试论图书情报档案一体化，本文主要内容关键词为：试论论文,情报论文,档案论文,图书论文,一体化论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1976年，联合国教科组织将原来的“图书馆组及书目、情报工作及科学名词委员会”改组为“情报工作，图书馆与档案部”；1974年，在巴黎召开“政府间国家文献、图书馆、档案馆基础结构规划会议”，提出了建立“国家情报系统”(NATLB)的计划及世界科技情报服务系统(UNISIST)大会。
1978年，中国科学院提出“图书情报一体化”概念，决定在全院实行“图书情报一体化”的体制。一时间，引起全国图书情报界广泛关注。这一理论的提出，是中国科学院图书情报系统为避免重复浪费，提高工作效率，便于统一领导、统一规划、互相协作，加强特定范围内的图书和情报工作。1985年“中国科学院图书馆”改名为“中国科学院文献情报中心”，在理论上广泛展开图书情报一体化的讨论，在实践中对图书情报一体化措施进行不断的检验与完善。
以唯物辩证法哲学观点，任何事物都是从简单到复杂，从低级到高级，不断变化、发展的。用变化发展的原理来分析图书情报档案产生和发展过程也是一个从低向高、从原始向现代发展的过程。“合久必分，分久必合”是纷繁复杂世界分离组合的原理。图书情报档案在历史长河中，经历了“一体”、“分流”的自然演变。而且，在未来的社会里，将会有更大范围、更高层次的变革，即开始新的一体化进程。
一、图书情报档案一体化的历史渊源
1、图书档案原始一体化
图书档案在古代源为一体。当时，人们为了生活和社会交往的需要，创造了“结绳”和“刻契”的记忆方法，以此交流思想，理事通情。“结绳”和“刻契”的记忆方法，在一定程度上记录和反映了人们的社会实践活动，显示出情报信息记录阶段的最初标志；也起到了备忘、凭证、参考等初步作用，是远古时期最原始的档案。
殷商时期我国中原地区的甲骨文，公元前四千年两河流域的楔形文字，以及古埃及公元前三千年左右的象形文字，记载下人类文明的最初痕迹。文字的出现象征着图书档案在时空上一次质的飞跃。由于当时人们对自然信息，社会信息的认识能力、接受能力以及加工处理能力低、文献信息的内容多为朝廷，皇室政事、国家军事及天文、气候、农事、宗教与迷信活动之类。在这种条件下，文献信息的生产数量极少，复本则更有限，因此，就其内容、性质和作用而言，当时的档案、文书、图书是难以区分的，人们统称它们为典籍。《尚书·多士》有“惟殷先人，有册有典”[1]。
其次，原始的图书档案机构也是以收藏利用为一体。因为收藏量很低，复本量很少。当时图书档案的收藏者也即是生产者，图书馆也是档案馆，档案馆与图书馆合二为一。在欧洲，古代的收藏、利用大多是在寺院里进行，抄写圣经和希腊、罗马的古籍。当时的神庙图书档案，在罗马出现了两种：贵族神庙图书档案和平民神庙图书档案。尼尼微图书档案馆是西亚古代档案馆中规模最大的一个，保管了条约、书信、命令、铭文、修建房屋、天文观测记录等内容。
2、图书情报档案的纵向发展
随着社会生产力的提高，造纸术的印刷术的发明、推广，使人们的交流技术有了迅速进步，也为信息的传递和保存提供了有利条件。随着生产关系的日趋复杂，各种国体、政体和其他政治、经济、文化、宗教等集团的产生、成熟；社会活动、国家事务、生产斗争、科学实验的频繁增多，文字记载事实数量加大，图书档案的存贮也增加。人们为了自己的需要，对图书档案产生了不同的需求。在这样的社会背景下，图书档案原始一体化结构发生了变化。
档案：公元前509年，古代罗马建立西方国家档案史上第一个正规的公务档案馆—一国库档案馆。我国“档案”一词出现于明末清初，杨宾《柳边纪略》卷三中记载：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也。”[2]
图书以档案为源，在档案基础上发展。《春秋》是利用鲁国档案文件汇编而成的编年史；班固利用兰台档案编成了《汉书》。《尚书》、《左传》、《礼记》、《国语》也来源于档案。事实证明，图书超越了档案的界限、范围和内容。它是可以出版的文献，在文献中是最古老的一种出版形式。“书籍是人们自觉地为了传播知识的目的而以文字写在具有一定形式的材料上的著作物。书籍起源于记录和档案，而记录和档案并非就是书籍。”[3]
情报，做为一种社会信息交流，情报活动自人类社会以来就存在。只是当时人们的情报意识还处于一种萌芽状态，人类为了生存而自发形成。例如狩猎时候，发现猎物踪迹，用语言呼喊同伴的语言情报信息。不过，做为一种职业情报工作的产生，它晚于图书，档案工作。近代社会科学技术发展到一定阶段，科研成果大量涌现，做为记录和报道科研成果、传播科学知识的文献数量急剧增加。在这种条件下，仅仅依靠档案、图书文献，人们是无法查寻最新信息的资料。因此，情报工作、情报机构在时代的召唤下孕育而生，适应了时代科学技术“高”、“新”、“尖”的特点，给科学研究人员提供了无以言明的帮助。1830年《德国药学总览》是世界上最早出现的科学情报刊物。1895年国际性第一个情报机构“国际文献联合会”是由“国际目录学会”改称的。情报工作在图书馆工作的基础上发展而来，从图书馆工作中借鉴了许多的工作理论和工作方法，它的信息源除了生产、生活中的直接信息外，主要来自于图书、档案的间接信息。
图书、情报、档案在原始一体化的基础上，随着社会的变革，逐渐分流各成体系，纵向发展为各自的学科领域，在系统内部完善自身，顺应社会潮流，努力使其研究工作向深层次进行。
二、图书、情报、档案发展的同归之路
第三次浪潮——信息革命冲击席卷了当今世界各个社会文明的角落。从狩猎时代的单一信息现象，人与人之间的语言交流过程，经过农业时代、工业时代依靠文字和印刷技术传播信息过程，深入到信息时代（即信息化社会）。信息化社会对于图书情报档案的要求与从前有什么不同呢？图书、情报、档案当前的发展条件能否满足信息社会的要求？
1、信息社会和高科技技术手段的需要
“在信息经济中价值的增加不是靠劳动而是靠知识”。随着信息化的过程，图书情报档案部门不再是简简单单的做为收集、存贮、传递、检索和分析研究文献的工作部门，而是在适应信息社会过程中，扮演着越来越重要的角色。科学技术研究，要求尽可能掌握古今中外有关这一课题的全部资料，弄清楚什么是前人已经做过成功或失败的经验，避免重复劳动少走弯路，什么是还没有做过的。在此基础上向前发展，从而以最小的代价，最快的速度取得最佳效益。因此，在信息化社会中图书情报档案一体化的全面自动化管理课程很自然地摆在人们面前。
现代化高科技技术的发展，在一定程度上对图书情报档案一体化起到推动作用：(1)新技术、新产品的出现，使其一体化建设在硬件上成为可能。(2)计算机的出现使图书馆、档案馆、情报机构横向发展，网络化系统的形成成为信息服务工作重要潮流。(3)对于人们传统的思想观念予以强烈的撞击，改变图书馆、档案馆作为收藏机构，工作人员仅仅是单纯管理员的旧观念。
例如：举世瞩目的长江三峡跨世纪工程，进行可行性论证时，查阅的图书、档案、情报文献，从古至今，从国内到国外，花费了多大的人力？物力？难以估算（仅档案资源就有一百多年的历史文献）。试想如果图书情报档案一体化实现，这项巨大工程的文献检索的有效时间会提高多少？
2、图书、情报、档案三者内在联系的需要
图书、情报、档案在人类社会初期是一个有机整体。虽然人们为了生存、生活、学习工作的需要，使其自然分流，在各领域中的发展形成了一些差异。但它们是社会的文献信息源，具有相同的共同点是必然的。
(1)工作对象和服务对象相同：图书情报档案的工作对象以文献为出发点，在信息系统中三门学科的侧重点不同，但它们通过文献信息这一纽带相互联系。图书、情报、档案三者的服务对象是人和人类社会。以此为出发点，宏观上为社会政治、经济、文化教育等发展提供文献保障；微观上根据不同层次的读者或用户需求，提供各种类型的服务。
(2)采用的技术方法和手段相同：图书从档案中分流出来，情报从图书中孕育出来。它们在发展中相互吸取对自己有用的部分，尽管在方法上使用名称不同，但性质是共同的，都需要经过输入、存贮、输出三个环节，通过收集分类、编目索引、检索借阅等基本方法。
(3)共同的本质和属性：本质是事物属性经过人脑加工处理，而被再现出来的一种特殊形式的信息。都具有知识属性，信息属性、积累属性、价值属性、社会属性、可传递性等。
(4)相同的载体：文献之所以成为人类知识存在的主要形式，关键在于载体。载体是文献的物质实体，没有载体知识内容就无法记录，就不可能有文献。远古的石版、竹片、羊皮纸、草莎纸、纸张、塑料、胶质材料（包括磁带、磁盘）等，无论处于什么阶段，图书、情报、档案的载体形式都是一致的。
(5)研究内容和研究方法相同：三者的研究都包括基础理论研究（包括各自学科的研究对象、学科性质、体系结构等）是整个学科的理论基础；技术理论研究（包括研究传递交流工作的环节、程序、方法和技术）是一种对实际工作的研究；应用理论研究是前两者相结合应用到某一特定领域在具体实践中的问题研究。在研究方法上也是整体一致的：哲学方法、数学方法、历史方法、调查方法等；还和信息论、控制论、系统论“三论”相结合，使其成为不可缺少的研究方法。
(6)面临相同的挑战：财政紧张，已成为图书、情报、档案工作发展的最大障碍，是一个世界性问题。美国1991年的预算对教育部图书馆计划拨款数1.36亿美元减少到3900万美元，降低70%[5]。1990年6月美国芝加哥大学图书馆学院宣布关闭，也是因为经费问题。近几年书价上涨，现代化设备更新费用不断增加，物质生活水平的提高，也使工作人员的薪金所占比例增大。这一切后果导致图书馆减少书刊订购，缩小服务范围；档案馆也只能维持现阶段的馆藏管理；情报机构无法利有现代的技术设备，输入、输出研究成果，订购覆盖率的缩减，馆藏的降低其实也无多少新的资料提供。还有人才危机，人员流失严重等困难。
从社会发展程度和现代科学技术水平的需要，从图书、情报、档案的内在联系，有力证明一体化的建立和发展的必然性。
三、图书情报档案一体化构成模式
根据世界对图书情报档案机构的现状分析，一体化构成模式划分为三种类型：
(1)图书情报档案在机构、体制、内容等方面，从上到下实行完全一体化的模式。表现在：①图书馆＋档案馆＋情报机构达到一个完整的文献信息系统。②消除图书情报档案之间的种种界限，从新的高度、角度进行研究、探讨。档案原始性记录，图书系统化知识传播，情报时效性的输出传递的基本属性在一个文献信息内容中体现出来。③图书情报档案检索体系的标准化、规范化。档案的案卷目录、图书情报两大检索体系的等级制分类体系和以音序、笔划排列的语言为中心的主题词体系，将以科学分类方法为指导，根据文献信息的属性、特点、内容建立一体化分类法，建立统一的文献信息分类体系。这种模式处于理论探讨之中。
(2)图书情报档案三位一体化实体模式：这种模式分为两个类型。①在机构上集图书馆、档案馆、情报机构于一身的多位一体的文献信息机构。美国总统图书馆是典型的三位一体机构。共有1963亿页档案文件，189,000册图书，大量的声象档案与图书，15,000多种文件材料。澳大利亚图书情报档案一体化的实体大量存在，澳大利亚档案都保存于图书馆中。国家图书馆被赋予情报职能，成为全国的情报中心。②按照全局集中，局部分散，通用集中，专有分散的原则，建立纵向有层次、横向协调，多功能，高效益的网状——立体型体制。国家集中统一领导，联合高等院校、社会情报研究所、国家级档案部门等骨干机构实行分系统、分层次的图书情报档案一体化。
这种类型的一体化模式，在国家、州省或地区及各单位不同层次的机构中，都有不同程度地存在。
(3)图书情报档案交叉一体化模式：实行图书情报档案整体上的规范化，由国家专门机构协调管理，发挥系统整体功能作用，增强系统内聚力，调动各机构积极因素，形成交叉一体化形式。根据各部门工作的侧重点不同。形成：①图书与情报结合一体；②图书和档案结合一体；③科技档案和科技情报结合为一体，有的以图书为主，有的以情报或档案为主。
这种模式适合当前的社会发展，依据现有条件和图书情报档案内在本质上的一致性，针对需求进行结合。
四、我国图书情报档案一体化进程中的问题
1、丰富的馆藏资源与资源种类减少的矛盾造成一体化工作的疲软
我国是一个文明古国，上、下五千年的历史形成了丰富的文献资源。据1986年统计：全国从中央到地方已建有3131个各级各类档案馆，共保存有八千多万册（卷）档案文献，按照案卷上架排列长度计算约七十余万米。从《中国图书馆名录》中共收录各种类型图书馆6776个，藏书量为86318万册（见表一）。
各类型图书馆数据和藏书量
这些档案馆、图书馆系统收藏了我国古代、近代的图书档案资料，对国外的文献也有大量收藏。如此浩大的收藏量，产生了盲目自大的工作态度，以“酒香不怕巷深”的心态自我封闭，采取“守株待免”的被动服务方式，养成了工作人员的惰性行为。
随着社会进程，出现了文献经费增加赶不上文献价格上涨的反差，经费短缺，使其收藏量大幅度减少，覆盖率降低，致使某些部门研究工作难以开展。中国科学院在1990年订购外文原版核心期刊的覆盖情况（见表二）：
学科 数学物理化学 天文学 地学 生物学
SCI收刊数136 22 286 23184 794
订购SCI引用刊数 27
8
91 21 85 294
核心期刊覆盖率(%)
19.85
34.36
31.817546.2
37.03
造成工作人员对自己的工作丧失信心，降低了工作热情，形成“巧妇难为无米之炊”的窘境。
这两种极端，导致图书情报档案工作人员自大与自卑的矛盾心理，造成一体化工作的疲软。
2、人为因素
图书情报档案一体化工作的迅速发展，关键在于人，一体化工作的开展也是为人服务。在我国，人的主观意识，专业素质等等与一体化工作的要求差异较大。
(1)领导意识：我国高层次人才多做理论研究工作，少于管理工作，没有掌握图书馆、档案馆、情报机构等部门的领导权。行政管理领导对于“一切现代化的先进技术手段，首先用来装备图书馆”的战略思想在意识上很难接受。他们虽然理解“科学技术是第一生产力”的道理，但对于资料检索所花费的时间与科学技术有效时间之间的关系却不甚了解。“兵马未动，粮草先行”的策略，没有在高层次领导意识中形成。当前，对于一体化的认识，还停留在节约经费，统一协调，管理、利用网络化的层次上。
(2)人员素质：人的素质是一体化工作的关键。我国专业人员在现阶段的比例提高很快，但是对于图书情报档案事业的发展，对于“一体化”的需求相距甚远。主要原因：①人们受封建意识的影响，习惯传统的工作方式，一直以经济型方式来处理工作。对一体化概念淡薄。“多一事不如少一事”的思想从深处持有抵触情绪。另一方面，“藏”的思想仍然占有很大市场，这于一体化重在“用”的指导原则产生了实质性矛盾。②人员的专业素质在工作中没有得到很大提高。领导没有依照“人尽其才”的用人方式，造成人才的人为浪费。③专业人员自身受经济大潮冲击，对自己的职业满意感很差，没有主动积极进行应有的业务学习，凭一次性教育面对社会发展的需要。使得一体化工作的力量存在很大不足。
(3)读者意识：我国对于“一体化”需求呼声较强的来自高等院校的科研部门，这类读者用户对文献信息的质量，数量要求很高，他们很容易发现文献工作的弊端及对他们自身工作所产生的影响。但在更大范围内，读者意识几乎为零。
3、我们的对策
①适应当前改革，进行科学化管理。图书情报档案一体化是科学技术水平发展到一定程度的基础上实行的，所以必须以科学系统的管理方法，通过有计划、有组织、指挥、控制、协调等基本措施进行管理。最有效地利用，合理地配置图书情报档案的文献资源，最大限度地放大一体化系统的功效，满足信息化社会的多样化需求。
②提高人员素质，合理配置高、初级型人才结构。
图书情报档案一体化工作，对于人员素质的要求在各方面都比传统工作标准高。(1)符合信息化社会科学技术人才的时代特征；(2)掌握图书馆学、情报学、档案学的基础知识；(3)掌握一门外语，及计算机的基本知识，是对一体化信息工作人员的起码要求。
高级型人才是以综合化的开拓性、创造性为标准，做为学科领域的带头人，处于领导地位，被称为：“赛跑中跑在前面的人。”具有高等学历，是图书情报档案人才的核心层。中级型人才是图书情报档案人才群体的中间力量，担负着大量的具体实践工作和基础理论研究。既为高级人员提供课题实践的可行性资料，也对初级人员进行业务辅导，起到承上启下的作用。初级型人才是一体化工作中的辅助型工作人员，他们承担着文献信息的输入、存贮、输出环节上的具体工作，管理资料、设备使用，计算机操作等，和读者用户直接联系最多。
对于高、中、初级人才的教育，应该适应社会发展要求，采取学校教育与终身相结合的方式，实施图书馆学、档案学、情报学整体化教学方法，培养高质量、知识面广的信息人才。
综上所述，根据我国现有的国情、民情，从宏观上，图书情报档案一体化为势在必行的发展趋势，但从具体工作中却还有相当长的一段路程；从客观上，科学技术手段在一定范围内达到了一体化的所需要程度，但在国力、财力、人力等方面都还远远没有达到一体化所需条件，处于当前环境，我国不应从表面肤浅的认识一体化，而是应该从人的自身素质上具备一体化工作条件，自然地完成“一体化”进程。