浅谈招标模式下图书采购的问题
卢毛英
(广西中医药大学 图书馆，广西 南宁 530200)
摘 要： 本文探讨高校图书馆在招标模式下图书采购面临的一些问题及应对措施。
关键词： 图书馆; 图书采购; 招标
图书采购通过招标可以吸引更多的书商参与竞争，有利于图书馆从中选择规模较大、实力雄厚、服务质量较高、资信优良的供货商。招标采购增加了采购的透明度，使得图书采购在“公开、公平、公正”的环境中进行，更有效地从根源上杜绝商业贿赂等腐败现象的发生，实行政府招标采购对于规范采购行为、降低采购成本、提高购置经费的使用效益、促进廉政建设等起到了重要的作用，可以说招标采购在培育图书发行市场、规范企业竞争行为等方面发挥了积极作用，因此由政府统一招标采购已成为目前高校图书馆图书采购的主渠道。公开招标对图书馆采购有非常积极的意义和作用，但在实际采购中，由于图书采购的特殊性，招标采购仍然面临着一些实际困难和问题，它对图书馆文献建设质量也会有不同程度的影响。
1采购图书面临的问题
1.1 选择渠道受限，选择范围变窄
图书招标采购模式原则上要求一年一招，由于图书采购的特殊性，图书招标时无法确定具体的采购书目，只能确定大概的选书范围，一般情况下中标书商也就两到三家，招标后只能与中标的供应商合作，采购渠道变得单一了，这在客观上弱化了图书馆对文献源的选择权；其次由于图书采购的范围涉及数百家出版社，每个图书供应商都拥有自己的网络和地域优势，所经营的图书有相对的专业倾向性，供应商不可能与所有出版社建立合作关系，因此图书采购选择范围也在一定程度上变小了;另外由于中标供应商的不确定性，经常更换不同的供应商比较常见，这样的话对于连续出版的多卷书、工具书和套书等或连续或隔几年出版的图书，不同的供货商由于自身合作资源的限制，并不一定能够完全地保证供应，这在一定程度上也会破坏馆藏的连续性和系统性，对馆藏质量造成一定的影响，一些出版方自办发行或是独家经营的特色图书很难在中标商那里采购到，这也使得图书采购的选择范围在客观上受到一定程度的限制。
1.2 采购时间缩短，文献时效性降低
为了充分体现“公开、公平、公正”的原则，政府招标过程必须严格遵循规定程序进行。依据相关法律规定，必须有预算经费才能申报采购项目。通常高校年度采购经费在每年的3月份以后才下达，之后图书馆才能着手招标采购，在各环节都顺畅无阻的情况下，完成这一流程至少需2～3个月的时间，而碰到其他不顺畅的情况甚至需要更长时间，招标至签下合同需大半年的时间。以广西中医药大学图书馆为例，最快的年份也是到5月底才能完成招标，而大多数情况是到8～9月份之后才能完成招标，签订合同之后才可开始组织采购工作。按财务规定，当年的经费必须当年使用，在年底财务关账之前如果尚未完成采购验收结账，所剩经费将被归零。在招标后所剩短短的四五个月时间里，要完成几十万甚至几百万经费的图书采购任务，时间十分紧迫，图书采购很难做到精挑细选，不仅给采购员、验收员带来巨大的压力，且无法让读者更多地参与选书环节，在一定程度上无法及时满足读者需求，影响了时效性较强文献的及时采购和利用，时常表现在：①教学参考书、科研用书、考试用书、畅销书和热门书等读者急需的图书， 因为采购时间的滞后而造成无法及时采购的情况。②因为招标周期过长，一部分出版量比较少的专业性较强的图书可能因为错过销售期而无法采购到。③不少时效性较强的图书，供应商会为了降低成本，对图书馆提供的采购订单不及时报送，等待时间的推移图书销售价格降低以后再去采购。上述种种原因，造成时效性较强的图书使用价值大打折扣，而它的新颖性、时效性又是满足读者利用的重要因素，因采购时间缩短，采购节奏滞后而无法满足读者需求的，因而极大地影响了文献利用效率。
1.3 过度低折中标，采购质量难保证
通过引入市场竞争机制来降低图书采购成本是政府招标采购的一个重要目的，它能使图书馆利用较少的经费采购获得更多文献资源，使图书馆能在原有经费的水平上采购到更多的图书。一般而言， 综合实力强的书商， 其服务标准相对较高， 服务成本和折扣也相应较高。 而综合实力弱的， 往往以降低价格和服务标准，来取得竞标上的优势。尽管图书招标一般都是用综合评标法，但在竞标的过程中，有些书商为了能够中标，争取到供货权，仍会过度降低价格，以偏低价格中标。由于图书自身的特殊性，使得图书馆在与供应商签订采购合同时无法明确一一列出需采购的具体的书名和复本数，只能按照图书总价格签订合同， 其实质就是一种认可书商资质和服务能力的假定行为。有些书商在中标后为了实现利益的最大化，经常只提供低折扣率的书目， 而一些质量高但利润低的，如部分学术价值大的优质图书则被剔除书目单之外，从而容易造成漏采，进而影响到馆藏建设。实施招标采购的图书既有已经出版的图书，也有尚未出版的图书，具有相对的不确定性，基于这些不确定性，有些书商则可能在中标后的后续服务中，不断推荐和供应价值低利润高的图书，而不推荐那些价值高但利润低的图书，导致图书馆难以采购到高质量的图书。另外，在增值服务方面，由于中标价格偏，书商只能在图书加工服务方面降低成本，因此，在提供磁条、条码、书标及编目数据等方面均难有满意的质量保证。
1.4 缺乏详细而完善的质量评估标准
招标采购中供货商各项承诺虽然以合同的形式得到确认的，但在实际操作过程中，一些书商的承诺可能出现不同程度的不实或缩水现象。图书属于特殊产品，与一般货物相比较，它具有品种多、复本量少、内容广泛、无具体详细标准规格参数、专业性强等特点，出版发行范围涉及众多出版社，既有现货也有期货，到货周期长短不一，采购方式多样化，需要分批订购，陆续到货且先后次序不完全有序等情况。可以说图书采购工作程序相对比较繁琐，采购的品种也比较复杂多样，而加工服务要求也各有不同。因此，不仅需要评估供货商的供书能力，还应包括编目数据、盖馆藏章、加磁条、贴条形码及个性化服务等服务水平。但在目前，仍缺乏从供货到服务等一系列环节比较详细而完善的质量评价标准做保证，对书商的能力和服务缺乏比较客观且全面系统的评价标准进行评估，图书采购质量也就无法容易得到有效的保障。
2应对措施
2.1 提前做好准备，缩短流程周期
政府招标采购需要较长的时间，必须经过从标书拟定、发布招标公告、供应商递交标书到开标评标、选定供应商、签订合同等一系列较为繁复的流程。为了缩短流程周期，我们可以提前做一些准备工作。①提前编制招标文件。一般图书采购的要求，如商务要求、技术指标、服务要求等方面总体变化不大，每个年度采购计划只是有部分需要调整，图书馆可以事先拟订好招标文件，提前商定如评标方式、评分条款、评标标准等内容，并及时与处学校资产处及政府采购管理部门进行沟通协商，一旦采购审批通过，只需在较短的时间内对招标文件作细微调整，这样就能较快地完成招标文件的编制，并可以马上启动图书招标采购工作。②提前划订部分书目。提前遴选书目不仅使采购人员选书时间更充裕，可以做到精挑细选，提高图书的采购质量，同时也能争取更多的时间，为读者创造更多的参与选书的机会，使所选图书更符合读者需求，从而提高图书的利用效率。有提前选好的部分书目，招标合同一经签约后就能够立即下订购书单，从而加快图书的采购和加工节奏，缩短图书与读者见面的时间。
2.2 广泛搜集书目，拓宽信息来源
锌α2糖蛋白对肝癌HepG2细胞增殖与侵袭能力的影响………………………… 贾 璐，石 洁，郑建勇（4·241）
在书目的选择上，首先是因为时间紧，需要提前选订书目，不能只等待中标商提供的书单；其次是中标商提供的书目也有它的局限性，不能满足更全面的馆藏馆品种需求。因此需要拓宽书目信息来源，更广泛地从不同的渠道搜集更多的书目，根据学校教学科研需要，结合本馆的馆藏体系，更多地了解出版社信息，主动通过各种渠道搜集一些本馆所需要专业图书的出版信息，除了一些资质优秀出版社外，图书发行紧密贴合学校专业设置的地方出版社、高校出版社的书目也应是重点收集范围，只有改变完全依赖中标供应商提供书目的被动局面，才能选到更多更符合本馆读者需求的图书，使所选书目的数量和质量得到更好的保证，从而提高馆藏质量。
2.3 建立质量管理制度，完善跟踪评估体系
在评标方法的选择上要选“综合评分法”。除了价格折扣因素外，供应商的信誉、资质、供货能力、专业服务水平等综合实力也是评分的重要因素，而后面的这些因素又比较复杂且不易客观评价，因此建立采购质量评估管理制度也是很有必要的。图书馆应该对合同实际执行情况进行全过程跟踪管理，并对其所承诺项目、服务能力、服务质量进行及时的跟踪评价。首先要建立合同执行档案，对合同实际执行情况进行全过程跟踪管理。采购人员应将书商提供书目的时间、种数、内容及书目处理日期、查重情况、提交订单日期、数量和金额等情况一一详细记录在册，通过考察书目质量合格率、到书率、到书合格率、准时率、退书率等方面评估书商真实的供货能力，验收人员严格执行按订单验收，拒绝任意提高复本量和随意搭配图书等行为。其次是加强对包括编目数据、盖馆藏章、加磁条、贴条形码及个性化服务等的监督与检查，发现不符合要求，及时反馈书商予以纠正。在跟踪评估的基础上定期汇报招标小组，建立考核评价机制，能有效地监督书商执行合同情况，一但发现投标承诺存在严重缩水现象，可以及时予以警告或中止合同。
①写景抒情类。杜安世《卜算子》上阕写满院铺遍落红，天气阴沉，看着水榭风亭般的景物，“又别是、愁滋味”。下阕首句紧承“有情奈无计。漫惹成憔悴。”上下阕写景、抒情承接紧密，由看到的萧瑟凋残之景引发的“愁滋味”立即漫上心头，更是无计可施，转变为身体、精神上的憔悴。
2.4 以灵活补充采购方式弥补特殊需求
除招标采购这个主渠道外，还应辅以多种采购方式弥补特殊需求。如：由于招标采购周期相对较长，对一些专业性较强的教学、科研急需用书可以采取零购随买的方式解决急需问题；对一些年鉴、手册等供应商不可能提供的，又是馆藏所必需的图书，也可以通过其他渠道购买；一些适合馆藏的地方性文献、著者包销出版的图书等，也应可以通过特殊的方式采购收集。灵活多样的采购方式，能够保证采购文献的完整性、馆藏结构的合理性，也能保证急需文献的及时到馆。因此，预留适当比例的购书经费，从不同渠道采集特殊文献，也是对招标采购灵活性不够的弥补。
但是我很清楚地明白，这不是一场梦，那个抽烟男已经停止了抽搐，就倒在离我几米远的地板上，旁边的那个白衣女孩已经完全吓得动不了，瘫软在一边，几个人仍然在出口处不停找寻着开门的方法，还有人泪流满面地跪在地上喃喃自语。
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中图分类号： G250
文献标识码： A
文章编号： 1007—6921(2019)18—0109—02
收稿日期： 2019-04-28
作者简介： 卢毛英(1962-)，女，就职于广西中医药大学图书馆。
标签：图书馆论文; 图书采购论文; 招标论文; 广西中医药大学图书馆论文;