企业管理信息系统规划方法及相关问题初探论文_刘婉祯

企业管理信息系统规划方法及相关问题初探论文_刘婉祯

(中国农业银行股份有限公司霍山县支行,安徽 合肥 230000)

摘要:企业信息系统规划对于企业信息化建设具有重要意义, 该文通过分析企业结构体系, 研究企业信息系统规划的定义、编制原则、内容和步骤等方面内容, 从而形成编制企业信息系统规划的系统方法。

关键词:企业管理;信息系统;规划方法

1 企业信息系统规划的定义

企业信息化规划是关于企业IT 应用的长远发展计划, 是一个以企业目标、战略或目的、业务流程以及信息需求等为基础, 识别并选择所需要的信息系统并确定建设和实施计划的过程, 是企业发展战略的重要组成部分。

2 企业结构体系

2 .1 企业层次分析

典型的企业管理组织构成一般为三级管理模式, 三级管理组织机构可分为总公司———分公司———项目经理部3 个层次。企业集成化信息管理系统各个层次实现不同的功能, 信息系统的体系结构可以划分为战略控制层、管理控制层和操作控制层等3 个层次。

2 .2 企业职能分析

总公司是战略决策、运营监管、资产财务管理、人力资源管理中心, 主要负责企业发展战略决策、资产财务管理和人力资源配置, 并对公司整体运行情况进行监督;分公司是利润中心, 主要负责本公司生产运作管理和成本控制、质量控制等, 直接对项目进行监控;项目部是成本中心, 负责组织日常生产经营活动, 实施项目管理。

3 企业信息系统规划的原则

3.1 整体性原则

企业信息系统规划的目的是把握信息化建设的大方向, 应站在全局的高度去审视部门的、局部的具体要求, 分出轻重缓急, 确定一条主线。防止各自为政, 只强调本部门需求的重要性。应更多地考虑彼此之间的关联与协同, 抓住主要矛盾, 重点解决。在分步实施各个分系统(功能)时, 还应强调系统的集成性, 防止不同软件开发商所采用的平台、开发技术、数据库运行环境要求的巨大差异, 造成数据不能互联互通, 形成一个个信息孤岛。

3.2 动态性原则

信息系统规划应具有一定的预见性, 以信息化发展的方向为尺度, 以先进的信息技术为手段, 对企业目前的业务、管理现状与今后的发展趋势进行深入分析, 充分把握到日后企业制度、业务流程、管理模式、组织架构可能发生的变化和复杂程度。既要适度超前, 又要留有余地, 即有良好的开放性和扩展性。应合理预测瞬息万变的市场环境可能给企业发展战略带来的偏移, 在确定建设内容时必须求真务实, 万万不可一味地追求大而全, 使系统规划成为企业信息化的枷锁。

3.3 实用性原则

企业信息化建设的根本动因是企业内部管理的优化、工作方式的转变、效率的提高, 而不是为了“达标”或者成为领导的“形象工程” 。所以, 在信息系统规划时, 应将研究业务流程、管理现状、特点以及需求作为重中之重, 通过深入分析业务、管理的关键环节、关键流程、关键因素, 从而提炼出信息化管理的关键成功要素, 再通过分析这些要素与信息技术特点之间的潜在关系, 找出信息技术运用的驱动因素,也就是我们常说的企业对信息系统的基本需求, 才能最终把握企业管理信息系统的主要功能需求。

3.4 风险防范原则

制定系统规划, 应把对整个实施过程的控制作为重要的内容, 特别应高度重视和客观评价管理信息系统实施中可能遇到的各种风险因素、困难和阻力, 制定积极、可行的防范措施。把困难想得多一些、细一些, 预料在先, 才能将风险和可能发生的损失降低到最低程度, 也才能在出现困难时冷静处置。

4 企业信息系统规划的主要内容

信息系统规划是信息系统生命周期准备阶段的一项重要内容, 其主要目标就是制定出企业信息系统的长期发展方案, 并决定信息系统在整个生命周期内的发展方向、规模以及发展过程。

4.1企业信息系统的总体目标、发展战略与框架结构

企业信息系统的总体目标、发展战略与框架结构的制度应根据企业的战略目标和内外约束条件,确定信息系统的总体目标和框架结构, 使得信息系统的战略与整个企业的战略和目标协调一致。信息系统的总体目标规定信息系统的发展方向, 发展战略规划提出衡量具体工作完成的标准, 框架结构则提供系统开发的框架。

4 .2 对企业信息化基本状况的分析

对企业信息化基本状况的分析主要应当涵盖:企业的基本概况、经营范围、组织体系、岗位职能、业务流程、管理特点、存在的问题、信息化建设需求分析及企业现有网络、软硬件配置、各类相关软件的使用情况等等。只有充分了解和评价以上内容, 才能使得将要建设的信息系统更加符合企业的需要。

4 .3 企业信息系统的具体要求

信息系统的具体要求体现在管理和技术这两个层面。管理层面上必须结合各管理部门的管理特点, 对各子系统的使用要求及功能进行详细的说明,也即是通常意义上的信息系统功能规划分析。

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4 .4 企业资金投入、效益产出、风险的可行性研究分析

企业资金投入、效益产出、风险的可行性研究分析主要是对企业信息系统所需要投入的资金数额、资金来源、资金用途、经济效益、企业工作效率的提高、管理方式的改善、问题的解决程度、建设中可能遇到的困难、阻力、可能造成失败的因素、防范措施以及规划方案进行可行性分析预测。

4 .5 企业信息系统的实施方案

企业信息系统的实施方案主要包括系统建设阶段的大致划分、建设周期的初步预测、确定总体开发顺序、开发策略、实施中重大问题的对策、可资借鉴的企业信息化建设的成功经验与失败教训, 以及其它建设性意见等内容。

5 企业信息系统规划的步骤

企业管理信息系统规划从开始到结束一般分为以下9 个步骤, 每一步骤的具体内容为:

5.1 确定规划的基本问题

基本规划问题的确定包含信息系统规划的年限、规划的方法, 明确是集中式还是分散式的规划,以及是进取还是保守的规划。确定规划的基本问题, 是整个信息系统规划的第一步, 如果施工总承包企业信息化能力较弱, 应当在这个阶段积极引入信息化建设咨询方或者软件合作方, 帮助完成企业信息系统规划。

5.2 企业初步调查

企业初步调查旨在从总体上了解企业概括、基本功能、信息需求及主要薄弱环节。初步调查应包括以下内容:企业概况, 目标与任务, 组织机构, 现行管理系统的业务流程, 存在的问题, 开发条件, 计算机应用水平及可利用的资源。

5.3 综合评价企业状况

对已调查获取的企业的基本信息进行加工处理, 综合分析企业管理信息系统目标、信息部门的情况、风险度和政策等;识别企业现存的设备、软件及其质量;根据企业的资金、人力、物力等方面的限制,定义企业管理信息系统的约束条件, 分析企业各项条件指标, 综合评价企业的现行状况。

5.4 选择合理的开发方法

根据企业的实际状况分析, 选择符合企业信息化建设要求的开发方法。

5.5 企业信息系统的具体设计

明确信息系统和各个子系统的基本概况与功能设计。

1)信息管理组织体系规划

依据企业组织体系特点, 参照企业职能部门划分, 结合信息系统建设需要, 编制企业信息管理组织体系规划。应在不影响企业业务流程的同时,以信息系统为中心, 使企业信息管理组织扁平化。

2)信息分类与编码体系规划

为使所有企业管理信息在一个网络平台上实现互通, 就必须建立一套技能满足企业信息统一管理,又能方便快捷查询、录入的信息分类与编码体系。

3)信息系统子系统功能规划

包括人力资源管理、财务管理、企业资源管理、行政办公管理、工程项目管理、经营计划管理、知识管理、决策支持管理等多个子系统的功能规划。

5.6 可行性研究分析

可行性分析是在调查、分析、系统设计、规划的基础上分析系统开发的必要与可能。包含以下几个方面:

1)经济上的可行性

(1)费用估算, 包括以下几方面的费用:①设备费, 包括计算机的硬件、软件、机房、服务器等;②人工费用, 包括系统的开发费, 员工的培训费及试运行等方面所需要的费用;③变动费用, 指系统投入使用后需消耗的材料、水(电)费及管理人员薪酬等。

(2)效益的估算效益, 包括直接经济效益:①费用控制, 节约费用比率, ②成本控制, 节约成本比率,③物资、库存管理, 使得物资、库存资金节约多少, ④工作效率提高比率;间接经济效益:①提高管理工作水平, ②企业信誉提升, ③提供决策支持, ④管理信息的采集、加工、使用的及时性所带来的经济效益。

2)技术上的可行性

从硬件设备方面, 从计算机的性能, 网络能力,输入、输出设备, 安全性等方面分析是否满足管理系统处理的要求, 数据传送与通讯能否满足要求, 网络和数据库的可实现性如何等。从技术力量方面, 主要考虑从事系统开发的维护工作的技术力量。信息系统在开发、使用、维护各阶段需要系统分析员、程序员、录入员及软硬件维护员等各类专门人员, 这些人员能否满足要求。

6 结语

目前, 国内针对企业信息化建设的研究仍处于起步阶段, 在企业信息化建设规划方面更是薄弱环节。编制一份合格的系统规划, 不但能为企业信息化建设提供指导, 而且能节约大量开发成本和时间, 增大信息化建设成功的可能性。该文从编制企业信息系统规划的定义、原则、内容及步骤等几方面加以阐述和分析, 对于企业信息化建设具有重要的参考价值。

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作者简介:刘婉祯,身份证号码:3424271990****5526。

论文作者:刘婉祯

论文发表刊物:《知识-力量》2019年2月中

论文发表时间:2018/12/11

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