关键词: 企业办公室；工作职责；工作特点；应对策略
引言:
作为企业的重要部门，办公室在企业中起到的作用以及扮演的角色是多样的。它既是参谋部，为高层领导建言献策；也是管理部，管理企业大小文件；更是联络部，为企业架起对外沟通的桥梁等。因此，企业办公室机要秘书工作在新形势背景下应认清自身工作的职责和把握工作的特点，制定一套高效率的对策，为企业提供更优质的服务[1]。
1企业办公室机要秘书工作职责
机要文件直接影响着企业的利益，而要做好这项工作，机要秘书就必须不断提高个人的政治素养和业务素质，在岗位中认真履行职责。一般来说，企业办公室机要秘书有四个职责：
1.1管理机要文档
机要秘书是机要文档的直接管理者，负责收集文件和存档，同时对文书档案进行立卷和归档。在机要文件传阅时，做好登记，也要负责公司内文件的传送、移交以及销毁工作。
1.2保密机要文档
机要文档记载着企业核心的内容，机要秘书对机要文档的安全负责。机要秘书首先要严格遵守企业的相关制度和规定使用秘钥卡，对计算机、密码机等相关设备进行熟练操作，并且能在设备中进行密码通信，还要经常性地检查机要文件所定的密级是否正常。
1.3维护相关设备
机要秘书这个岗位要求工作者有一定的计算机知识，在密码机或者存储机要文档的计算机发生一般故障时，能够独立排除故障原因，减少机密文件泄露的可能。
1.4完成其他任务
机要秘书工作内容与普通秘书相似，除了处理与机要文件相关的工作任务之外，还需要完成上级领导安排的其他任务。
2 企业办公室机要秘书工作特点
2.1标准严格
企业党政工作是一项严肃且标准严格的工作，为了体现和捍卫文件的权威性，促使公文工作朝着科学化发展，对所选择的纸张类型和尺寸、文件名称类型以及文件内容的体裁都有严格的要求。对于文件管理工作比如文件的阅览、储存和处理来说，也有严格规定。所以机要秘书必须要认真执行企业规定和要求，不随意处理文件。
2.2内容保密
作为传达企业各类决策和指令的信息传送枢纽，企业办公室机要室承载着各类型文件，而这些文件中机密性文件数量较多，有些机密性文件甚至能决定企业的发展情况，所以企业办公室机要室是企业重要的涉密部门。如果因为机要秘书工作失误而导致机密性文件泄露流传，后果不堪设想。机要秘书要树立自己的工作操守，明白什么该说什么不该说，什么该做什么不该做。
2.3政治枢纽
作为党政工作的重要组成部分，机要工作的职责和任务是将党和国家的重大决策和思想方针深入传达到企业的每一个部门中，同时积极监督其落实到企业的思想以及行动上去。因此，作为企业办公室机要秘书，自身需要树立忠于党和祖国的坚定信念，牢固自己的政治立场和理念，时刻学习党和国家的思想方针[2]。同时也要保持自身的政治敏感度，加强自身在政治上的思考和分析能力，以便及时解决突发的政治性问题。
2.4信息实效
企业办公室作为企业信息传输的枢纽，每日所收集的信息中有些时间期限较紧，需要立即处理，有些时限则稍微宽松，因此办公室机要秘书保证信息的实效性，就必须将信息整理后按缓急程度及时处理。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆信息沟通对企业的发展起着指导性作用，机要秘书应及时传递上级的指令和文件，收集下级的报告和反馈，让上级与下级之间沟通更加顺畅。如果领导工作较忙而不能及时处理信息，为了保证工作的进度，机要秘书有责任提醒领导及时处理。
3 新形势下企业办公室机要秘书工作对策
3.1 强化自己，提高自身工作能力和水平。
在新形势背景下，办公室机要秘书除了要具备应有的基本素质之外，还应坚持学习，在工作岗位中不断强化自己的工作能力。办公室机要秘书要首先要有一定的写作功底，在企业召开工作会议时，机要秘书需要为领导准备相应的文件，还需在会议进行时认真记录关键内容，在结束后及时整理，有时候还要为领导撰写会议发言稿等，这些工作内容都要求了机要秘书要有良好的文笔。一般来说，扎实的写作功底需要不断磨练，因此机要秘书要有意识地收集和模仿相关素材，进而形成良好的文笔。其次机要秘书要提高自己的研究能力，积极学习新技术。随着我国逐步迈入现代化社会，信息技术在我国企业办公室中得到了广泛运用，具体表现在办公室自动化的普及。这要求办公室机要秘书要顺应时代前进潮流，转变传统观念，积极学习与办公有关的新技术，深入研究新技术的原理、操作形式等，明白信息安全技术的发展方向和特点，以便在工作中熟练运用新技术。
3.2 树立保密意识，提高自己的工作责任感。
机要工作看似简单，但是却十分冗杂，工作内容也十分复杂，并且该工作要求机要秘书秉承“机要工作无大小”的工作理念。机要秘书每天要处理不同的文件和信息，有些需要存档编号，有些则要及时传输到相关的部门手中，往往有时候一件工作没有处理完，另一个任务就到了。每天面对重复、高强度、冗杂及需要细心的任务，若机要秘书对工作没有强烈的责任感，很容易出现纰漏，对公司的发展造成伤害。其次机要秘书职责范围广，包括收发和管理公司一般文件，记录企业重要的会议过程，整合机要内容等，所以经常接触公司机要文件。新形势下，随着信息技术的发展，公司机密泄露途径也越来越多。机要秘书在岗位中需要树立强烈的保密意识外，还需要认真学习与工作相关的信息技术和计算机技术，随时检查文件安全情况，同时在文件管理中完善登记制度，将每一份文件的出入都登记在案，做好对机要文件的保密措施。
3.3与党同心，提高自身政治素养。
机要秘书要坚定政治信念，始终与党同心，经常性学习中国特色社会主义理论、毛泽东思想、邓小平理论等党始终坚持的理论思想，用理论塑造自身的人生观，价值观和世界观[3]。坚持唯物主义观点，在实际工作中用唯物主义的观点解决工作问题，在工作中时刻坚持国家利益优先原则。同时积极在企业中营造政治学习氛围，引导企业朝着正确的政治方向前进，与党始终统一战线。只有坚持和落实党和国家的思想方针，办公室机要秘书才能适应新形势，更好地胜任工作，企业才能顺应时代潮流，不断向前发展。
3.4保证效率，提高自身服务意识。
在新形势背景下，机要秘书需要具备高效率观念，在面对冗杂琐碎的工作时，要分清轻重缓急，奉行急事优先原则。机要秘书提高自身提高工作效率，有利于游刃有余地处理工作任务，及时发现工作中存在的问题，保证自身的工作质量。同时机要秘书岗位带有服务性质，为上级领导服务，也为公司文件等各种事情服务。因此机要秘书要提高自身的服务意识，在工作中做到无私奉献，尽心尽力，遇到困难时积极乐观，勇于解决。在面对领导时能够充分展现自主性，了解领导需求，及时回应领导，按时完成领导所分配的任务，向领导积极反馈任务落实情况。
结语：
综上所述，企业办公室机要秘书要主动顺应新形势的要求，严格按照相关规定开展工作，重点做好对机要文件的保密工作；同时也要提高自己的政治意识和敏感度，监督企业思想始终与党同行；最后通过不断学习关于机要秘书新知识，让机要秘书工作更具科学性和先进性，以促进所在企业的创新和良好发展。
参考文献：
[1] 张剑云 .新形势下如何做好企业办公室机要秘书工作 [J].现代商贸工业 ,2017,5(16):57-58.
[2] 任瑞军 . 做好新时期企业秘书工作 [J]. 环球市场信息导报 ,2016,11(26):89-90.
[3] 何靖霞 .新形势下如何做好高校办公室机要秘书工作 [J].
办公室业务 ,2015,7(6):131-132.
论文作者:徐莉丽
论文发表刊物:《城镇建设》2019年21期
论文发表时间:2019/12/16
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