摘要：档案原始性、证据性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续必须最大限度的保护好档案。随着计算机的普及应用，工程底图全部是CAD绘图，施工现场需要的是纸质底图晒制的蓝图。纸质底图集唯一性、原始性、证据性和凭证性与一体，若管理不善，会给施工和科研带来无法弥补的损失。因此加强纸质底图档案管理，仍十分重要。
关键词：底图 档案 管理 数字化
1 底图档案的特征
各城市建设单位在完成工程设计生产时，在工程项目的可行性研究开始到最后竣工的过程中，将形成大量的设计图纸、硫酸图，通常称为底图。这些纸质的底图真实记录了工程的具体情况和实际面貌，对工程进行施工及交工验收使用、维护乃至改建、扩展或工程事故的分析及责任追查都起到了很重要依据作用。
1.1 底图档案具备原始参考性。纸质底图是设计蓝图的母版，也是科研生产活动的历史记录，它不同于一般的信息资料，这是由特定的设计者在工作中即时使用的原始文件转化而来，并非事后补充编绘或随手搜集的普通材料，因而具有原始性的特点。
1.2 底图档案利用率相当频繁。为了更好地为工程项目建设服务，相同的一份底图，反复晒上几十份甚至上百份的蓝图也不足为奇，除此之外，在工程完工验收、质量考评、设计咨询参照、以及建筑物扩展改建等环节中，底图档案都需要被大量地调阅使用。如果设计底图纸出问题，工程项目建设将失去方向。
1.3 底图档案具有唯一性。每一套图纸都是工作人员精心设计的宝贵财富，由于绘制出稿相当不易，因此原始底图往往只有一份，一旦遗失或是损毁严重，也就无法发挥作用，施工、设计、科研也将受到严重损失。因此，加强纸质底图档案的科学管理，相当地重要。
2 科学管理底图档案必须建立健全机制
加强底图档案管理的科学性，主要在于梳理工作流程中的每个环节，建立健全底图管理制度，做到每个工作步骤都能有规可依，有章可循。
2.1归档验收
由于底图的重要性和出图的频繁性，为确保质量，严把底图归档入口关。底图归档验收，一查底图质量。重点查底图是否平整，字迹是否清楚，图面有无污迹。因底图是蓝图的母版，没有好的底图质量，也就谈不上高质量的蓝图。二查签署。签署不齐全的底图，不能充分发挥其档案凭证作用。三查文件号是否与工程名称一致。项目文件号是每张图纸的身份证号，具有唯一性，它在底图档案检索、利用、保管、统计中起到关键作用。若多份底图共用一个编号，会给底图日后查找利用带来很多麻烦。因此，在底图归档验收时，要严把质量关。
2.2 底图档案的科学分类编号
底图档案管理工作者应按照“流水号-课题分类号-袋号-底图按明细表排列的顺序号”的规则，对已归档底图进行科学编号，同时认真填写底图总账、打印柜签、袋签及底图明细表。如果有借阅的情况，还需打印备份借图明细表，以提高底图档案利用的查全率和查准率。
2.3 底图修改
由于甲方的需要发生变化，或因施工条件的变化，归档发图后的底图随时可能修改。底图修改院采用版次递进的方式管理。因此，在底图档案中就会出现同一工程项目文件号有多个版次的底图，同一版次的目录包含不同版次的文表号和图号。多版设计文件增加了底图的协调难度。因此在底图日常管理中，一定要看清楚每张底图的有效版次，保证各项任务的执行者采用的都是有效版本的底图。否则，底图管理的混乱，也会给工期带来影响。
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2.4 底图档案的保管护理
底图档案管理工作者首先要认真维护底图档案的秩序状态，确保底图档案在存放与使用中能够始终有序。其次，保护底图档案的安全性，尽可能减少人为或自然因素损害，遵循不撕、不折、不受挤压，尽量减少磨损的原则，实行防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗等措施，尽量延长其自然寿命。例如，严谨折叠放置底图保管，以免底图断裂及不平整，确保图面复印时的清晰度。底图的存放最好采用平放或卷放的方式。另外，也可采用边缘加固等方法保护底图，如通过压边机将胶纸粘在底图四周的方式，提升周边强度，减少底图破损率。
2.5 分类排放
对底图实体进行科学分类，合理排架存放是快速提供底图利用的重要前提。工程项目通常有基础设计、详细设计、竣工图三个阶段。项目从开始到竣工，跨度时间长。一个全厂性的大的工程项目就有几十个，甚至上百个单元，文表有六、七万页，图纸两、三万张，图纸量大且利用频繁。现阶段公司的底图编号是由一组数字加字母组合而成，涵盖工程项目号、阶段、单元号、专业及目录级别等信息。为了保存一个工程项目底图的连续性和完整性，在项目运行中，底图处于动态管理。已经完成的项目，档案实体与计算机排序同步。即按年代―项目―阶段―单元―专业―图号进行分类排序上架，并在柜架上写明工程名称、单元、专业、图号等信息。这种分类虽然很麻烦，可效果却不一样。特别是按项目、单元抽图时，只需点击鼠标，或到库房找到这个项目的存放位，就能轻松搞定，避免了无谓的工作。
3 数字化管理
底图的原件只有一份，而且利用的频繁。图纸档案作为纸质产品，有着纸质档案的弱点，就是容易磨损、发黄变脆、破裂、易潮，不易保管。传统的档案管理无法形成资源共享，蓝图和底图都保管，导致人力、物力、财力浪费。要解决这些问题，有必要建立数据库，对其进行数字化管理。当前已实现电子签名的项目，纸版底图、PDF版电子文件同时送交档案部门存档。对近期没有实行电子签名的设计文件，做到即存即扫。在条件具备时，将早期手工绘制的底图 “孤本”档案，也进行扫描制成图形文本。这样是在抢救、修复底图档案的同时，也是将早期的死档案变为活档案。扫描后的图形文本，在公司《档案管理系统》网络中挂接，便于需求者查找、利用。电子版档案再按项目整理，储存在光盘中异质备份。电子化文件作为纸质档案的备份进行保存，一是纸质档案多一层保险；二是实现底图档案借阅、利用桌面化。通过网络等现代技术实现异地远程利用，也可以满足多人同时使用。为需求者提供方便、快捷优质服务，同时也减少了纸质档案的磨损，最大限度地保护了纸质档案。三是为底图的存放提供了便利。对已制成电子档案且破损严重、年份稍长利用较少的工程底图可以卷放，也可以异地存放。供利用的蓝图不再存档，大大缓解库房存放压力，现有库房资源能得到高效利用。
档案原始性、证据性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续必须最大限度的保护好档案。电子档案的原始性、真实性、完整性和安全性相对于纸质文件，都有其独自的特点[2]。电子文件数据保存密集，电子档案具有占用空间小，提供方便、快捷服务途径等优点，但受技术所限，容易受到病毒侵害，具有不稳定的缺点。其次，电子工程图纸在电脑上可以任意修改、复制，或存储在其他载体上，虽然能采取一些技术手段，如数字签名、电子指纹、水印等，但很难保证其真实性与原始性[1]。纸质档案具有悠久的历史，还是有其自身的优势。其唯一性、原始性、证据性和凭证性的作用，是电子图纸档案取代不了。因此加强纸质底图档案管理的同时增加底图档案的数字化利用率，还是一项长期的任务。
保持底图档案管理的科学性，是维持档案管理事业可持续发展的有效途径。做好底图档案管理工作，充分发挥底图档案信息资源的作用，为社会主义现代化建设服务，是底图档案管理工作者义不容辞的责任。在新的历史条件下，底图档案管理工作者必须紧跟时代发展的要求，更新观念，积极探索底图档案的科学管理模式。
参考文献：
[1]吴玲.也谈计算机管理后底图及蓝图保存的必要性，科技档案，2002（3）：28-29.
[2]黄立新，邓琦.电子档案与纸质档案的比较，林业科技情报，2009（03）.
论文作者:吴昊
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2018年第4期
论文发表时间:2018/6/21
标签：图档论文; 档案论文; 纸质论文; 蓝图论文; 原始论文; 图纸论文; 工程论文; 《建筑学研究前沿》2018年第4期论文;