摘要：人事档案是当下很多企业和事业单位招聘人员的考察材料，它不仅有效地记录了个人身份、学历、政治面貌等信息，还与个人薪资、社会保障有一定的关联，可见人事档案对于个人和事业单位来讲都是十分重要的。但是人事档案管理工作实际执行起来并非易事，会面临着诸多问题，比如管理方法的落后和不规范、档案管理工作人员的素质较低等。故而，应当针对这些人事档案工作中存在的问题，想出合理的解决方法，对人事档案管理工作的不足之处进行改进。
关键词：人事档案；发展思路；探索
前言：现如今，人事档案在我们生活中占据的地位愈加重要，它作为记录一个人较客观的依据，几乎是跟随着每个人一生。从出生开始到学习、工作，然后到老、到离开这个世界，都是有档案跟进的。可是，在此过程中，有些档案不能被及时跟进、信息不能被及时更新，这些问题对档案工作造成了很大的困扰。所以，应该要研究一下如何解决这些问题，使档案工作更好地开展。
1.人事档案工作中的问题
1.1人们对人事档案的重视度较低
在当前的经济环境下，各行业之间存在激烈的竞争，部分生存周期较短的企业的人事档案放置在人才市场上进行保存和管理。但部分人才流动服务机构在人事档案管理工作中存在着严重的信息危机，档案存在丢失、伪造甚至被篡改的问题，导致人事档案可信度降低。这种背景下，人们便会认为人事档案可有可无，缺乏对其的保管和管理意识，重视度较低，从而导致遗弃人事档案的现象发生。
1.2 人事档案工作管理较落后
目前，人事档案在保管上存在严重分散的现象，大学生毕业后的档案分别落在政府的人事部门、企业事业单位或人才中心中，甚至由学生本人自行保管。如此一来，人事档案的管理就显得很不集中，出现多头分散管理的现象，制约了人事管理工作的顺利开展。另外，尽管现处于信息化时代，但人事档案工作管理的信息化程度依旧不高。档案管理还是以纸质档案为主的人工管理，而人工管理仅对个人信息、档案目录等进行数字化办公，这与信息技术环境严重脱离。若想要对某个人的档案进行考察或调动时，仍需相关部门开介绍信或者调档函，这种传统的管理方式，既繁琐又拖沓了办事效率。
1.3 人事档案工作管理人员少且工作素质普遍较低
随着人事档案数量的持续增加，暴露了档案管理人员数量不足的问题。人事档案工作人员的文化教育水平有较大差异，学历有高有低，导致了他们专业能力的不同。其中，高专业水平的档案工作人员占少数，故从事该工作的管理人员的工作素质普遍较低，如管理档案时不严谨、记录的信息内容失真且有欠缺、使用的相关载体陈旧且单一等，导致人事档案的可信度降低。在一定程度上也导致了公司高层人员不了解下层人员的能力状况，使高层人员难以给中基层人员分配到与其能力适应的工作岗位，造成公司内部不协调的局面。
1.4 人事档案工作管理不规范
人事档案工作管理可行的规章制度原本就较少，加上一些档案管理的部门不严格执行相关制度，使如今人事档案管理更加混乱。档案用纸不统一、档案格式不正确、档案卷宗不美观等不规范的行为的存在，加大了人事档案管理工作的难度。而目前，由于没有客观机构对转移的人事档案进行监督和审查，用人单位只能通过人才市场这样的机构进行招聘，人事档案在此过程中很易损坏，甚至丢失。此外，有的人事档案中存在“三龄一历”记载多样、出生年月的农历与阴历填写不统一、参加工作时间与入党入团时间前后不一致、学历虚假等问题，这便是由于档案工作管理的不规范，导致的档案材料信息失真以及缺乏完整性。
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2.对人事档案工作中存在问题的解决
2.1提高人们对人事档案的重视度
想要引起人们对人事档案的重视，最基本的就是要让他们明白人事档案对一个人发展的重要性。人事档案是对人们经历的最客观记录，面试的时候一纸档案往往比空口而谈更能说服面试官，其中记录的经历和一些自我鉴定、他人评价也能从侧面体现出面试者的综合素质。所以，人们在填写档案时，应该对自己的档案内容认真负责。要知道，人事档案中填写的每项内容都有其重要的意义，比如其中记载的工龄，是参加养老保险统筹的重要依据。另外，对于因人事档案不透明而对当事人的利益造成损害的问题，相关部门应该寻求增加人事档案透明度的方法。既要确保人事档案的安全，又要解决人事档案被篡改的问题，以增强人们对人事档案的信任度和重视度，防止人们再次弃档。
2.2 用新型的管理方式对人事档案进行管理
在当今的互联网发展时代下，电子人事档案管理已然成为一种新型的人事档案管理方式，纸笔记录人事档案的方式会逐渐被电子记录的方式所取代。以电子方式记录的人事档案会更加灵活，档案工作者能容易及时更改、跟进、调用档案信息，可以迅速快捷地对人事档案进行管理。当然，电子版的人事档案是有安全保障和严密的网络加密保护的，别人很难盗取其中的信息。有时会有多方需要人事档案的信息，每次使用的时候都从档案管理机构调用会较麻烦，故倘若能成立一个数据库，建立一个人事档案局域网络，就能解决调用档案的繁琐问题，使各部门查阅、调用员工档案时更加方便，大大提高了他们的工作效率。这种数据库的构建还应是动态的，档案管理人员对档案信息进行更改后，数据库内各平台的信息都应被及时更新。信息化档案管理方式的出现，可以有效解决纸质案卷破损的问题、确保档案的长期保存与使用。它不仅提高了档案管理人员的工作效率，还促进了人事档案的信息化、规范化以及科学化管理。
2.3 提升人事档案工作者的专业素养
对于工作本身，培养高水平的相关工作人员队伍是人事档案工作发展的基础，优秀的人才是每个工作领域中必不可少的。高水平的档案工作人员，就应该具备有敬业精神和良好的职业道德。所谓在其位谋其职，从事这个职业就要做好本分之事，而档案管理人员的本分就是要对每一份档案认真负责。从档案的收集、整理，到校对、审核、归档，任何一步都不能出现失误，否则可能导致档案信息的失真或不规范，使得档案被记录者的信息不能被最客观地反映出来。档案管理人员还应该意识到自己从事的工作，涉及他人的隐私信息，自己有义务做好对他人信息的保密工作，杜绝失密、泄密现象的发生。另外，档案工作人员的服务水平也亟待提高，“增强服务意识”和“主动服务”应作为工作的出发点和落脚点，主动搜集、整理、保管、利用好档案，化被动为主动。在当今电子档案发展的时代下，档案工作者还应该提升自己利用计算机处理档案信息的能力。除了对档案进行收集、整理、归档外，还要准确地使用档案软件，不断学习新技术以使用科学、先进的手段来管理档案。
2.4 规范人事档案工作的管理
人事档案管理部门应建立完善的人事档案工作管理制度，明确规定好档案填写的基本规范，比如明确档案的填写格式、一些内容的填写范围等，使档案填写者能规范填写档案，能减少因档案填写不规范而退档现象的发生。人事档案管理者应该主动收集工作人员的档案信息，及时归档，要知道档案信息的真实度会影响到组织部门对工作人员能力的了解，并间接影响到工作人员的个人利益以及前途。故人事档案管理者应认真把守每一份档案材料的信息来源，对现有的档案信息进行审核，以保证档案材料的真实性。其中，那些审核不合格、手续不健全的档案材料不能归档。
3.结语
人事档案工作只有经过长期的改革，不断对过去的不足进行总结和反思，才能更好地在管理方法上进行创新和优化，往更高效的人事档案工作的方向发展。
参考文献：
[1]王丹,任胜云.干部人事档案工作中存在的主要问题及解决办法[J].科技信息,2009（31）.
[2]李农基.人事档案管理的发展方向[J].综合管理，2016（2）：93-94.
论文作者:许竹凡
论文发表刊物:《科技新时代》2018年10期
论文发表时间:2018/12/6
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