关键词：电子档案；档案管理；长期保存
信息技术快速发展的基础上，档案管理工作中也逐渐引入信息技术，相对应的档案资料的存储媒介也发生了转变，由传统的纸质媒介逐渐转变为硬盘、光盘、U盘等，实现了传统档案向电子档案的发展。电子档案的发展，为信息储存和提取提供了较大的便利。但同时，档案管理模式也需要做出调整，因电子档案的储存媒介多属于精密元件，在发生破损时，极易造成大量的档案资料损失。因此需要加强对电子档案信息长期保存策略的研究。
一、电子档案信息保存中存在的几点问题
1、稳定性低
电子档案的储存媒介以磁盘、光盘和U盘为主，在受到外界影响发生损坏的情况下，很难得以修复，致使电子档案存在严重的安全隐患。此外，电子档案的储存媒介还对储存环境提出了较高的要求，温度过高或者湿度过大，均会影响档案储存媒介的有效寿命。而在储存环境较为理想的情况下，电子档案的有效储存年限也仅为几十年，相对来说稳定性较差。
2、兼容性较差
电子档案类的文献在提取时需要借助计算机软硬件，对计算机软硬件表现出了较强的依赖性。计算机技术的发展速度较快，在科技水平不断提升的基础上，计算机技术的更新速度也在逐渐加快。一般而言，部分单位的计算机有效使用年限为五到八年。同时，软硬件的更新速度也较快。而电子档案很难跟上计算机技术更新的速度，致使部分电子版档案无法有效提取与使用。电子档案的兼容性主要表现为，对计算机软硬件的适用性。就word软件而言，在几年间先后推出了多个版本，各个版本的编辑形式发生了一定的转变。尤其是在WPS软件得以全面应用之后，部分早期的work文档已经无法显示，或者出现部分内容无法显示的问题，这将直接影响电子档案的有效管理年限。
3、受到软硬件发展速度的制约影响
电子档案的储存形式决定了，其在进行档案信息提取和编辑时需要借助计算机的软硬件，但由于计算机软硬件的更新速度过快，虽然在更新的过程中，考虑到了兼容性的问题，但一些早期的文献和档案仍然无法正常提取。部分早期所形成的电子文档，由于电子技术发生了较大的转变，正在面临电子档案无法提取的问题。例如最初的电子档案被储存在软盘中，而在经过多年的技术更新后，电脑已经全部取缔了软盘接口，致使该部分信息难以提取，这是当前在开展电子档案长期保存时需要解决的重点问题。
4、电子档案信息容易被篡改
电子档案由于可编辑性较强，修改痕迹不明确，因此电子文档极易被篡改。国际标准化组织《ISO15489信息与文件-文件管理》指出：文件的真实性应包括：文件与其用意相符；文件的形成与发送与其既定的形成者和发送者相一致；文件的形成或发送与其时间应一致。这些标准强调了电子文档与纸质类文档一样，都应当维护其真实性。但在实际的档案管理过程中，电子文档经常在压缩、传送等过程中造成数据资料的遗失。
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二、电子档案长期保存的策略分析
1、及时更新电子档案保存的介质
为了延长电子档案保存的有效年限，在针对电子档案类文献进行管理时，需要跟上计算机软硬件的发展速度，考虑到电子文档是以脱机的方式保存在U盘和光盘等介质中。在进行电子档案管理时，也需要注重对储存媒介的管理，为其营造良好的储存环境。主要可以通过设置专门档案室的方式，定期对档案室进行除尘处理，并且保持档案室的密封性，严格控制档案室的温湿度，以免对储存媒介造成影响，致使档案信息无法读取。在条件允许的情况下，可以在档案室内安装空调系统，并且将室内温度始终保持在16-20度之间。此外，还需配备专用的电子档案柜，以免外界因素对电子媒介所造成的影响。计算机软硬件的发展速度较快，为了避免出现由于电子档案储存媒介无法兼容计算机软硬件的现象，需要每隔四到五年就进行一次电子档案的转存操作。同时为了避免档案中的数据丢失，应该对电子档案内容进行进一步整合。最后做好电子档案的转移工作，将电子档案信息转移至新的电子媒介设备上，以便于提升电子档案的有效保存期限。
2、保留部分硬件设备
硬件是由许多不同功能模块化的部件组合而成的。如：输出设备（显示器、打印机、音箱等），输入设备（鼠标、键盘、摄像头等），中央处理器储存器（内存、硬盘、光盘、U盘以及储存卡等），主板（在各个部件之间进行协调工作的连接载体）。根据电子档案的重要性，对一些计算机硬件进行留存，这样做的目的是为了保证原始电子档案的正常运行和再现。把一些旧的操作系统和旧的应用程序保存下来，保留原始的状态，保底电子档案的原始动作环境，呈现原来的面貌。
3、应用模拟技术还原电子档案
模拟技术，就是用一个系统模仿另一个真实系统的技术。这个技术应用在档案管理中有积极的意义。比如运用新的软件，脱离硬件的设备，使过时的软件在虚拟环境中运行，再现旧的文档的情境。这一技术在理论上是可行的，目前，虚拟仿真处于不断研发当中，如果在准确性、真实性方面得到进展，相信对电子档案的保存有着重要的意义。
4、数据格式、标准和结构的迁移
迁移是一套有组织的工作，它是电子档案长期保存中的主要技术手段。从计算机发展趋势来看，无论你将当前的电子档案维护的多么好，电子档案的可获得性与可用性还是易出现问题，因此应该将电子档案迁移到能够满足其可获得性和可用性要求的媒体或其他硬件环境中去。在电子档案的长期保存过程中，促成数据迁移的因素有很多，但最主要的因素是硬件设备更新换代、电子档案的存储格式标准过时作废以及用户需求的变化等，都将形成数据的迁移。有效的迁移能够保证电子档案的真实性、完整性、可用性和可理解性。
结语：档案信息化建设势在必行，目前有很多发达的省份已经取得了卓越的成效，电子档案信息资源的管理、存储、利用正逐步与传统纸质档案一样成为档案的重要载体。但在这一过程中，大都忽略了这些电子档案信息的长效保存。随着计算机技术的飞速发展，一些陈旧的电子档案的完整性、有效性将面临如何管理，如何提取的难题，档案作为一种证据，展示着历史的遗迹和变化。需要将这些文明长久的保存。如何不断完善电子档案的管理水平，把电子档案信息更好地保存下去，需要在今后的实践中不断探索、不断总结，和广大档案工作人员一起探讨电子档案管理的措施。
参考文献：
[1]李莹.电子档案整理保护存在的问题及解决策略[J].办公室业务,2017(11):96.
[2]司井丹.关于电子档案与纸质档案长期并存的发展策略分析[J].赤子(上中旬),2017(3):149.
论文作者:谢琳,
论文发表刊物:《科学与技术》2019年19期
论文发表时间:2020/4/29
标签：档案论文; 电子论文; 软硬件论文; 媒介论文; 信息论文; 计算机论文; 纸质论文; 《科学与技术》2019年19期论文;