摘要：随着科学技术的不断发展，档案管理工作逐渐由传统管理模式向现代管理模式转变。在现代信息技术的影响下，城建档案管理也逐渐走上了制度化、规范化的管理之路。本文就城建档案的重要意义进行了论述，并提出了加强城建档案规范化管理的路径思考。
关键词：城建档案；规范化管理；必要性
引言
城市管理档案在领导者眼中不过是一个微不足道的部分，但事实是不可任意更改的历史底蕴。城市的发展都依靠城市的规划和完善，而城市做出的每一份改变都是档案中的一笔。就好像执法人员在执法过程中会做笔记留存跟一样，城市也有一份档案作为发展依据。在城市的日后发展中，领导者都需要翻看历史的城市管理档案，使城市能够平稳顺利地向上升阶段前进。
1城建档案规范化管理的重要意义
1.1为国家发展和城市规划提供良好的信息依据
档案是对人类实践活动的记载，城建档案则在很大程度上反映了城市发展的历史风貌。城建档案是否齐全、正确、完善直接影响到城市发展脉络的展现，影响到城市管理工作的顺利开展，影响到档案信息资源的深度挖掘，更影响到城建工作对城市的服务水平。规范化的城建档案管理能够真实再现城市的规划历史，为现代化城市发展和建设规划提供参考资料。与此同时，城建档案也是历史文化的真实反映。从城建档案中，人们可以选择、分析、汇总一些信息资源，组成历史文化史料，为相关部门和人员研究当地的历史文化发展提供详实的档案资料。
1.2提供执法依据
经济社会的快速发展和城市化水平的提高，人们的思想观念和法律认知度也发生了巨大变化。民众的法律认同和自卫能力不断提高，而城市管理档案准确记录城市发展的片段，是后期案件测试过程中最重要的证据。城市管理档案越来越受到城市管理人员的重视，重要的政府部门也开展了城市管理档案的管理工作。应当把它作为一项紧迫的任务，做好宣传工作，确保在时间和经验上充分投入和管理，侧重于人力和组织调整。在财政资源方面，还需要增加投资，从而促进有效的档案管理发展。由于档案管理的工作内容复杂，工作范围相对广泛。相关政府部门应提供强有力的技术援助，并促进对城市管理档案的政策，资金和技术的管理。
1.3有助于维护城建档案的安全性与保密性
城市是国家政治、经济、文化、教育的中心，也是人口集中的区域，城市也是国家经济和社会发展的战略要点。对城建档案进行规范化管理可以更好地进行档案收集、整理、借阅、归还等工作，更有助于维护城建档案的安全性。在信息技术还未发展起来的时候，数字档案室是不存在的，城建档案大部分是由纸质档案组成，保存时间越长、历时越悠久的档案，纸质会更加脆弱，更易造成损坏。按照制度规定和固有的流程进行城建档案的管理能够延续这些档案的寿命，尽可能保证档案的完整性。对于一些具有保密性质的档案来说，规范化的档案管理更是必不可少，而且要保证相关人员能够严守档案制度规定，规范操作程序，避免档案内容泄密。
2加强城建档案规范化管理的路径
2.1制定规范化的管理制度
任何工作都离不开制度和规范，做好档案工作首先就要从“提高认识、强化制度”上下功夫。首先，要做好档案管理的宣传教育工作，明确档案管理的严肃性和重要性。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆各级档案负责人都要认真学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》《城市建设档案管理规定》等相关的法律法规，将城建档案的规范化管理作为档案管理的首要任务来抓，要做到从档案收集的第一步开始就严格按照制度规范进行，每一个流程、每一个环节都要进行程序化管理。可以利用现代化信息技术的优势，按照制度设定好程序，确保人员在档案管理过程中按照步骤进行。其次，要注重城建档案管理中的细节管理。如立卷与案卷的装订工作要进行标准化、规范化的管理，保证档案的时效性和完整度；再如档案的移交时间、收集范围、业务档案类别和保管期限等，都要严格按照规范进行，切不可凭经验随意进行。
2.2加快建设速度，创新服务方式
首先，要加快城建档案数字化转换速度。城建档案有不少是纸质档案，如城市规划档案、城市勘测档案等。现在，在大数据技术的支持下，可以将这些档案都转化为数字档案，储存在城建档案数字资源库中，便于档案的整理、分类、编目和查阅，特别重要的城建档案应当采取有效措施，确保其安全无损。该项工作应集合人力尽快完成。此外，还要对新出现的城建档案在进行原始记录存档的同时进行数字化处理，形成城建档案的信息化统一管理。其次，要创建档案信息管理大系统。充分利用新媒体技术、网站技术和数字技术，建立城建档案信息共享平台，并将档案管理信息系统与之相连，同时联合其他下属城建档案馆构建档案信息管理大系统，完成城建档案在区域内的自由流通。最后，要利用信息技术发挥档案馆服务功能。城建档案的信息化建设的最终目标是为了能够满足人民群众对城建档案查阅、浏览的需要。因此，档案馆要做好城建档案信息服务工作，可以开发城建档案的手机APP，使用户能够随时随地通过手机APP了解城建档案的相关信息，了解档案馆举办的各项活动，丰富城建档案的利用渠道，创新为人民服务的新方式、新通道。
2.3构建安全、高效的网络环境，确保电子档案数据安全
一是要运用专业技术手段，营造良好网络环境，如定期对软件硬件进行优化升级、设置内外网访问权限、构建防火墙、安装杀毒软件等保护电子数字安全。二是要建立容灾管理系统，为计算机应用系统提供一个能应付各种灾难的环境，如绵阳市城建档案馆实施容灾管理系统后，当出现应用故障时，容灾系统快速切换应用服务到容灾管理系统上，替代原服务器提供应用服务，待故障排除之后，再将应用服务切换到原服务器上并进行数据同步，从而保证了故障过程中应用服务的不间断，实现了系统的高可用管理。三是要开展好数据备份工作，如开展多介质备份工作和异地备份工作，用不同的介质对数据进行备份，同时将完整的数据在物理距离较远的另一个地方存放一份，当本地的数据出现重大损坏可以通过异地数据进行恢复。四是要加强档案管理人员的安全知识教育，对管理系统各节点使用人员进行安全操作培训，有效地减少因人为操作原因而出现的安全问题。
2.4对档案管理人员进行规范化培训
人是档案管理工作的关键，因此有必要对档案管理人员进行规范化培训，以形成良好的管理习惯和正确的管理方法。首先，要安排专业的档案管理培训，实时更新档案管理知识。城建档案管理人员虽然都具有一定的管理经验，但在知识经济时代，知识发展日新月异，必须定期参加专业培训，更新专业知识。其次，要对档案管理人员进行信息技术的培训。随着科技的不断发展，数字化管理和信息化建设已成为城建档案管理和发展的主流。档案管理人员必须要具备一定的技术基础才能适应档案管理新时代的新要求。
结语
城市管理档案是领导者必须要重视且监督的，领导者可以从历史的城市档案中发现并改正当前政策存在的不足和缺陷，推动城市向现代化、公正化方向迈进。城市档案管理并不是一个轻松容易的工作，这要求领导者在选用人才时注意他的专业素养和细心程度。不能缺漏任何一份管理文件，也不能伪造任何一份管理文件，否则会对城市的造成深远持久的影响。
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论文作者:栗子娟,陈颜涛
论文发表刊物:《基层建设》2019年第23期
论文发表时间:2019/11/6
标签：档案论文; 城建论文; 档案管理论文; 城市论文; 工作论文; 管理人员论文; 城市管理论文; 《基层建设》2019年第23期论文;