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摘要：社会不断进步发展的同时办公室的文书档案管理也与社会发展有着密切的联系，文书档案收集与归档都是档案管理重要的一部分内容，因此加大力度做好档案管理工作也能保证这项工作能顺利进行。但是就当前办公室文书档案收集与归档工作面临的挑战进行分析，并提出行之有效的办公室文书档案收集与归档工作的管理途径，以期能为办公室文书档案管理人员做好收集与归档工作提供借鉴作用。
关键词：文书档案；收集与归档；挑战；管理途径
实际上，文书档案主要记载的是历史的发展历程，其也能具体呈现部分社会或者是组织对应时期之内存在的问题与解决方法。所以，相关工作人员在管理档案时要发挥文书档案的作用，加大收集与归档文书的力度，使其最大程度的发挥其在各个单位的作用，促进文书档案的可持续发展[1]。由此可见，相关工作人员要保证收集与归档文书档案的完整性与真实性，促进档案质量的提高，有效地开发与利用档案信息资源。
1.当前办公室文书档案收集与归档工作管理面临的挑战
1.1不重视文书档案的收集与归档
当前大部分企业都存在不合理归档文书的问题。就当前企业收集与归档归档的文书情况来分析，仍然存在以文字形式归档的问题，这对于自动化与无纸化办公来说很显然是无法跟上时代发展的步伐，导致整体的归档效率与质量不高。与此同时，还存在不规范收集与归档文书的问题。虽然说在分类文书资料时可能无法及时进行归档，也没有及时将其摆放在柜文件中，给相关工作人员查阅资料带来很大的不便。除此之外，文书档案连续性与完整性不强。由于没有规范收集并归档文书档案，因此也就可能出现资料断章或者是断页的问题，又或者是没有有效的单位落款盖章与时间等，这也是常见的问题[2]。
1.2部分文书档案管理人员管理意识与责任心有待加强
就实际的档案管理来看，部分工作者缺乏档案管理意识，侧重于管理一些红头文件，使得一些未被编号以及一般的文件无人管理。由于没有仔细记录并整理相关的档案，因此也会出现部分档案真实性不高的问题，出现文件与资料管理与归档不善的问题，比较突出的表现就是在处理一些资料时由于个人档案资料不全的问题很难确定档案是否真实，也很难区分原件、档案与文件，因此也就无法保证档案的正确性与完整性，一定程度上也会使得文件以及档案失去其应有的利用价值。
1.3文书档案的信息资源形式与内容多样化
就企业办公室中企业的文书档案通常也是以纸张作为载体通过文字的形式以及标准化的格式形成，因此相关的档案管理人员在收集与归档文书档案时也要做好重要文档的交接工作。档案管理相关部门工作人员要严格按照相关的对顶规范做好文书档案的处理与归档工作[3]。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆近年来大部分的企业都已经逐步实现了办公信息化与自动化，各个部门需要处理的工作内容也相对复杂。由此可见，当前工作人员在收集与归档办公室文书时重要的工作就是如何保证在当前信息产生、加工与传递多样化的背景下如何能完整收集与归档从哪一环节收集信息资源问题。
2.办公设文书档案收集与归档工作管理的途径
2.1创新相应的工作流程与管理制度，提高工作质量
在当前办公设文书档案不同介质与流通模式、形式多样的背景下，制定完善的管理制度以及符合新时代标准化工作流程也是至关重要的。一方面，以有效的管理制度对部分有利用价值的文书档案在归档、保管以及收集或者是在交接环节中都明确相关的责任与义务，让相关的管理人员形成良好的档案管理意识。如此也能保证一些重要文书档案无论是内容还是形式都能与相关的规范相符合[4]。另一方面，通过建立标准化的办公设文书档案收集与归档工作流程也能让专门负责档案收集与归档的工作人员严格按照相关的流程与要求进行跟踪收集以及管理可以利用的资源，以此促进档案信息质量的提高。
2.2加大对档案管理人员的培训力度，增强其管理意识
企业要想培养更多优秀的档案管理人员，还要加大对相关人员的培训力度，使其具有强烈的档案管理意识，同时也要掌握更专业的档案管理知识与技能，如此才能提高档案管理人员的综合素质，进而促进企业文书档案管理质量以及效率的提高。企业也要为档案管理人员提供更多培训的机会，使其提高自身对文书档案收集与管理的重视程度与敏感程度，熟悉并掌握规范收集与归档文书档案的方法，主动学习新的文书档案管理方式，如如何建立电子档案以及一系列的操作等待，这样才可能避免出现人为失误。档案管理人员接受培训也能查缺补漏，不断改进档案收集与管理方式，促进其工作能力的提高，如此才能主动投身到档案的收集与管理中，也为提高整体的档案管理质量奠定良好的基础。
2.3强化做好临时档案文件资料的收集与整理工作
单位随时存在人员调动问题，可能存在某些重要文件仍留在这部分被调动工作人员的手中的情况，这也是文书档案无法及时归档甚至是丢失的重要因素。档案管理人员每年年初都应先做好文件与档案的收集与整理工作，强化档案的收集与整理[5]。比如说召开了某次大型会议后档案管理人员要及时让各个部门收集本次会议的完整信息。一旦有人员离职或调动都应及时通知其将处理的文件进行移交，为日后的工作提供参考，发挥档案的最大利用价值。此外，档案管理人员要严格执行相关的规章制度，严格按照相关的要求将一些临时的资料或文件交付给收信人。为了促进档案移交工作的顺利进行，应至少打印两份以上的档案移交目录并由移交人以及收件人签署，各个档案转让人与接收人都应保留一份副本资料，以期为日后的查阅提供参考。
2.4结合现代化手段做好文书档案的收集与归档工作
当前时代现代化技术的发展速度快，无论是分析处理或者是信息交互方面都存在较大的功能，因此档案管理人员在进行文书档案的收集与归档工作时也要利用现代化手段做好档案的储存工作。一方面，档案管理部门可以主动建立与其他办公室的联络，实现实施传递数字化文档的目标，避免出现因为交接或者是收集不及时导致资料缺损甚至是失效的问题。另一方面，档案管理人员要针对重要的工作或者经济活动收集与归档相应的文书资料，可以以网络平台为媒介关注其产生、传递的过程，及时指正一些不符合规范的档案。
结束语
综上，可以通过文书档案详细地记录、收集以及归档，因此加大力度使用文书档案也是极为必要的。通过以上几点措施做好办公室文书档案的收集与归档工作，保证相关工作人员能顺利进行档案管理工作，如此也能促进办公室各项工作都能有序、高效的进行，切实提高整体工作质量。
参考文献：
[1]周家兴. 浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J]. 办公室业务，2013（23）.
[2]梁明. 浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J]. 办公室业务，2016（3）：72-72.
[3]杨红梅. 办公室文书档案的收集与归档工作探讨[J]. 城建档案，2017（1）：100-101.
[4]王艳. 办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J]. 中国西部，2017（2）.
[5]李元. 如何做好文书档案的收集和归档工作[J]. 办公室业务，2016（11）.
论文作者:吴香筠
论文发表刊物:《防护工程》2019年11期
论文发表时间:2019/9/20
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