山东省阳信县公路管理局 山东 阳信 251800
档案作为一种信息资源，在单位管理等方面发挥着重要作用，科学化的档案管理是单位必须做好的一项基础性工作。如何主动顺应发展要求，更新档案管理内容，提升档案管理水平，全面实现档案科学化管理，是下一步档案管理工作人员需要面对和认真思考的问题。
一、档案管理工作现状和存在的问题
（一）缺乏档案管理意识。一是思想认识模糊。有些单位没有把档案管理工作放到夯实基层基础的战略高度，存在“档案归档案、业务归业务”的错误认识，不知道为什么要开展档案科学化管理工作。二是重视程度不够。有些人员没有认识到档案在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，出不了政绩，存在“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的现象。
（二）档案管理力量薄弱。一是档案管理队伍不稳定。很多单位的档案管理人员由办公室工作人员兼任，变动频繁，专业化程度不高，存在不懂不问、不会不学的现象，导致档案管理不是很规范。二是管理质量不高。大多数单位重视文书档案、会计档案和人事档案的整理，忽视科技档案、专业档案、人物档案、声像档案、实物档案、图书资料的整理与收集，各类档案资料整理质量参差不齐。
（三）档案管理观念落后。一是管理方式陈旧。当前，有些单位的档案收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低。二是信息化水平较低。目前，大多数单位实体档案存量较为全面完整，而电子档案存量不高，档案信息化管理软件不够完善，信息化硬件配备不到位，档案信息化建设水平落实后于其他工作的信息化建设水平，“实体档案管理为主，电子档案管理为辅”的情况普遍存在。
（四）档案管理与服务脱节。一是个别档案资源流失。由于多种原因，个别档案存在断代现象。部分人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要档案资料损毁、丢失。二是重保管轻利用。一些单位在工作中忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为单位管理与发展提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。
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二、档案科学化管理的方法
（一）加强领导，完善管理机制。要充分认识档案管理工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作，真正列入议事日程，做到定期研究、定期分析、定期检查。要建立由“一把手”担任组长的档案管理工作领导小组，形成主要领导负总责、分管领导亲自抓、档案管理人员具体管、各个科室同努力的管理网络。要采取制度约束、督查整改、责任追究相结合的办法，强化档案督导机制，不定期到基层单位实地督导，每月调度汇总整体推进情况并向主要负责人汇报，切实推动全市系统档案管理整体水平迈上新台阶。
（二）强化培训，提高业务素质。一要选好档案管理人员。将那些热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，充分激发他们的工作潜能和热情。在岗位调整时，要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，确保该队伍的专业性。二要强化档案业务培训。通过集中培训、跟班学习、经验交流、评先树优等方式，引领档案管理人员对档案管理的基础性知识进行全面掌握，对档案管理的制度流程进行准确把控，培养和打造一支懂档案、纪律严、作风好的档案管理人才队伍。
（三）规范管理，提高档案质量。一要规范归档材料收集工作。要制定、完善材料收集制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定进行收集。要创新收集手段，做到广泛收集和重点收集相结合。要按照时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集。要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录像带、电子文件等档案资料。二要规范档案整理工作。要严格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷标题简明、保管期限准确、案卷装订结实美观。
（四）加强管控，保障档案安全。一要改善保管环境。要全面配置电子监控、防盗报警器、灭火器、去湿机、空调机等安全保管和保护设备，确保档案安全。二要加强档案出入库管理。要制定《档案保密制度》、《档案借阅与利用制度》等档案综合管理制度，严密档案保管、借阅等手续，严格审批程序，做好痕迹化记录。三要定期开展应急演练。要制定档案灾害应急处理预案，并组织培训、演练，提高危机事件发生时相关责任人按照预案有序处置的能力。
（五）转变模式，推行信息化建设。一要建立档案信息建设总规划。要将单位档案信息化工程建设纳入单位信息化建设总体规划，统一规划、设计和配备档案信息化基础设施。二要建立档案信息化管理平台。要将库存档案目录和档案实体纳入计算机管理，实现档案管理现代化、档案信息数字化。三要积极推行网上查询、借阅。要充分利用电子档案管理系统快捷、高效的特点，切实减少档案实体的利用频率，保障档案实体的安全完整。
论文作者:樊志梅
论文发表刊物:《低碳地产》2016年8月第15期
论文发表时间:2016/11/4
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