摘要:科技档案是勘查设计企业重要的无形资产,记录了企业科技活动的全过程。新时期,建立勘查设计企业科技档案数据库,推动科技档案数字化、电子化管理,是推动勘查设计企业科技档案管理工作转型升级的必然举措。做好科技档案数据库建设,能够有效减少企业档案管理成本,进一步发挥档案的服务功能以及凭证价值。文章基于信息化、规范化、现代化以及标准化的视角,就如何建立勘查设计企业科技档案数据库提出自己的看法,旨在进一步为相关企业提供参考,创新科技档案的管理模式。
关键词:数据库;科技档案;勘查设计企业;建立
一、勘查设计企业建立科技档案数据库的必要性
(一)保护企业知识产权的必然要求
大量的科技档案涉及到勘查设计企业的技术秘密、商业秘密,属于企业知识产权的范畴[1]。建立勘查设计企业档案数据库,将科技档案完整地录入到数据库当中,可以为未来企业维权提供重要的依据。同时,建立科技档案数据库,可以实现对科技档案进行系统化管理,更好地理顺企业当前所拥有的知识产权,及时发现知识产权被侵害的问题。总而言之,在数字信息化背景之下,建立科技档案数据库势在必行,是勘查设计企业保护自身知识产权的必然要求。
(二)减少档案管理成本,提升档案检索效率的内在要求
科技档案作为科技信息的集合体,具有重要的参考价值以及凭证价值。为了更好地发挥科技档案的这种作用,必须要抓好档案管理与档案利用工作。一方面,建立科技档案数据库,可以更好地减少档案管理成本,实现对科技档案的集中管理。档案管理人员将科技档案录入到相应的数据库当中,不仅可以直接通过大数据技术、数据模型技术对科技档案进行系统化利用,也可以通过云储存技术实现档案共享,减少科技档案管理过程中所耗费的人力、物力以及财力[2]。另一方面,建立科技档案数据库,可以更好地通过相应的数字化信息技术对科技档案进行检索,提升检索效率和质量,满足相关主体对科技档案的需求。
二、勘查设计企业建立科技档案数据库的基础
(一)完善电子档案管理制度
科技档案数据库中所有的科技档案均以电子化、数字化的形式表现出来,为此,企业必须要完善电子档案管理制度,明确不同类型电子档案的格式以及管理标准。一是根据企业科技档案的种类以及实际情况,明确科技档案产生、立卷、归档、管理、开发以及利用的基本流程,确保科技档案在管理过程中的规范性。二是明确职责分工,避免出现责任不清、责任推诿的问题,强化档案管理人员的责任意识。三是建章立制,参考国家档案馆对科技档案、电子文件的管理要求,制定符合本企业特点的科技档案管理制度。
(二)打造精干型、复合型的档案管理人才队伍
科技档案数据库建设是一项细致、系统、具体以及复杂的工作,具有要求高、任务重的特点。因此,勘查设计企业只有打造一批精干型、复合型的档案管理人才队伍,才能更好地开展数据库建设工作。为此,一是要从数据库建设的角度对档案管理人员进行培训,强化档案管理人员档案著录、档案编研以及档案专题建设的能力[3]。二是要开拓新思路,寻找新方法,重点围绕“信息化建设”来对科技档案管理人员进行培训,强化档案管理人员应用各种数字化信息技术的能力。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在这一过程中,勘查设计企业应当采取案例教学。实践模拟的方式,避免理论与实践相脱节。三是开展技术交流,强化与其他勘查设计企业、行业协会以及相关其他的沟通,为档案管理人员提供参观学习、经验交流的平台。
三、勘查设计企业建立科技档案数据库的基本路径
(一)设置文件传输服务器
为了避免出现电子文件因文件过大、格式不统一而无法移交、无法传输等问题的发生,勘查设计企业必须要设置文件传输服务器,将该服务器作为电子文件传输的中间站点。相关员工通过该服务器可以对电子文件进行安全扫描,将过大的电子文件进行压缩处理的同时,利用相应的信息技术对格式予以转化。待相关员工进行处理之后,再统一传输至科技档案数据库终端,有效确保科技档案的管理质量。
(二)选择合适的电子档案管理系统,强化对系统的应用
当前,市场上电子档案管理系统众多,但并不是每一个管理系统都能够准确贴合企业科技档案管理实际。为此,勘查设计企业要结合企业科技档案管理需求来选择合适的电子档案管理系统。同时,要加强与软件供应商进行联系,确保管理系统能够符合企业的基本要求。在强化系统应用方面,则要做到以下几点:一是按照项目对科技档案进行分类和李宽,在每一个项目建立相应的文件级、案卷级。二是关联档案管理系统、OA办公系统以及其他系统的数据,确保档案管理人员可以调取并传阅相关的信息资料,为科技档案服务利用工作奠定扎实的基础。三是开发档案查询通道,为相应的用户提供查询、检索的路径。四是做好统计报表工作,对科技档案的相关数据予以统计,为后期档案编研工作提供依据。三是要对云储存技术进行应用,将科技档案数据库中的内容自动上传至云储存终端,拓宽档案所占用的硬盘空间。
(三)加强安全防护,确保数据库的安全性
科技档案数据库内容丰富、价值巨大,涉及企业的切身利益。为此,必须要强化对数据库进行安全管理,避免出现档案损毁、遗失、泄密等问题。一是要综合利用区块链技术、云加密技术、防火墙技术、数字密钥技术对科技档案或者数据库进行加密,严防木马、黑客等非法程序对数据库的入侵。二是设置相应的网络借阅权限、查询权限以及科技档案使用期限,严格监控科技档案的流转和使用。三是要组织企业技术人员定期对档案管理系统、内外网环境进行检查,减少安全管理中存在的管理漏洞。
四、结束语
从我国当前整体情况来看,许多企业档案数据库建设进程缓慢,对于档案数据库建设缺乏正确的认识,仍然只是停留在对档案进行数字化处理的阶段。为此,有必要进一步依托数字化信息技术对原始档案进行加工、处理、转化和利用,建立相应的档案资料数据库。具体到科技档案管理领域。一方面,勘查设计企业要夯实科技档案数据库建设的基础。具体而言一是要完善电子档案管理制度;二是要打造精干型、复合型的档案管理人才队伍。另一方面,勘察设计企业在建立科技档案数据库过程中首先要设置文件传输服务器;其次要选择合适的电子档案管理系统,强化对系统的应用;最后要加强安全防护,确保数据库的安全性。
参考文献:
[1]王静.企业科技档案信息化建设浅析[J].档案,2014(10):54-55.
[2]史凤.论勘察设计企业科技档案数据库的建立[J].黑河学刊,2013(02):165-166.
[3]张帅.科技档案信息资源集成化服务研究[D].吉林大学,2012.
论文作者:周洪平
论文发表刊物:《基层建设》2019年第30期
论文发表时间:2020/3/12
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