摘要：随着计算机的应用和普及，在办公室管理中，计算机的应用也日渐普遍。从办公自动化概念入手，简要叙述了办公自动化在办公室理中的应用过程和要点，并结合具体工作，简要分析了办公自动化软件的应用，以其为办公室管理工作的发展和创新提出建议和帮助。所谓办公自动化，就是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个技术应用领域，属于信息化社会的产物，从根本上改变了过去手工工作的方式，提高了行政办公效率。
关键词：办公自动化；软件；管理；应用
一、办公自动化概述
（一）办公自动化的概念
伴随信息技术的迅速发展，办公自动化应运而生，其通过对一系列计算机技术的科学合理应用，于企业内容构建起自动化属性功能的信息处理系统，全为促进企业办公室办公的自动化办公室办公人员借助各种计算机设备，开展一系列与信息相关的工作，诸如加工、处理、存储、更新、维护等，把企业公务管理系统、自动化办公系统及信息处理系统等收拢至计算机网络中。就本质上而言，办公自动化是一个对信息开展收集、分析、处理、利用、传递等的过程，其构成要素包括办公场所、组织结构、办公制度、办公人员、技术工具等。
（二）办公目动化的特征
办公自动化选取各式各样的现代化计算机设备，将计算机技术作为主导力量，借助系统科学、行为科学及通讯技木等开展目动化办公，开展信息（文字、图形、图像等）收集、存储及使用语音、视频等相关信息资源的办公事务工作，紧紧围绕办公室办公人员，将计算机技术作为理论指导，通过对计算机技术、网络通讯技术等展开系统应用，以达成办公自动化的目的。办公自动化可将全面办公室、办公人员及信息资源有机融合在一起、构筑出一个成熟健全的人机信息系统，依托企业内计算机网络系统渠道，安全、可靠、高效地进行信息共享交流，完成一系列办公事务，全面改善办公效率。
二、办公自动化作用
行政办公平台：实现办公事务的自动化处理。通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。
协同工作平台：将企业的传统垂直化组织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式，使普通员工与管理层之间的距离缩小，提高企业工作人员协作能力，最大限度地释放人的创造力。
知识管理平台：业务部门能够结合流程应用出各种方法和模板，通过基于业务的知识流按图索骥，提升执行力；员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积累，对工作做出指导与帮助、提升工作的绩效；业务协作平台：通过为各部门提供一个全方位的沟通、协作平台，提高各部门的工作效率和质量，使部门成员可以通过0A对需求做出即时的响应。
激情管理平台：从企业文化建设着手，提高员工工作激情，营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，从而稳定工作情绪，激发工作热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。
企业通信平台：建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统，如短信提醒，使企业内部通信与信息交流快捷流畅。
信息发布平台：为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。
三、办公自动化的发展与应用价值
（一）办公自动化的发展
（1）起步阶段 （2）应用阶段
（3）发展阶段 （4）发展方向
（二）公自动化在办公室管理中的应用价值
一是对企业办公环境和办公流程都有改变。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆计算机件软件在办公室自动化中的应用使企业可以将资料数据和文件信息在电脑中进行存档并分类，改变了以往企业只有文件和桌椅，企业主要通过文件的相互传递的办公情况。企业办公变得井井有条且大大提高了办公效率，少了对纸质物品的用量，这在一定程度上就减少了办公用品的使用，降低了办公成本。比如不同部门之间对文件的传送不再需要纸张文件，可以直接通过计算机软件传送。
四（一）办公自动化的具体实现内涵
（1）办公自动化的系统需求分析
（2）系统设计的办公自动化目标
（3）办公自动化在技术选向方面
（4）设计方案内容
（二）实现办公自动化的要素
在建立办公自动化系统和实现办公自动化过程中，除去上文所提到的人、机两大要素，还需要建
立一系列有利于办公的制度和平台。
（1）通信平台 （2）信息发布平台
（3）工作流程自动化 （4）文档管理自动化
（5）辅助办公 （6）信息集成
（7）分布式办公
五、提高办公自动化在办公室管理中应用水平的有效措施
（一）加强员工计算机自动化技能的培训
办公自动化主要是企业员工对其进行使用，再加上计算机系统更新较快，所以企业要定期对员工在计算机使用方面进行专业的培调，注重培调中的实操性，争取不让培训流于形式，每个员工在培训之后都能对计算机系统熟练应用。
（二）加强技术不断创新
在计算机技术不断成熟的背景之下，办公自动化技术也逐渐成熟。办公自动化系统不仅仅借助于计算机网络，而且有最新引入了多媒体技术、扫描技术、语音图像处理技术等，使自动化办公的程度逐渐加深，使得办公自动化技术更好地为单位服务。
（三）加强硬件建设，改善硬件环境
为了更好地推进办公室自动化，对于硬件环境的建设是有一定要求的，要不断提高硬件配备的质量。
（四）采取措施提高文书档案的安全性
要注意利用路由器和防火墙等来设置内部网络的防火墙，实现办公自动化内部网络和外网的隔离，保证办公自动化网络的安全。只有在保证网络安全的基础之上，才能有效保护内部信息，防止重要信息失窃现象。
结束语
通过办公自动化的应用，不仅能够给工作上带来方便，提高工作效率，更能够借助其构筑起来的网络，减少和化解分歧，实现更加便捷的沟通和协助、合作。这是办公自动化在办公室管理中实际应用的体现。
参考文献：
[1]候春来，企业办公自动化解决方案，科技信息，2010年4月下12期；
[2]武立红，办公自动化的实现与发展趋势综述，经济技术协作信息，2015（27）总第1226期；
[3]付宇，办公自动化在办公室管理中的应用分析，中国科技博览，2016年29期；
论文作者:李运起
论文发表刊物:《电力设备》2017年第33期
论文发表时间:2018/4/16
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