关键词：文书档案管理；信息化建设；利用率；安全保护
引言
文书档案是对已经发生过的事件的真实记录，也是共享知识的重要载体，在当前时代，实现文书档案管理工作的信息化是不可阻挡的趋势。创新是灵魂，文书档案管理在当前时代也需要进行创新，实现高度的信息化、智能化，为此如何创新成为非常值得探索的问题。
1档案信息化建设视角下文书档案管理的必要性
1.1数字信息化时代的必然要求
现阶段，各个单位所产生的电子文件越来越多，档案管理人员所面临的工作压力随之增加。在这种背景下，单位必须要加强档案信息化建设工作，提升档案资源的整合、利用以及分析效率，减轻档案管理人员的档案管理负担。除此之外，随着档案类型以及档案数量的不断增多，单位如果缺乏相应的档案管理系统，则势必会降低档案管理的效率以及质量，不利于快速地检索相应的档案资源。综上所述，数字信息化时代的到来，势必会倒逼单位档案管理工作转型升级，推动档案管理内容变革。
1.2减少档案管理成本，提升档案管理实效的内在保障
传统的档案管理不仅对于人力、物力以及财力的需求量较大，而且对于保存场地的要求较高。相反，档案信息化建设则能够更好地减少单位档案管理成本。一方面，推动档案信息化建设，可以实现对档案资源的高效收集、整合、分析、利用以及服务，打造“一站式”管理模式以及服务模式，实现资源优化配置。另一方面，推动档案信息化建设，对相应的纸质档案进行数字化管理，将纸质档案转化为统一的数据化格式，可以减少档案资源所占用的物理空间，提升档案管理实效。
2加强文书档案管理信息化建设利用率
（一）信息共享。传统的文书档案管理模式下一般是用表格、照片、文件等纸质形式来进行保存，在共享方面因为需要人工来进行传递，过程相对来说比较复杂，信息共享的效率比较低。而信息化的文书档案管理模式最显著的特色就是信息共享。文书管理当中所有涉及的档案资料进行数字化处理后上传到信息管理平台上，只要符合平台权限就能够进行绝大部分资料的查阅，涉密档案则可以通过专门的权限来访问。只要有需要查阅档案资料的情况，只要满足了权限要求就可以在管理平台上查阅到，大大提高了信息共享的效率。
（二）信息查询。传统模式下，一般要查阅档案资料时需要到馆藏当中查找，费时费力，繁琐而效率低，同时因为一部分档案资料需求旺盛，翻阅次数多，有一定概率造成档案资料的损坏。而信息化后，所有资料档案存储于计算机服务器当中，只需利用相应的功能进行查询便可快速找到自己需要的资料。
（三）信息核查。文书档案管理关键在建，核心在管，重点在用，这要求文书档案的建立必须要真实可靠，管理要科学合理。文书档案是对一些正在发生或已经发生的事件的真实记录，需要如实反映事件的前因后果和其中的人事物。档案收集整理以及使用工作在传统模式下往往需要人工持续到实地考察、监督，效率低、周期长，不利于资料的完善。而信息化后资料员将当日资料上传至档案管理系统，系统推送至相关部门审核，这样相关部门就能够更好地掌握实际情况，出具更有指导意义的政策措施。
3加强文书档案信息化管理的安全保护
3.1集中力量开发档案管理信息化系统
单位要立足于本单位档案管理的数量、类型，大力开发档案管理信息化系统。总体而言，单位可以从以下几个层面出发。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆第一，注重档案版块化管理，根据档案类型划分为不同的档案管理板块，确保相应的信息资源以及档案资源能够录入到相应的板块当中，实现专门化、智能化以及科学化管理。第二，注重档案档案安全化管理，防止档案资源损毁、丢失、被盗以及篡改。现代档案管理理论强调档案资源的原始性、真实性以及准确性，并将上述“三性”作为档案价值的基础。档案资源一旦丧失了原始性、真实性以及准确性，就会丧失相应的价值。为此，单位必须要充分利用数字水印技术、访问权限技术、数字加密技术、区块链技术等现代化信息技术对档案管理信息系统进行安全管理。
3.2提升文书档案管理人员的综合素质
提高文书档案管理安全的措施之一就是，一定要提高档案管理工作人员的整体素质。文书档案工作是单位中比较重要的工作内容，工作人员不但要具备过硬的技术水平，还必须具备一定的综合素养。在日常工作中，档案管理的工作人员必须要有及时收集、整理档案资料的意识，查阅完档案必须及时归还原处，定期维护、检查档案是否有缺损。与此同时，还应该定期给档案管理的工作人员安排培训和学习的机会，让他们多学习，努力提升自己的技术水平和能力。还要有足够的职业素养，在管理的过程中，认真负责每一份档案。不能随意将档案借出，以免泄露重要信息。
3.3网络内部与外部的隔离措施
为了保证档案信息管理的安全，网络内外要严格管理，设计合理的物理隔离层，保证管理效果的提高。物理隔离层主要针对网络安全保护。通常，路由器可以在第一层保护结构中设计，IP地址可以过滤或屏蔽，然后选择一些地址进入网络系统。在第二层防护结构中，应合理设计防火墙系统。在防火墙认证的情况下，可以过滤网络中不安全的数据信息，防止网络的不良行为，阻止一些被禁止的业务。在此期间，防火墙可以更好地记录数据信息和内容，合理地检测网络攻击，并采取合理措施解决预警后的问题，创建安全保护系统，确保管理工作各方面的可靠性和有效性，满足当前工作要求。
3.4依托云储存技术，打造档案共享机制
当前，档案数量不断增多以及档案类型不断增加，与此同时，部分单位档案管理人员的数量却没有显著的增加。要解决这一主要矛盾，必须要探索档案共享服务，最大限度地发挥档案资源的各项优势，确保文书档案管理工作的顺利开展。第一，单位可以探索文书档案管理与云储存技术的融合，将可供共享的档案上传至云储存终端，便于各个单位之间按照预先设定的访问权限进行借阅。需要注意的是，档案共享并不是强调将所有类型的文书档案资源都上传至档案共享终端，而只需要上传具有业务协同性且不涉密的文书档案资源。所谓业务协同性，即单位之间在业务领域或者职能领域存在交叉，需要共同开展某项业务。例如，实践中常见的有规划、城建、国土、建筑等单位之间通常具有业务协同需求。第二，上下级单位之间要加快文书档案共享建设，便于各类政策文件、法律法规的传输，切实保障相关政策的落地，减少不必要的档案管理环节，开创档案管理新格局。
结语
随着防震减灾事业的不断发展，传统纸质档案的缺陷也逐渐的显露了出来。防震减灾工作不可能局限于一个地区，所以文书档案的使用情况也会越来越频繁。所以，如何创建出一种高效、科学的文书档案管理方式是目前防震减灾机构亟待解决的难题。电子档案的出现不但满足了目前防震减灾事业的发展需求，还提高了防震减灾文书档案的使用效率，可以为地震局相关的领导提供可靠的判断依据。文书档案的信息化发展是社会发展的大趋势，它可以提高防震减灾工作的准确性，让防震减灾工作中的文书档案管理工作变得更科学、更合理、更准确。
参考文献
[1]张雪.事业单位文书档案信息化建设分析[J].兰台内外,2019(18):25-26.
[2]王洋.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J].现代商贸工业,2019(19):60.
论文作者:董多
论文发表刊物:《科学与技术》2019年第15期
论文发表时间:2019/12/12
标签：档案论文; 档案管理论文; 文书论文; 单位论文; 信息化建设论文; 资源论文; 管理工作论文; 《科学与技术》2019年第15期论文;