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摘要：信息化技术的出现及其在各个领域的渗透应用，对于人们的生活、学习和工作都带来了深刻的变革和影响。在如今的城市档案管理工作中，也应当积极开展对信息化技术的应用，依托信息化技术，调整城建档案管理工作的措施、方法，提升城建档案管理工作的效率、质量，全面发挥城建档案的价值。
关键词：信息化；城建档案管理；必要性；措施
1．城建档案信息化管理的意义
城建档案信息化管理具有高效性、虚拟性、共享性等特点。城建档案管理运用了信息化技术，将大部分工作交给电脑自动处理完成，减少了大量简单重复性的体力劳动，极大地提高了城建档案管理人员的工作效率，从而可以转向对档案资料的深层次开发和利用，提高工作的针对性，更好地满足不同水平的需求。由于在信息化社会中，网络使得资源具有共享性，城建档案信息化建设因此也具有极高的社会的共享性，使其能够为社会建设提供更加广泛的服务，有效地增加了不同部门的业务协作。城建档案信息化管理具有虚拟性的特征，在信息技术的支持下，城建档案资料实现数字化并储存在计算机中，更加高效地完成城建档案资料的整理、归类以及后续查询、打印等操作。这一系列的工作由于是在虚拟的网络环境下完成，避免了文献资料的损毁，有利于文献资料的长期保存。此外，城建档案信息化管理是对城市发展建设工程等各种信息资源集中整合，保存了城市建设活动的内容和走向，是提高城市建设中心工作效率的有效途径。
2．现阶段城建档案管理存在的问题
2.1档案收集及处理问题
在档案资料收集过程当中，由于城建档案收集工作量比较大，并且需要进行调研处理，导致档案资料存在着遗漏的情况。受此影响，在对档案处理过程中，由于档案资料把握不当，可能使城建档案资料无法对城市建设实际情况进行反映，从而影响到了城市管理的水平。在对档案收集管理过程中，要根据档案收集的需要对其进行分类处理，但在分类过程中，缺乏对城建情况的全面考虑，导致分类管理过程中存在漏项，不利于城建档案管理的实际效果，造成城市档案管理工作效果不佳的问题。在档案利用方面，档案利用率不高的问题普遍存在。城市建设单位在进行城市建设过程中，对档案的关注度较低，往往在遇到问题时才会考虑查阅城建档案。因此，档案资料收集的关注度较低，对其缺乏有效的重视，也在很大程度上影响到城建档案管理工作的效果和质量。而且档案在收集过程中，信息缺失的问题比较严重，对资料审批的程序不合理，一些材料较为混乱。
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2.2人才专业性不足
人才队伍的能力对城建档案管理效果有着较为直接的影响。但在新的发展形势下，随着信息技术与城建档案管理的不断结合，档案管理人员对信息技术认知不足，操作能力不强，导致信息技术的功能和作用没有得到有效发挥，严重影响到了城建档案的管理效果。同时，档案管理人员的年龄偏大，对新鲜事物的接受能力较差，并且工作方法较为落后，工作理念滞后，不能满足新时期城建档案管理工作的实际需要。城建档案管理工作随着时代的进步发生了较大的改变，而城建档案管理机构对这一问题认识不足，人才队伍缺乏更新换代，并且对人才队伍培训工作开展不足，使城建档案管理工作不论是效率还是质量方面，都难以满足新时期的发展需要。
2.3信息化建设硬件设备投入不足
新的发展时期，信息技术的投入提升了城建档案管理工作的效率和质量，这给城建档案管理工作发展创造了有利条件。但从实际情况来看，一些城建档案管理单位虽然对信息技术进行了利用，不过在硬件投入方面，存在一定的滞后性。城建档案管理信息化发展，实现了资源共享的发展目标，需要将信息进行快速的流转。但在硬件设备建设方面，网络组建较为落后，硬件设备配备不足，导致城建档案信息化管理目标实现遇到了较大的阻碍。由于信息化管理与城建档案管理工作的结合程度较低，在对大量档案资料进行处理时，仍主要依靠人工进行。这样一来，势必会影响到城建档案管理工作的质量和效率。
3．城建档案管理工作的优化对策
3.1加强档案管理理念的更新和优化
城建档案涵盖了在城市建设发展进程当中所涉及的一系列资料信息，这对于当前及未来城市发展而言能起到极为重要的决策支持和信息挖掘的作用，因此加强城建档案管理至关重要。但对于当前管理现状而言，依然对此项工作存在片面化的认识，以至于城建档案管理建设浮于表面。为了改善这一现状问题，这需要从根本层面上加强档案管理理念的更新和优化，将城建档案管理工作纳入城市发展建设规划工作体系的考核目标之中，在各级政府管理机构层面设置严格的监督环节和执行程序，借鉴国内外优秀档案管理工作的开展案例和通用标准，对城建档案工作的各个环节和流程进行规范，对档案收集对象的类型、层次和结构进行明确界定，统一相关的分类以及技术运用标准，保障各级城建档案管理工作的高效进行。另外在更新先进管理理念的基础之上，还需要相关职能部门加大经济投入和软硬件支持，完善档案管理工作的环境，同时建设各城市之间的个性化城建档案管理品牌特色，真正激发城建档案管理工作的内在活力。
3.2重视城建档案的信息化建设
在现今新时代的背景下，随着信息科学技术的不断飞速更新，这对于城建档案管理工作而言也带来了创新发展的有效契机。相较于传统城建档案管理工作注重于纸质档案及实体档案等方面而言，未来档案管理工作将更加注重信息化建设的发展，这不仅仅是实体档案的电子化和网络化的过程，还需要将信息化工作理念纳入档案管理工作全过程当中。在当前办公自动化的背景之下，各级城建部门，在工作开展过程当中产生了大量的电子文件，例如部分工程图纸等资料以数字化的形式进行运用。随着社会发展信息化趋势的日益增强，这对于城建档案管理工作发展也提出了更高的要求，需要进一步发挥城建档案的资料统计和决策依据等功能作用，甚至在某种程度上还会实现档案资料的共享。为了实现这一管理目标，首先需要建立完善的城建档案信息管理系统平台，运用适宜的管理技术，统一相关的业务规范和技术标准，建立全面的城建档案信息目录，在此基础上运用优化算法，增强档案管理电子文件的深度挖掘作用。另外还需要注意的是城建档案信息化工作的网络安全问题，在日常管理过程当中需要不断地加强对数据库安全管理的重视程度，以避免不必要的外部攻击所造成的工作损耗。
3.3配备高素质的专业化档案管理人才队伍
在城建档案管理工作的长效发展进程当中，如果说制度是基本的保障，人才队伍则是重要的推动力量。为了更好地增强城建档案管理工作的实效性，需要配备高素质的专业化人才队伍。首先需要进一步提高人才准入机制，在人才招募的过程当中对于其专业背景和工作经验进行严格的考察，以保障人员队伍的专业性。其次在机构内部需要完善人才培训相关机制，做好入职培训工作，另外还需要定期开展知识讲座和技术交流等活动，引导员工建立终身学习意识，不断更新自身的知识结构及知识储备，能够更好地适应信息化时代的创新发展。另外还需要完善相应的人才激励机制，对于优秀人才进行精神和物质上的鼓励，打通职业发展成长通路，以更好地在单位内部发挥榜样力量，从而构建一支极具向心力的高素质档案管理专业人才队伍。
4.结语
城建档案可以为城市的建设、管理提供重要的参考依据，并促进城市的地方文化建设，其重要性非同一般，需要加以高度重视。为了提高城建档案管理工作的效率和质量，更好地发挥出其作用和价值，当前应当积极推进信息化城建档案管理，完善信息化城建档案管理工作平台的建设、强化信息化城建档案管理工作的安全保障、加强档案管理队伍人员建设、以社会需求为城建档案管理选题导向、深化对大数据技术的应用，推进城建档案管理工作进入新纪元。
参考文献：
[1]封云梅.新时期城建档案管理信息化建设探究[J].办公室业务，2017（2）：82-83.
[2]孙云萍.大数据时代下城建档案管理信息化面临的挑战和途径探索[J].城建档案，2017（6）：12-14.
论文作者:宋晓鹏1,赵运2
论文发表刊物:《建筑细部》2018年1月上
论文发表时间:2018/7/26
标签：城建论文; 档案论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 工作论文; 档案资料论文; 信息技术论文; 《建筑细部》2018年1月上论文;