一种基于Excel快速生成物品分发单的方法
李 宁，程晓丹
（航天东方红卫星有限公司，北京 100094）
[摘要] 党的十八大以来，以人民为中心的理念越来越深入人心，工会送温暖不仅仅停在困难群体，更要适应“以人民为中心”“人民对美好生活的向往，就是我们的奋斗目标”的要求。全国总工会要求各级工会进一步推动完善职工福利制度，落实职工福利，为职工发放节日慰问品。因此，每逢节日工会开展全员慰问，慰问品发放范围更加广泛，签收要求也更加规范。快速生成覆盖全员的慰问品分发单，已成为工会干部的一项基本技能。介绍如何利用网络APP和Excel软件，高效完成物品分发工作。
[关键词] 节日慰问；分发单；高效
每到逢年过节，工会干部都会很忙，忙着慰问全体会员，忙着慰问加班职工。现如今，职工的需求是多样的，工会组织的人力是有限的，如何高效制作出满足个性化需求的慰问品分发单是工会干部迫切需要掌握的技能。
1 关于节日慰问
每逢传统节日，元旦、春节，清明节、劳动节、端午节，中秋节和国庆节等，为了体现组织的关怀，凝聚人心，单位工会都会组织对全员进行节日慰问，及时把温暖送到职工心中。节日慰问在增强凝聚力、展现人文关怀、构建和谐社会等方面发挥了重要作用。
近年来，全总和市总工会陆续下发 《关于＜关于加强基层工会经费收支管理的通知〉的补充通知》（工财发〔2014〕年69号）、《关于进一步加强服务职工工作经费保障的意见》（京工发〔2016〕24号）、《中华全国总工会办公厅关于印发＜基层工会经费收支管理办法〉的通知》（总工办发〔2017〕32号）、《关于2019年度基层工会开展慰问活动有关经费事项的通知》（总工办发〔2019〕1号）等系列文件，一方面对使用会费向全体会员发放节日慰问品等作了进一步规定，另一方面也体现了做好职工福利工作，开展好全员节日慰问工作的重要性。
近年来，伴随着全球经济复苏、发达国家经济的回暖、新兴国家的迅速崛起，全球木质家具总产值和贸易额呈稳步增长趋势，促进了家具国际贸易的发展和专业化生产的分工。我国是木质家具生产和出口大国，但是由于受到贸易保护的限制，导致近年来木质家具出口波动很大。鉴于此，本文重点概述全球木质家具贸易的现状和未来趋势，以期为我国木质家具贸易的良性发展提供一些参考。
2 传统慰问品分发
过去，节日慰问品分发基本就是这样：工会干部选购好某种商品或者某几种商品，然后按照单位的电话号码簿或者人力部门提供的全体在岗职工名单制作好慰问品分发单，通知各部门派人按约定时间来领取，按照分发单分发到每一名职工。
随着经济不断发展和上级政策的不断完善，工会会员每年的节日慰问品标准越来越高，这也意味着发放的东西越来越多。为了更好地落实精准服务，越来越多的工会给会员提供不同套系的慰问品选择方案，比如，结构相对稳定的家庭可能就会喜欢大米鸡蛋食用油等生活必需品，而相当于一些年轻人或单身职工，则更喜欢水果、酸奶之类的快捷方便食品。一旦有了两种以上的分发方案，那么采购慰问品之前统计会员的需求就成了一件必须的事。或者打电话，或者发邮件，或者发消息，总之要跟每一位职工确认需求，按部门做好登记，完成统计，再上报单位工会，再次统计分析，确定慰问品采购订单。单位人少还好办，如果涉及几百人甚至上千人，需求统计这项工作将非常耗费时间和精力。
对舷窗来说，分不可开窗和可开窗，方形不可开、可开考虑加装防盗框，并标识“未经许可，严禁开窗，人走窗关”等，而圆形加装标识平时保持关闭状态即可。
3 高效慰问品分发
航天东方红是一个现代企业制度的公司，公司全员近600人，职工劳动生产率达百万级，是一个高效的现代企业。为了更好地完成一年多次的节日慰问工作，工会干部积极开动脑筋，研究开发了一种基于Excel的节日慰问品分发工具，可以快速生成近600人的慰问品分发单。这种方法，同样适用于人数众多的单位，人越多越能显示其高效的特性。
3.1 工会开展调查
首先，工会需要制作调查问卷，征求职工的意愿。我们利用的是一款互联网APP“问卷星”，通过它，我们可以把候选的慰问品方案图文并茂地展示出来，并且可以通过微信群或者微信公众号方便快捷地传递到每一位职工。
图1 节日慰问品征求意见
3.2 职工确定需求
第二步：鼠标选中“职工信息表”中排名第一的职工姓名这一行的第四列，即单元格D2；（本例中第一列、第二列、第三列、第四列分别是序号、姓名、部门和需求）；
表1 职工需求反馈表
慰问品分发通常是按部门（分工会）进行的，经常有同事问及，填表时要不要填写部门名称？还有的人经常自觉填上XX部门XXX。其实，我们需要的仅仅是姓名和需求。不填部门名称有两个原因，一是单位组织结构属于内部信息，不适于上网（微信）；二是，部门名称可全称可简称，有的还有多种别称，如果让大家自己填，可能会填的五花八门，后面还需要花时间处理。所以，除了重名需要额外标注一下（后续特殊处理），职工准确填写自己的姓名就足够了。
总而言之，畜牧局档案的管理工作不是简单而轻松就能做好的事情，它需要人们共同努力齐抓共管，同心协力地完成。要从领导到员工都要高度重视起来，都能够为这个工作献计献策，真正地提高畜牧局档案管理的效率，促进畜牧业的更好发展。
表2 需求表
实际上，我们需要的仅仅是表1的最后两列。对表1进行剪裁，留下我们需要的信息，即姓名和选项，形成“需求表”，详见表2。
3.3 获取全员部门信息
接下来的问题，好几百人的需求表怎样才能转化成按部门排序的物品分发单？这个时候我们就需要用到全员信息表，包括姓名、部门和电话等。通常这个表可以直接由单位的电话表改造而来，为了确保不漏项，我们通常会在节日慰问之前从人力部门获取最新的职工信息表。名目繁多的信息表需要进行裁剪，通常我们只要保留姓名和部门就够了。剪裁后的职工信息表如表3。
表3 职工信息表
3.4 快速制作物品分发单
接下来，就该Vlookup函数出场了。VLOOKUP函数是Excel中的一个纵向查找函数，在工作中有广泛应用，它可以用来比对数据，在多个表格之间快速匹配，导入所需数据。我们现在所需要做的，就是在表3——一个按部门排序的全员信息表单中对应填上每个人的慰问品选择意向（表1和表2中的ABCD）。具体操作如下：
第一步：将表2（需求表）和表3（职工信息表）放在同一个工作簿下。
本工程采用二管高压喷射灌浆进行基础的防渗处理，墙体交接形式为摆喷折线搭接，墙体最小厚度不小于15cm。试验区按监理及设计要求选定，坝轴线上设置2孔，围井高喷孔1孔，共计3孔。本试验设计墙体交接形式为摆喷折线搭接，孔距1.4m。在墙下游侧修建围井，旋喷桩及围井布置结构形式如图3、图4。
图2 物品发放单制作步骤1
职工在手机终端，通过输入姓名并选择一套慰问品，职工需求调查这项工作基本就完成了。后台回收的数据就是一张Excel表格，我们称之为职工需求反馈表，详见表1（本文对案例中的IP和姓名进行了处理）。
图3 物品发放单制作步骤2
Table_array为两列或多列数据。使用对区域或区域名称的引用。table_array 第一列中的值是由 lookup_value 搜索的值。这些值可以是文本、数字或逻辑值。文本不区分大小写。
参数说明：
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
猕猴桃中 B-enol的含量为 0.58～3.44 mg/kg，B-mono的含量为 0～0.02 mg/kg，B-keto的含量为0.09～0.35 mg/kg，B-glu在样品中没有检出。
采访正值“第十九届国产高浓度磷复肥产销会”期间，杨三可来到瓮福集团展台，向国内外客商推介瓮福集团“DAP+”、磷酸二氢钾、聚磷酸铵等新型增效肥料。
Lookup_value为需要在表格第一列中查找的数值。
第三步：输入函数VLOOKUP及其参数，获取所需值。
我国建设科技强国的战略已经部署，提高全民科学素养进程会加快推进。科学素养不仅仅是对科研人员的基本要求，也是衡量一国国民素质的重要方面，作为系统工程研究的组织和人员必然要有更高要求和标准。
Col_index_num为 table_array 中待返回的匹配值的列序号。Col_index_num 为1时，返回 table_array 第一列中的数值；col_index_num 为2时，返回 table_array 第二列中的数值，以此类推。
Range_lookup为逻辑值，指定希望 VLOOKUP 查找精确的匹配值还是近似匹配值。
具体到本案例，输入的函数及参数内容如下：
=VLOOKUP(B：B,需求表 !1：65536,2,0)
函数定义
“粮改饲”工作的重点是支持以全株玉米为主兼顾其它优质饲草种植，鼓励流转土地企业、专业种植合作社、种粮大户，从事青贮饲料专业种植。政府引导、技术指导服务种植单位。针对我市多年来推广苜蓿种植不成功的情况，我市积极引导串叶松香草、构树等牧草品种实验性种植、青贮、饲喂争取找到适合保定市种植的牧草品种予以推广。今年多种牧草种植、青贮、饲喂在我市取得了实质性成功。
B：B——代表“职工信息表”B列，即“姓名”这一列；
需求表!1：65536——代表“需求表”全部数据；
2——代表”需求表”的第2列，即“慰问品选择”这一列；
第五步：拷贝到D3、D4……直至本列的最后一行。
本函数将从目标数据中找到当前职工的姓名，并将该姓名对应的需求值返回。具体到本案例，就是前往“需求表”搜索当前单元格对应的姓名“吴XX”，找到后，将他对应的“慰问品选择”选项值“B”返回到当前单元格。输入函数后回车，即可看到查询结果，即“吴XX”选择了慰问品“B”套餐。
图4 物品发放单制作步骤3
图5 物品发放单制作步骤3
第四步：复制单元格D2；
0——表示近似匹配（在目标数据未排序的情况下一般选用近似匹配）。
图6 物品发放单制作步骤6
返回值“#N/A”表示没有找到所需值，需要分情况处理：如果该职工没有做选择，可按默认选择项进行填充；如果职工姓名对不上（重名、有错别字、有多余符号等），手动处理一下即可。
至此，全体职工慰问品需求表制作完成。
3.5 打印物品分发单
通常情况下，在厂家送货上门前我们需要打印好两个表。
一个表是分发总表，列明各部门（分会）领取明细表。一般慰问品的现场分发是以部门（分会）为单位进行的，有了这个表，现场分发就会高效有序。有时候还可以提前将分发总表提供给厂商，厂商备货时就注意了品种和数量上的区分，现场分发可以更加高效快捷。分发总表格式见表4。
1.1.1 供试小麦品系 供试材料为早熟冬小麦品系冬育5号(宁夏农林科学院农作物研究所育成)。冬育5号经过多年生产试验，表现良好，是目前宁夏引黄灌区表现早熟、稳产的冬小麦新品系，是近年来宁夏引黄灌区“一年两熟”制的主栽冬小麦品系。
表4 慰问品分发总表
另一个表是分发明细表（详见表5），具体到每个部门（分会）的每一位职工。所有慰问品按部门（分会）领回去后，根据这个表，就可以按需分发到每一位职工了。根据财务和审计的要求，职工在接收慰问品的同时，应当实名签收。这个要求落实起来并不轻松，尤其是人数较多且出差人员较多的部门，常常一个月也签不完。尽管很麻烦，工会干部在实施全员慰问的同时须严格落实实名签收。
悬浮物垂直剖面能够反映其沿程纵向变化，还可以清晰地表述层化特征。通过两次巡航监测，获得总悬浮物浓度和无机悬浮物浓度的垂直剖面（图5）。总体来看，沿程纵向变化明显，存在显著的层化现象。
表5 慰问品分发明细表（按部门打印）
4 结语
通过这种方法开展节日慰问，可以大大地节省人力物力。比如工会确认需求环节，原先需要好几天好几人的工作量，现在可能一个人用不了一天（取决职工响应速度）就能完成，绝大多数职工对于自己选择节日慰问品都是非常积极的；对于每位职工，也不再需要通过电话、短信或者邮件了解内容并回复，不论人在哪里，不论在干什么，只要有手机、能上网，动动手指，分分钟就可以选定自己喜欢的节日慰问品。
采用这种方法分发节日慰问品，航天东方红已经实践了两年，不仅采购品种和数量精准，而且分发单制作规范，便于慰问品的现场分发和实名签署同步完成，受到职工群众的普遍好评。因为不费事，所以可以给大家更多的选择。因为有了更多的自主选择，尽管标准并没有提高，却让大家觉得工会福利越来越好，职工满意度越来越高。
目前，这种方法已在多个兄弟单位得到推广应用。
【参考文献】
[1]总工办发〔2019〕1号.关于2019年度基层工会开展慰问活动有关经费事项的通知[Z].
[2]总工办发〔2017〕32号.中华全国总工会办公厅关于印发<基层工会经费收支管理办法>的通知[Z].
[3]京工发〔2016〕24号.关于进一步加强服务职工工作经费保障[Z].
[中图分类号] K892.1
[文献标识码] C
[文章编号] 2096-1995(2019)05-0014-03
标签：节日慰问论文; 分发单论文; 高效论文; 航天东方红卫星有限公司论文;