关于档案“双套制”管理问题的探讨，本文主要内容关键词为：档案论文,双套制论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、档案“双套制”管理模式存在的必然性
首先，社会对档案的需求是档案工作存在和发展的根本原因，因此，档案工作方式必然受到社会需求的深刻影响。面对社会对信息的需求量、系统性、时效性等要求的提高，传统档案管理方式已渐显乏力，而办公自动化技术广泛深入应用于各行各业所取得的成效成为档案管理改革的良好借鉴。其次，文件数量日益膨胀，各地档案库容日渐饱和，传统的加工、利用、存贮工作致使档案工作者不胜负荷。在世界范围内，一批纸质历史档案在逐步地自然老化，亟须采取先进的技术手段加以抢救。再次，档案信息载体及记录方式已日趋多样化，越来越多的社会活动不再采用纸张形态，而是以机读型、声像型、缩微型等新型载体和记录方式存在，从而产生大量的电子文档，其管理方式、载体形式、信息互动等方面对纸质档案形成强大的冲击。所以，单一的原有管理模式再难以适应现时档案工作的发展要求。
从另一方面来看，尽管计算机管理档案有许多好处，但由于电子档案证据作用尚未实现，不能取替传统纸质档案的法律地位，至今还没有哪一家档案馆室采用纯粹电子技术管理档案的。其原因很明显：电子文件的法律效力一日不予确认，人们对纸质文件的依赖就一日不会减弱。在这种背景下，为了档案事业更好地生存和发展，独具慧眼的档案工作者，自然不会错失通过两者联姻来提高档案管理水平的大好时机，于是要求应用计算机技术成了档案界的强烈呼声。随着计算机技术应用于档案现代化管理后，人们已尝到档案检索、信息传输、统计等方面的甜头。由于内外因形成的合力，使这种新型的档案现代化管理技术得到迅速普及，但至今双套制还没有定规，没有统一标准、统一模式，不少问题有待进一步的探索研究，一些具体做法更需要经过时间的推移和实践来验证，但双套制是传统档案管理手段与计算机管理技术相融合形成的一种新型管理模式，它的出现已逐渐引起了人们广泛的关注和高度的重视。
二、档案“双套制”的特点
纸质文档和电子文档是双套制主要研究的两种载体形式。两者在技术、管理方式等方面既存在很大的差异，又有一定的必然联系。
以数码或符号进行存贮传输的电子文件、电子档案，两者在管理方面没有明显的界限，任何一条信息一经产生，立即可以通过网络的传递和交流，管理上更为广泛、灵活，并可实现更大范围内的档案信息资源共享。电子文档管理在操作技术、安全保护技术、人员素质等方面要求都高于纸质档案。因此，在保障法律作用的前提下，充分利用现有资源融合两者优势服务社会是必由之路。双套制管理的特点是避免两种载体不足，充分发挥各自在档案管理上的优势。当然，在融合的过程中同时也存在着自身的薄弱环节：兼容了两者所需人力物力的投入，囊括了纸质、电子档案所需的全部消耗。
有人说双套制只是权宜办法，但无论怎么说，它会在相当长的一段时期内存在，这是由几方面因素所决定的：1.尽管不少单位内部与同系统之间依靠网络相互传输信息，完成公文处理程序，但国家档案局规定：带密级的文件不能上网，因此，在今后相当长的一段时间内，密级文件还将以现行的办公模式运转。2.档案管理的方向是逐渐转向电子化，计算机技术的进一步发展可促进档案现代化的进程，然而载体稳定性的验证、保密措施的研究、现代化技术的适应过程、地区发展差异的平衡、法律地位的确立等因素需要较长的时间来完成。3.两者在转化的过程中仍有不少技术上的问题有待深入研究解决。双套制的管理对象在相当一段时间内将是电子档案与纸质档案并重，其工作方式和手段以计算机和手工同时并进，而从长远来看，将朝以电子档案为主、纸质档案为辅，以计算机为主要方式和手段的方向发展。
三、“双套制”核心是纸质文档与电子文档管理接轨的问题
要真正发挥“双套制”的作用，实现其理想运作境界，必须避免出现两者机械相加的现象，而应使内部管理达到真正的相融即"1+1=1"，就必须做好两者衔接工作。为此，双套制管理接轨问题是一项系统性工程，要处理好诸多方面的因素，它涉及到技术的融合发展、档案管理改革、人才培养方向、人们观念更新等诸多因素。
1.加强电子文件管理的制度和标准建设，建立科学的标准体系和业务管理制度，提高档案管理意识。尽管《电子文件归档与电子档案管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》已相继出台，但这只是我国电子文件管理方法探索道路上的一个开端，目前的管理方法尚欠具体，我们迫切呼唤强化电子文档的立法，使之与相关法律构成一个完整的理论体系，逐步实现其标准化和制度化，同时充分发挥档案馆室的法律监督作用。强化档案意识，把档案管理工作提前介入电子文件的运作和管理中。
2.做好信息贮存在不同载体之间形式的转换。这里的转换有两层含义：第一，将档案各级目录及全文（最终方向）电子化。这是由“计算机效益大小的决定因素之一是数据的丰富程度”所决定的，然而，文本型档案信息数量庞大，在短期内将其全部转换成数字信息无论在时间、资金和技术上都难以实现，尤其对于历史久远、案卷庞大的档案馆来说更是如此，故应针对实际馆室情况采取分重点、分阶段把档案转换为电子形式，循序渐进实现档案电子化。第二，将长期永久类电子档案纸质化。根据中华人民共和国行业标准中的《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：“具有长期或永久保存价值的文本及图形电子文件，如没有纸质等拷贝件必须制成纸质件或缩微品等。进行归档时，将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。”看来，文件的归档依然应以纸质文件为主，两种载体的相互转化在现阶段是必要的。
3.处理信息的标准性和长久保存问题，确保电子文件的稳定、安全。减少信息丢失的风险是维护信息真实性的有力保障，我们应做好两个技术环节：第一，维护电子文件在当前技术下的可处理性，使电子文件处于可处理状态；第二，将电子文件从老的过时的信息系统迁移到新一代的技术上，使信息能延续用于新技术平台上。要使信息长久保存，应用只写一次式光盘加背书归档原件，定期对载体内容进行转换和复制，电子文档是通过不断刷新和定期迁移来保证其真实可靠和延长寿命的。保证电子载体物理上安全、电子档案内容逻辑上的准确，把好电子文件接收的入口关，确认其操作正常才接收，定期对电子档案进行维护和检测。
4.电子文件环境下，我们应对“原件”达成新的共识。对电子文件而言，文件的原始性即指文件内容的原始性，不是载体的原始性。所谓信息内容的原真是指电子文件上承载的信息确实是文件正式生成时的记录，而无论该记录的形式已作何种变换。因此，内容的原始性才是实质，只要具有文件原始性的意义和功能，也就能保证其内容的原始性，就可被视为具有原始性，只要内容原始，文件就可看作是真实的。只要我们能保证和证明电子文件内容信息的原始性，就可以实现法律证据作用。关键在于是否存在判断电子文件原始性的手段，这是前提。由于电子文件的信息内容完全游离于其记录方式与载体形式之外，我们无法苛求也不应苛求其形式的原始，因此我们不能囿于“原件”的故有概念、原有理论和管理方法而阻碍档案现代化的进程。
5.正确认识计算机与档案管理之间的关系。有人把计算机技术只当成是档案管理的一种辅助性技术，其实，计算机技术融入档案领域，其管理的意义绝不仅仅是电子备份和检索工具，或简单意义上的一项纯技术的应用，它实现了快速高效为社会提供档案信息服务质的飞跃，拓展了档案的广阔空间（文件中心、虚拟档案馆的设想与构建），更新了档案综合管理的功能，多种类型档案信息管理利用多媒体技术得到实现。因此应把两者理解成各尽所能，彼此渗透，互相依存（现阶段）的关系。
6.档案专业人才的培养。无可讳言，现有档案专业工作者的知识结构较为单一，计算机技术力量薄弱，英语水平等亟待提高，复合型人才严重不足，面临工作技术含量不断增大、责任风险同时增大的档案工作，只有通过各种渠道和形式提高档案干部队伍综合素质，并制定相应的鼓励措施调动工作积极性，稳定和增强档案干部队伍，才能推动档案管理现代化进程。
诚然，新兴技术的产生，无论它如何先进，都只能是对过去的某一种技术功能范围的扩充，而不是简单地变革或完全取代。双套制管理模式也一样，自身存在着不少弱点：如将大量原生的电子文件转换为纸质文件，不仅费时费力，而且结构复杂的数据库系统还无法实现这种转换；它比实施单一管理模式增大了资源的投入，包括人力资源和物质资源，如果处理不好的话，不仅会导致资源的搁置和浪费，而且工作效率和劳动强度也得不到相应的提高和减轻，收不到应有的效果。这些不足有待技术的发展、反复的实践和时间的验证。