李旭
大庆市让胡路区政府 黑龙江省大庆市
摘要:财务档案管理工作内容有很多方面,比如相关工作者需要每隔一段时间就需要将相应的会计文件与档案收集起来,同时对会计文档中所记录的财务数据信息展开审核,审核结束之后,进行整理组卷等。有关企业单位必须安排专门的人员来管理财务档案,尤其是保密的财务档案要格外重视,避免丢失。本文首先对新形势下财务档案管理工作的重要性进行了介绍,其次对新形势下财务档案管理工作的对策进行了分析,希望能够为财务档案管理水平的提高提供借鉴。
关键词:新形势;财务档案管理
财务档案作为一种重要的资源,不仅记录了重要的财务活动,同时也能够反映出各个经济活动的情况,还能够为作为查询资料供有关学者查询。财务档案管理工作必须引起重视,因为只有如此,我国的财务工作质量才能够快速的提高,有关企业的经济效益才能够有所提升,我国财务会计人员的素质才能够有所提高。实际上,财务档案管理工作并不简单,需要档案管理工作者十分细致,耐心,只有如此,工作人员在日常工作中才不会出现过于明显的问题。
一、新形势下财务档案管理工作的重要性
财务档案属于一种会计记录,主要是在财务核算活动中形成,具有非常大价值。每一笔财务记录都能够反映出经济活动情况,因此有关单位越加重视财务档案管理工作,其经济秩序也就越加的合法与正常。财务档案管理工作不仅对企业单位的正常工作秩序有着重要的影响,对生产与科研秩序也有着一定的利用价值。新形势下财务档案管理工作更显重要。
首先,财务档案管理工作能够帮助财务部门制定下一步的财务计划。财务计划的制定,需要大量的真实的数据信息加以支持,而财务档案可以说是财务活动的第一手资料,比较真实,完全能够为下一步财务计划的制定提供支持;其次,财务档案管理工作有助于决策者提供相应的信息,进行更加科学的决策。财务档案在经济决策中起到了信息源的作用,每一位决策者都需要参考财务档案,从财务档案中找到规律,进行正确的预测,以此作出相应的决策;再次,财务档案也可以作为文献,为广大的经济文化学者研究历史提供资料,这对学者真实深入的研究国家的经济文化有着不可替代的作用,另外,财务档案也有助于历史研究,学者对过去的经济文化之所以会如此了解,这与财务档案脱不了关系;最后,财务档案管理工作的开展,有助于财务会计工作者积累更多更丰富的经验,财务档案中记录了很多经典的案例,财务会计工作者能够从中汲取相应的经验,学为己用,从这个角度上说,财务档案实际上就是一个数据库。除了上述几点外,财务档案还具有信息保障、维系管理以及监督检查的作用。在市场经济发展越发繁荣的今天,财务档案管理工作越发显得重要,所以有关部门以及相应的单位企业必须高度重视。
二、新形势下财务档案管理工作对策
新形势下财务档案管理工作十分重要,必须要采取有效的对策来加强管理,具体对策如下:
1、打基础,搞好硬件建设
搞好档案硬件建设,是做好财务档案管理基础工作的首要任务。建立财务档案室,本着方便实用、简捷明快、因地制宜的原则,对档案进行合理布局,要达到防火、防潮、防尘、防压、防光、防鼠、防盗、防磁的标准要求,使档案硬件设施逐步配套完善。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆根据实际需要与可能,配置相关器材,档案室可配备适用于各种档案资料和物品存放的资料架柜,资料架柜不仅要满足存取方便、存储量大、分合随意的要求,而且又能节省占地面积,同时,还应配置相应的设备,如计算机、扫描仪、碎纸机、资料车盒、图片档案、防盗铁门等。统一档案室的器材和硬件设施,明确相关的技术、安全指标,通过完善财务档案室硬件设施建设,改善管理环境,使档案硬件整齐划一、标准规范。
2、抓重点,开发应用软件
按照科学实用、严谨可靠、先进规范的思路,研制、开发“财务档案管理系统”,主要包括系统设置、资料存档、档案管理、系统防护和提供帮助等管理功能。系统设置。根据会计档案管理的需要,设置档案密级、发布单位、档案类型、存放结构及系统初始化等环节,为建档、调阅与管理提供方便。资料存档。对原始资料进行整理、归档,通过扫描、数码图像录入和光磁盘接收等多种方法录人。档案调阅。采取档案检索和档案浏览的方式,查阅档案室归档的各项财务档案资料。要真正达到档案资源共享、方便快捷、无纸化查阅以及保护原始资料档案的目的。档案管理。该系统可提供借阅管理、工作交接、档案销毁、档案目录和档案汇编等手段。系统防护。根据需要设置系统保护措施,主要是设定操作权限、及时锁定屏幕、控制未授权人进人、更改密码、保留监控日志等。在编程技术上,还可利用目录隐形等技术,防止“黑客”侵入,确保信息资料的安全保密提供帮助。主要包括系统调用、数据备份、数据恢复、信息服务等。它可以调用会计账目等各项专用软件,实现财务软件管理与控制一体化目标。
3、求质量,.加强规范化管理
提高财务档案管理质量,必须在探索现代化档案管理模式或机制上找出路,在落实规范化要求上下功夫。
初始设置。主要是确认资料性质、合理分项归类、设定存放地址和进行初始设置。立卷存档。立卷存档是财务档案管理工作的主要环节或中心内容。立卷存档要着眼于“全”,做到“两个一致”,即:档案编码与原始文本特征一致、密集架划分的存放位置与计算机设置的存放位置一致。浏览查阅。借阅检索是充分利用档案信息资源的主要手段,浏览查阅要突出“快”。做好文件查阅工作,管理人员一要及时为档案借阅人按检索的档案地址查找档案。二要及时授予档案使用权,为网上浏览提供方便,提高档案利用效率。统计汇编。汇编文件资料要注重于“用”。一方面要统计准确,以便于了解某类档案利用情况,为加强管理提供帮助;另一方面要注重实际运用,将常查、常用的汇编成册,妥善保管。保管注销。做好会计档案保管注销工作,要力求于“严”。一要落实专人分管制度,严格档案借阅、浏览规定,防止随意非法查阅.确保安全保密。二要不定期进行口令或密码维护,防止盗用。三要按规定期限保管档案,对保管期满但未了结业务的相关档案资料,不得注销.应当单独抽出立卷.继续保存资料。
三、结语
综上所述,可知财务档案管理工作应该坚持方便实用、科学配套的原则,这样才能够使我国的财务档案管理工作走向系统化,规范化。财务档案管理工作人员应该重视管理效率,尽可能的提高财务档案的利用价值,而有关部门或者单位企业则应该设计一套完善的管理模式,该管理模式要软硬结合,存管一体,并且可以查询也可以借用等。财务档案管理工作必须要达到手续严密、管理科学的要求。
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论文作者:李旭
论文发表刊物:《基层建设》2015年23期供稿
论文发表时间:2016/3/29
标签:档案论文; 财务论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 资料论文; 档案室论文; 新形势下论文; 《基层建设》2015年23期供稿论文;