王玉玲
青州市学生资助管理中心 山东 潍坊 262500
【摘要】学生资助项目是国家为了扶助有关贫困学生，扶持教育发展的重要举措，是推动实现教育公平的重要途径。学生在进行资助项目的资格认定和申请时，学生资助管理部门需要对其档案资料进行详细的审核。然而，目前，在学生资助项目方面的档案管理工作还存在许多不足，存在改进的空间，本文立足于其管理现状，提出了有关的改进措施以供参考。
【关键词】学生资助项目；档案管理；教育公平
近年来，随着国家对教育工作的愈加重视，在贫困生资助方面的资金投入也是越来越大，许多学生在这些补助下重新获得了上学的机会，从而改变了人生。在学生进行资助项目申请和执行时，其档案资料成了重要的认定依据，为了让资助资金真正物尽其用，必须做好其中的档案资料管理工作。
一、学生资助项目档案管理存在的问题
（一）信息化建设滞后
档案的信息化建设任重道远，然而，现实情况是，许多工作人员往往既缺乏有关方面的管理意识，又对学生资助档案资料缺乏重视度，再加上没有形成相关的管理机制，又缺乏监管，导致学生的资助档案资料有时会陷入杂乱无序的状态，管理上缺乏统一标准，十分混乱，给学生资助管理工作带来了巨大的不便。
（二）整理方式不够规范
在实际工作过程中，由于资助项目的档案管理工作比较繁杂，需要处理数量众多的纸质和电子资料及证明材料，因此在整理方式上可能会存在不规范的现象。
（三）保管条件有待改善
由于档案管理工作的特殊性和档案保护的重要性，在工作中一般建议使用由特殊材质打造的档案盒，或者是专用于档案管理的保管用具，确保档案的安全与完整。
（四）档案真实性有待提高
由于操作上的许多不规范之处，导致学生资助档案资料的真实性受到了严重损害，可信度大大降低。申请资料的鱼龙混杂，这不仅给资助项目的审核带来困难，也会阻碍学生正当权益的获得。
（五）管理人员素质有待提高
在学生进行资助项目申请时，往往会直接接触到部分档案管理人员，因此，这部分人员的素质会直接影响工作进度和部门形象。在实际工作中，就存在部分管理人员专业素质和个人素质双双欠缺的情况。
（六）相关制度不完善
在进行档案管理工作时，部门往往缺少一套整齐划一的规范制度。例如，档案查阅调用需多个负责人签名，档案的真实性需充分认定。只有确立了有关制度，才能够保障档案信息的真实有效。
二、学生资助项目档案管理存在问题的改进策略
（一）加强信息化建设
无论是在项目申请之初，还是在资金发放的过程中，学生的资助档案管理都需要引起有关工作人员的高度重视。为了让以往的管理更加高效有序，需要从硬件设备和软性管理两个方面来开展工作，首先，要对现有的资助档案保管设施进行全面的更新、优化，在管理上可以多多借助电子化的管理设备，利用计算机来完成一些简单的核算和筛选工作，此外，还可以完成大量信息数据的处理。借助现代技术手段，有关工作人员不仅可以完成快速、准确的操作，还可以将电子档案也纳入整个档案体系，完成整个档案管理工作的现代化改进，方便学生的工作。
（二）规范管理方法
许多学校的档案管理工作人员对档案的重要性缺乏认识，对档案管理的特性也缺乏了解，在以往的管理方式上还存在许多漏洞。例如，随意地将印有学生关键信息的资料放在各个位置，在复制粘贴信息时发生错误，自主炮制签名导致学生资料可信度不高等等。这些明显不合乎规范的行为都不利于档案管理工作的专业化和规范化，必须予以坚决的抵制并及时改正。
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（三）改善保管条件
许多单位出于对管理成本和实际硬件设施情况的考量，有时会自动降低对档案的保管条件标准。但是，由于档案管理的特殊性，档案的保存必须符合特定的标准。例如，需要封存在特定的档案盒中，需要做到密封不透气，需要做到常温下的干燥通风。此外，在档案室的选址和建设上，尽量要选择朝向好的，通风性和干燥性俱佳的地理位置。只有满足了这些条件，档案的安全性和完整性才能得到保障，档案管理工作才能够得到进一步提升，档案的质量也能够得到保障。
（四）明确档案材料的真实性
档案材料的真实性是进行档案管理工作首要完成的目标，也是最重要的目标，真实性是档案的灵魂。因此，在实际工作当中，就需要处处留意，谨防伪造材料的事件出现。在接收申请材料时，需要对学生出示的材料进行仔细的核实。可以采取电话询问和实地考察的方式来对档案的真实性进行验证，同时，还要对学生的家庭情况，个人收入情况、消费情况、是否有兼职等情况进行大致的走访了解。只有这样，才能严守住档案管理的底线。对于学生出示的银行汇款单和家庭贫困证明等材料，档案管理人员可以联系有关银行和街道居委会部门进行详细了解。
除外部因素外，单位还需做好内部的档案安全建设工作，具体来说就是对档案的查阅进行严格规定，查阅档案需要有关领导的签名，并且需要在其他管理人员在场的情况下进行查阅，绝对不允许擅自更改等。只有在内外两股合力的共同作用下，只有时刻绷紧真实性这条弦，档案管理工作才能真正得到质的提升。
（五）提高管理人员素质
管理人员的素质也是影响档案管理工作的一大因素，具体来说又可以将这一素质划分为专业素质和个人素质。在专业素质上，某些档案管理人员对本身工作缺乏热情，对档案管理工作缺乏重视，对自身职业缺乏认可度，从而导致了其专业素质的日渐流失。随着时代的发展，档案管理工作必然也要与时俱进，不断更新，只有这样才能适应不断变化的社会环境。正因为某些工作人员因循守旧、不思进取，才导致了其专业素质的低下，严重阻碍了档案管理工作水平的提升，严重妨碍了学生合理权益的获得。因此，有关工作人员应注重自身专业能力的培养，定期参与有关培训，不断提升专业素质。除此之外，在个人的素质上也有待提升。一些档案管理人员往往会仗着自己的“管理人员”身份而怠慢受资助人员，对其的要求不理不睬，态度冷漠，这些行为都大大损害了学生资助管理部门在学生心中的形象，也不利于工作的开展。
（六）加强制度管理
档案管理工作的制度化是使其走向规范化的重要途径，因此必须予以高度重视。在以往的工作当中，常会出现缺少规范化操作而出现纰漏和失误的情况，究其原因还是缺乏有关的合理制度。为了保障档案管理工作走向正轨，必须加强制度建设。例如，在资助项目的申请阶段，申请材料的提交和审核必须经过领导签名；在资助项目完成后还需要有关负责人进行核实，只有建立起一套制度化的工作标准，才能够让档案管理走向规范化。此外，还要积极建立档案管理的监督机制，对其工作进行定期的考察评价。
总而言之，在学生的资助项目中，不仅是项目的申请和实施过程占据了重要的地位，档案管理工作也是十分重要的。只有做好了资助项目的档案管理工作，才能够让项目的真实性和可靠性有所依据，才能让国家的补助资金真正帮助学生们获得学习的机会。虽然工作上还存在许多问题，但是只要找出本质原因，就能寻求解决之道。
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论文作者:王玉玲
论文发表刊物:《成功》2019年第1期
论文发表时间:2019/6/14
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