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摘要：推广实施建设工程电子文件的归档工作，对数字档案馆的建设具有重大的影响，会产生深远的社会效益和巨大的经济效益。因此，作为城市建设信息的保管主体，城建档案管理部门必须抓住发展的机遇，早日实现档案信息的数字化。基于此，本文就针对城建工程电子文件归档的难点与对策进行具体分析。
关键词：城建工程；电子文件归档；难点对策
引言
电子文件的特点使得其面临散失和失真的风险要比纸质文件大很多，因此，其形成、积累与归档的程序更加复杂，技术要求更高。目前，我国各地城建档案管理部门的验收归档主要集中在纸质内容。随着理论研究不断深化，相关法规陆续出台，电子文件归档的可行性和必要性越来越高。
1建设工程电子文件归档工作滞后的原因
1.1对该项工作的意义认识不够
当前，城建档案馆馆藏档案绝大部分来源于建设工程档案，因此，从长远考虑，城建档案馆应当积极开展建设工程电子文件的接收，其意义主要在于：开展建设工程电子文件归档工作是管理规范的要求。为规范和指导建设系统的电子文件归档和管理工作，国家有关部门相继出台了电子文件管理的相关标准。标准的出台，给城建档案馆指明了工作的方向，同时也对城建档案馆的工作提出了更高的要求。今后，城建档案馆应着重加强对电子文件的收集，将电子文件的收集工作列入长远规划，目前，应逐步转向纸质、电子档案接收并重的阶段。
开展电子文件归档工作是数字档案馆建设的需要。建立数字城建档案馆是城建档案工作信息化、现代化的重要内容，是城建档案馆的发展方向，而数字城建档案馆最基础、最重要的工作就是实现城建档案信息的数字化。当前，很多档案馆还未完成馆藏档案的数字化，将库存的、历年新产生的档案扫描入库的工作任务依然很重。因此，如果现在还未开始研究电子文件的接收问题，今后就会出现这种情况：城建档案馆每年疲于应付馆藏档案的扫描，将大量的精力、财力投入到档案的数字化工作中，还停留在对纸质档案的后端控制、结果控制，无法实现与现代化、信息化社会相适应的现代化管理模式——对建设工程档案的前端控制和全过程管理。
1.2建设工程电子文件归档工作中面临的技术问题
将建设工程电子文件接收进馆，是数字城建档案馆建设的必经之路，但是，在信息化建设初期，城建档案馆开展建设工程电子文件的归档工作也存在着许多的问题。建设工程电子文件原始性的认定问题。原始性是档案价值存在的基础，也是其发挥凭证作用的依据。电子文件要作为档案归档，首先必须解决其原始性的认定问题。在接收纸质基建档案的过程中，对档案原始性的认定比较容易，一般情况下，凭肉眼，人们就可以从印章、签名及字体颜色辨别出移交档案的真伪，以及移交的档案是原件还是复印件。而对于电子文件，其原始性的认定相对来说就较为复杂，必须借助于机器设备和一定的技术手段来鉴别和认定，有时，人们根本判断不出档案的真伪。由于无法判断电子文件的真假，在利用过程中就不能将其作为依据和凭证使用，而只能起参考作用。因此，只有解决了电子文件原始性的认定，它才能真正发挥作用。
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2加快城建档案电子文件归档的对策建议
2.1投入人力物力，升级技术设备和运作模式
验收、接收、保管城建电子档案的目的之一在于更好地利用城建档案管理部门自身的资源和技术优势，建立起真实、准确、完整的城建电子档案库。因此，城建档案管理部门除应配备必要的计算机及硬件、网络系统，还应升级综合管理信息系统，增加接收、调阅电子档案的功能模块，有效地将接收进馆的城建电子档案的目录数据导入到数据库中，电子文件实体转存至本地服务器上，提供在线只读利用和信息服务，实现城建电子档案的在线管理与集成管理。显然，目前的工作模式不能完全适用于电子文件归档，需要投入大量人力物力进行技术改造，全面提升装备水平，实现设备升级换代。电子文件归档也对从业人员素质提出了较高要求。目前，建设单位负责城建档案归档的人员素质差别较大，水平参差不齐；城建档案管理部门负责指导、验收、接收的人员对电子文件归档的要点与关键在掌握程度上也存在差异，因此，城建档案管理部门还需要投入精力建立一套培训体系，组织开展有计划、有目标、多种形式相结合的培训。
2.2加快试点和推广，检验和完善理论成果
目前的很多研究成果，内容主要集中于原则、模式、方法论等方面，很难转化到实际运用中。因此，研究应当有重点、有针对性，应深入探讨在前期准备、设计、施工、监理、竣工验收等各个不同阶段产生的电子文件的档案编制、验收及报送管理流程和操作要点。这就要求城建档案管理部门切实加强组织领导，认真研究部署电子文件接收和归档的试点工作。城建档案管理部门可以利用自身优势，联合基础比较好的建设单位，选择不同规模、不同类型的建设工程项目进行试点，配备专业人员从项目前期开始指导建设单位进行电子文件的收集和整理，通过全程跟踪，发现和解决问题，制定和修改城建电子文件管理规定或实施细则，调整辅助的电子归档系统，将城建电子文件的归档切实推进到更深层次的实践操作阶段。
2.3建立健全规章制度
对于政府和企业来说，必须结合自身的实际情况，不断健全现有的电子文件档案管理相关规则制度，现代电子文件档案管理涉及到信息的管理、数据录入等部门，因此，必须在内部建立健全的规章制度，讲责任明确到部门和个人，进而能够有效确保电子文件档案内容的真实性和准确性，能够使其真实地反映出人类的日常活动情况。从电子文件形成开始不间断地对有关操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。从生成到归档过程中，保证电子文件的原始性，加强保护和监管，避免发生被随意删改或导致损坏、丢失的情况发生。
2.4采用安全保护技术措施
城建档案电子文件归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2.5提高标准化和规范化水平
①要逐步加强现有的电子化档案文件的标准化水平，不断对工作系统中的机器设备实施程度适当的更新操作，切实提升有关档案信息管理软件的运行质量水平，为城建档案信息的跨地区交流以及资源共享，构建充分的实践条件，切实提升城建档案资料信息化建设事业的发展水平。②对建筑工程电子文件实行统一格式。建筑工程方面的电子文件较为复杂，如果没有统一的格式，在文件查询的时候十分的困难，因此，统一建筑工程电子文件的格式是一项重要的工作要求。统一格式可以对信息查询提供有效的保证，同时有利于档案的完善管理，方便日后查询、纠错等。
3结语
城建档案电子文件归档管理工作是城建项目有效实施的基础，因此，需要从各个方面提高电子文件归档管理的工作效率，从而及时准确地记录工程项目中的各项内容。档案管理工作者需要不断提高自身的工作能力，确保文档准确真实。只有实现建筑工程电子文件档案管理的普及工作，才能够使我国的建筑工程项目有更好的发展空间。
参考文献：
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论文作者:杨传锐
论文发表刊物:《基层建设》2017年第25期
论文发表时间:2017/12/11
标签：文件论文; 城建论文; 电子论文; 档案论文; 档案馆论文; 工作论文; 建设工程论文; 《基层建设》2017年第25期论文;