料的主体，仍是档案馆（室）档案的主要来源。但是，随着社会的发展，用胶片、磁带、磁盘、光盘及网上电子文件作为档案的制成材料必将逐步增多。档案载体由单一品种向多样化过渡，由孤本原件向声像并茂的缩微、复制方向过渡是大势所趋。在收集工作上，我们的视野应当扩大到这一极其重要的档案来源上。丰富馆藏、优化结构，切不可忽略从载体上收集档案的重要途径。
同时，还要清楚地认识到，丰富馆藏并非简单的多多益善，我们不仅要求档案数量的丰富，而且要求质量的优良。不必有文必档，应取其最具利用价值的文件材料归档，防止鱼目混珠、良莠不分。档案馆（室）要注意收集社会信息，特别是增加对科技信息的吸纳能力，增加馆藏档案的科技含量，使档案工作与经济工作接轨。总之，拓宽了收集的视野，重视了收集工作这一重要环节，就一定能达到丰富馆藏，门类齐全，优化结构，完整精炼的目标。
四、档案载体的变革对档案保管的冲击。
档案是一种社会现象，就其制成材料来说，它又以一定的物质形式而存在。同时，档案的原始记录性质，赋予档案重要的价值，使档案成为国家的宝贵财富。然而档案的寿命是有限的。档案寿命的长短与档案存贮环境与保护条件有极为密切的关系。我国传统的档案保管的基本物质条件，就是拥有一间库房和档案架（箱、柜），再配置温湿度计、防虫剂、除湿机、复印机、消防器材等设备。然而，面对知识经济的时代，社会信息量的爆炸式增长，应运而生的各种新型的档案信息载体，传统的保管方式远远落后于时代，无法安全有效的维护和延长档案的寿命。因为新型档案信息载体的保管条件跟纸质档案相比有特别的要求。新型档案载体的物理化学性质很不稳定，对温湿度、尘埃、有害气体、光线、磁场、机械磨损和震动等非常敏感，稍有不慎就可能导致载体材料出现变形、断裂、伸缩、折痕、生霉、粘连、退磁和磁粉脱落等，从而影响档案信息的安全。改变新型档案载体对现有保管条件的挑战的现状是当务之急。首先，要迎接挑战，应该给档案工作正确定位，树立强烈的历史责任感，解放思想转变观念，加大经费的投入，用于改善库房的保管条件，添置先进的设备，引进先进技术；其次，加强现代化管理技术的运用，增强技术含量；再次，更新档案队伍人员的结构，培养具有创新能力的现代化档案专业人才，以提高档案人员的综合素质。
五、档案载体的变革丰富了利用服务方式。
当代社会经济的巨大发展与科学技术进步息息相关，档案利用的方式也融入在时代的步伐当中。除原有的档案阅览服务、外借服务、展览与陈列服务外，面对新型档案信息载体变革，必然出现新的服务方式。如：纸质文件向电子文件的转化，档案信息通过计算机网络进行远距离传递，人们可接受网上查询服务；空间位置的传送技术与地面上的光学纤维技术也使人们能方便利用高速数字通信线路。与此同时，电算系统或电缆、电视两者的结合将使数字通信深入到千家万户，档案馆（室）将会变成一个数据库。
显然，新型档案信息载体已向以往的载体提出了挑战，但这决非意味着以往的档案载体的主体——纸质档案使命的结束。考察人类社会实践，我们很清楚，纸质档案仍是记录与传送信息的最重要的途径。视听、机读、缩微档案等，终究不能取代纸质档案的作用或功能。我们的服务方式应面对多种门类档案的原始凭证功能、记录与传送信息功能更替运用与协调。我们档案人员也应掌握现代化技术和专业的检索知识，否则就不能胜任工作。
结束语
档案信息载体的变革是一个逐步过渡的渐进过程，各种档案信息载体将会长期并存。新型的档案信息载体形态的产生，给档案管理工作带来了前所未有的挑战和机遇。在挑战和机遇并存的网络信息时代下，档案馆（室）应当依靠自身丰富的档案信息资源和专业人才，建立有特色的高质量的档案信息数据库及多种面向社会的应用数据库。只有这样才能在网络信息社会，充分发挥各类型档案信息资源的作用。档案部门要重新审视自己，创造条件使档案工作在激烈的信息社会竞争中立于不败之地。