物业企业改进内部控制的思考
孟 玲
(安徽明生电力发展投资集团有限公司后勤服务分公司,安徽 合肥 230061)
摘要： 内部控制是企业管理的核心，科学合理的内控体系贯穿于企业经营活动的决策、执行和监督的各个阶段、各个层级，能有效规避和化解企业经营中的风险，推动企业健康发展。住房制度改革以来，物业企业经过三十多年的发展，企业管理的模式伴随着行业的发展，科学规范的管理要求越来越高，进一步加强和完善内部控制已成为物业企业持续发展的必然要求。本文探析物业企业内部控制实践中出现的问题，分析原因提出相应的对策，希望能为相关企业提供参考借鉴。
关键词： 物业企业；内部控制；问题；对策
企业内部控制，是指由董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程，是围绕企业经营合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略五个控制目标，在企业内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手段与措施，需要全员参与，人人有责。物业企业建立科学合理的内部控制体系，用完善的制度规范行为，确保经济活动合法合规、资产安全有效使用、财务信息真实完整准确，防范管控经营风险，提高企业管理能力，是实现长远健康发展的有效保证。但是从当前的实际情况来看，物业企业在管理形式和管理观念上普遍存在一定的问题，管理效率偏低，管理模式传统，很难达到市场经济发展的基本要求[1]。尤其是一些管理层级少、服务范围窄、经营规模小、缺少风险意识的中小物业企业，大多管理机制不到位，内部控制制度不健全，企业管理能力不强。
目前，大部门电力企业都依据国家电网的相关规定，设置了企业风险管理机构，并根据不同的部门划分了不同的职权范围。但从已有的执行情况来看，相关风险管理部门并未将全面风险管理作为常态工作纳入日常，相关工作人员甚至对如何有效进行风险规避也一知半解，如此环境下电力企业的风险管理机构形同虚设。同时，从现有的工作情况来看，风险管理机构的管理重点在于公司的大规模投资项目以及对社会有重大影响的项目等，往来款项的管理并未在重点管理范围之内，造成往来款项管理的疏漏。
一、物业企业内部控制存在的问题
1.内部控制意识不强，环境不理想
一方面，物业企业管理层重视不够，对内部控制缺乏全面的了解，对其作用认识不足，认为物业企业业务单纯、管理层级不多，完全没有必要花大量精力去建复杂的内部控制体系。特别是相当一部分物业企业，最初是为房地产开发商提供配套服务而成立的，管理层多来自房地产的主业，潜意识认为物业企业是主业的辅助、配套业务，搞搞服务就可以了，如保洁、绿化、保安、小区公共设备设施维护等，其工作重心多放在物业费、水电费的催缴上，加强内部控制、提高管理效率的积极性不高。另一方面，管理者自身管理素质不高，对财务管理知识了解不多，缺少财务管理控制的经验，并不具备加强内部控制管理的能力。企业内控环境不好，组织机构设置不合理，很多管理人员来自于经营性岗位，善于以人情来处理事务，习惯于行政指挥、家长式管理，管理缺少相互制衡与监督，人治现象突出，对以内控制度管理约束员工行为不重视，也不愿意带头执行，逐渐形成不讲规矩管理随意的企业文化。
2.内部控制制度不全，与实际需求脱节
一方面，物业管理行业没有统一的制度规范。物业管理缺少行业标准，物业企业的内部控制建设，因企业的规模、文化、服务范围的不同，各有千秋。在内部控制和风险防范过程中，虽然多数物业企业已经建立了相应的内部控制建设模式，但是随着时代的不断发展，传统的内部控制和风险防范工作已经不适应当前的发展趋势[2]。另一方面，内控制度存在缺陷。在制度设计上，落实不相容岗位相分离原则不力，管理职能存在重复交叉，一人身兼多职，难以分割相容岗位，对关键岗位的监督不力，无法做到不同岗位的相互牵制；内部控制工作流程不清晰、前后出台的管理制度衔出问题；规模扩大、服务网点增多的企业，没有调整内控制度，在规范流程、资产管理等方面的制度设计与实施出现差异。在管理细节方面，有出纳自己领取银行对账单、编制银行存款余额调节表情况；实行的领导“一支笔”审批，没有完善的内控制度和流程保障；不注重建立客户档案，企业资源掌握在单个业务员手中；工作AB岗交接不规范、关键岗位无强制轮换或带薪休假制度等。
3.人员素质不高，执行力不强
物业企业是劳动密集型的服务行业，整体利润不高，行业利润率不到10%，人员的薪酬水平会低于其他行业，难招到想要的人，造成员工整体素质不高。物业管理行业没有统一规范的企业内控制度可循，因企业文化、经营目标和管理策略的差异，企业间的管理制度也千差万别，考虑到成本效益原则，绝大多数物业企业内部控制制度都不可能过于详尽，主要是对关键控制点的控制，对制度规定不清晰、不健全、不合理的部分，需执行人主动配合主动弥补。物业企业普遍偏低的员工素质，在落实内部控制制度的执行力上会存在先天不足。而实际上绝大多数物业企业的员工对内部控制缺乏了解，不清楚自己在内部控制中的职责，又没有接受专门的系统性培训，对执行内部控制制度面临的奖惩措施并没有引起足够重视，在落实岗位职责贯彻不相容职务相分离的原则方面，在遵守企业预算控制、财产保全控制和风险控制等制度方面，会执行不到位，导致内部控制工作无法顺利进行，难以实现预期目标。
4.内部缺乏有效监督，存在风险
内部控制的根本是内部牵制和管控，通过完善的流程控制、授权审批、人员分工、岗位不相容相分离等，使企业的关键业务和资产管理可控，所有活动有规可循，确保企业不损失利益，这一切都需要强有力的制度来保障。一是建立切实可行的内控制度。需结合物业管理业务的特点、企业管理的层级、服务的范围等，按照决策、执行、监督相互分离、相互制衡的要求来设计制度，科学设置管理层级、岗位职责权限、权力运行规程。要用制度来明确工作手续、工艺流程、审批授权、检查监督等措施，确立岗位责任，规范业务与收费，严格内控考评，加强对企业活动的全程管控，防止出现偏差，及时纠正失误和弊端，保证经营目标的实现。制度的设计必须坚决落实不相容岗位相分离原则，特别对涉及重大或高风险业务处理程序时，做到各层级、各部门、各岗位之间的分离和牵制；对因人员少或业务简单而无法分离处理某些不相容职务时，需制定操作性强的替代控制措施，确保权责执行到位。二是不断修改完善制度。内控制度的执行落实，需要加强内部审计监督，及时总结经验教训，找准容易出现问题的管理漏洞，分析原因、对症施策，不断修订完善，提高管理效率。
二、加强物业企业内部控制的对策分析
1.加强教育，强化内部控制意识
企业内部控制围绕五个控制目标开展的一系列活动，涉及企业生产经营管理各部门，多层次多环节，目的是为了提高企业管理水平，实现企业经营目标。随着时代的不断发展，现代物业企业管理实践中，对于内部控制管理目标的制定也提出了新的要求，如果再一味的模仿照抄传统形式，势必会影响物业企业的进一步发展，同时会存在一定的金融风险，这将会直接影响物业企业的整体经营水平[3]。企业的管理人员要切实增强内部控制意识，从内部环境、信息交流、风险评估、控制活动、监督管理五要素去检视企业的内部控制工作，真正重视并加强内部控制建设，作为提高企业管理能力，促进企业健康发展的举措持续推进，并带头执行落实、率先垂范。要针对员工对内部控制普遍存在认识不清、概念模糊的情况，组织系统性培训和有针对性的定期轮训，培养员工内控和风险意识，促使他们了解内控制度。要让他们懂得内部控制是明确人人有事做、事事有人管、做事有标准有流程，工作有检查还有考核评价，企业对经营活动和日常工作进行全程管控，目的是提高效率、减少经营风险；同时要清楚知道自已岗位职责，该做什么不能做什么，真正使企业内控制度深入人心，增强员工落实内控措施的自觉性和积极性，在企业形成良好的内部控制氛围。
任何制度的执行都需要强有力的奖惩规定来保障，如果不实行严格的责任追究，再合理的规章制度也会形同虚设，得不到很好的执行。要建立内部控制考评机制，通过制定严格的责任追究制度和奖惩措施来保证内部控制制度的贯彻执行。规划设计考核评价机制，不能拿来主义、照搬照抄，考核和评价要相适应，能结合企业自身的特点，与内部控制制度规范的行为相配套，考核要体现硬要求，对执行刚性的规定严格奖惩，评价需及时合理，特别是对执行规定不太明确、操作细节不清楚的制度评价，应实事求是，及时总结经验教训，修改完善相关制度。考核评价要体现激励机制，能激发管理者热情，提高经营管理水平，也能通过奖惩措施，激励员工主动遵守执行制度，不做违反制度规定的事，提高内部控制制度执行力。同时，要针对物业企业员工普遍素质不高的情况，加强教育培训，宣传企业文化、经营方针和发展目标，培养员工勤奋工作、爱岗敬业、爱企如家的精神，增强对企业的归属感和责任感；要对企业内部控制制度进行全员培训、定期轮训，让员工真正理解内部控制制度，自觉执行，特别是对一些界定不清晰、规定不明确、过于笼统的制度，能主动配合，做好岗位间相互衔接，弥补制度自身的不足或缺陷，有效贯彻落实制度，增强制度的执行力。
2.完善制度，健全内部管理机制
内部控制作为一个完整的系统，防范内控风险需从内控五要素着手，解决内控执行不力、治理结构不完善、信息沟通不畅通和监管管理不到位等问题。尤其是监督管理，不论是对制度的制定和执行，还是对内控环境、风险评估或最终的评判，都不可或缺。有效合理的监督，不仅能防止员工越权违规办事，还能发现实施内部控制过程中出现的问题或不足。加强内部监督，有利于内部控制的正常执行，还能促使内部控制的不断改进完善。大部分物业企的内部监督机制不健全，一方面，企业内部的牵制机制还没有真正建立，内部控制在部门还是各自为主，相互间的衔接不够，企业对所有部门和人、财、物缺乏全面监督能力；另一方面，企业内部审计不完善，独立性不够，出于成本考虑，多数企业没有成立专门的审计部门，把内部审计交由财务部门执行，审计人员受企业内部各种因素的牵制或影响不会少，审计质量难保证，客观上也增加了企业财务的风险。
3.加强考评，强化内控制度执行力
（2）预留足够的空白字段，运行时作动态影射。提前预留 field0. field1..... fieldN字段。优点：相较于其他做法，比较稳定，不用行转列，不用解析XML。缺点：会有大量的空余字段，需要记录映射关系，查询时比较复杂。
4.加强审计监督，提高防范风险能力
物业企业要健全内部监督体系建设，成立独立于财务部门的内部审计管控部门，直接向企业最高管理层负责。加强内部审计监督，一是找准企业风险点，作为审计监督的重点。要依法依规全面梳理企业业务，排查风险点，进行有效风险评估，分析风险影响程度和发生的概率，认定出企业可能面临的重大风险和一般风险隐患。二是加强信息化建设，提高审计监督效率。物业管理的劳动密集型行业，传统的物业服务都是靠人提供的。人工智能和信息化技术的发展应用，为物业管理过程中减少人工处理创造了条件。在内部控制中员工执行制度、相互工作衔接等，实行痕迹化管理，记录信息应尽量减少人工处理，要通过信息化系统应用的自动留痕，为审计监督提供真实有效信息。三是扩大监督范围，推行工作审计。内部审计不仅限于预算执行、资金使用、资产管理等财务活动的内容，而应延伸到企业的生产经营管理活动，包括贯彻企业经营方针等五个内部控制目标执行情况，扩大为工作审计。要明确企业各部门必须全力配合内部审计工作，将审计结果与部门的考核挂钩，增强内部审计的监督效力，推动企业内部控制的执行落实。
参考文献：
[1]任跃.浅谈物业公司财务内控与财务风险防范[J].城市建设理论研究:电子版,2016,(13):804～804.
[2]吴春红.完善物业物业管理公司内部控制管理的几点建议——以A物业管理公司为例[J].中国经贸,2018,(4):117～119.
[3]唐维.对公司内部控制有效实施的探讨——以国有物业公司为例[J].中国集体经济,2015,(34):39～40.
中图分类号： F275
文献识别码： A
文章编号： 2096-3157(2019)23-0051-02
作者简介：
孟玲，供职于安徽明生电力发展投资集团有限公司后勤服务分公司。
一是有力支撑了农业持续丰收。江西省农业生产条件得天独厚，农产品特别是粮食产量在全国占有重要地位。《全国新增1 000亿斤粮食生产能力规划(2009—2020年)》分配给长江流域的增产任务115亿斤（57.5亿kg）中，江西省增产任务为32亿斤（16亿kg）。在保障粮食持续丰收的同时，优质水资源也有力保证了水产品质量，江西省是内地供港鲜活水产品的主要基地。
标签：物业企业论文; 内部控制论文; 问题论文; 对策论文; 安徽明生电力发展投资集团有限公司后勤服务分公司论文;