档案保管期限表研究，本文主要内容关键词为：期限论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
围绕档案鉴定问题，近年来我国档案界已发表不少有关档案鉴定工作的重要性、档案鉴定原则与标准等方面的理论文章，这些探讨对推动档案鉴定工作的深入开展是十分有益的，起到了很好的舆论准备与理论准备。但笔者认为仅停留在宏观层面上进行论述是不够的，更重要的是要从微观层面上推进档案鉴定工作，档案保管期限表作为档案鉴定理论与鉴定实践的连接点和结合部，应当得到我们充分的重视，本文想就档案保管期限表的属性及其改革谈谈个人的研究心得。
一、档案保管期限表的属性
按国家档案局发布的DA/T1-2000《档案工作术语》规定，档案保管期限表是“规定档案保管期限的文件”。文件归档鉴定时保管期限的划分，档案保管期满的存毁鉴定，其依据正是档案保管期限表，档案保管期限表名副其实的是开展档案鉴定工作最基本的工具。我们常说，没有规矩则不成方圆，档案保管期限表正是开展档案鉴定工作的规矩。
我国以前也制订有档案保管限期表，但为什么档案鉴定工作没有有效地开展起来呢？原因固然是多方面的，但其中重要一点是我们对档案保管期限表的属性缺乏深刻的研究，没有按其属性要求认真制订规范的档案保管期限表。因此欲使档案保管期限表达到预期的作用，首先应该去认真研究和实践其属性，笔者认为科学性、可操作性和权威性是档案保管期限表最基本的属性。
科学性。科学性要求档案保管期限表能科学地揭示档案文件的保存价值，据其能较准确地划分出档案的具体存留年限，使人们对档案有效发挥作用的预期与所划定的保管期限大体吻合。为实现科学性的要求应注意两个问题，一是要有科学的档案鉴定理论为指导，二是应对被鉴定对象有深刻的思考。以前人们在探讨档案价值鉴定理论，尤其是档案价值鉴定标准时往往单纯看作是一个理论问题，把制订档案保管期限表看作是一个实践问题，存在着某些脱节的现象。其实两者间存在的内在联系，对档案价值鉴定原则与标准的研究最终要落实在档案保管期限表上，制订档案保管期限表中应以档案价值鉴定的原则与标准为指导。一个单位的档案保管期限表实际上应该是档案工作人员依据档案价值鉴定标准对本单位档案文件价值深刻思考与划分的具体体现，是对档案文件保存价值预先勾画的一个蓝图。
可操作性。可操作性要求档案保管期限表条款的设置要明确、详细，与绝大多数归档文件有对应关系，且有明确的存留年限规定。档案保管期限表的基本功能是划定档案的存留年限，条款应当具有较大的覆盖面，规定应简明实用、便于操作。艾克·克罗诺在《现代文件的鉴定》一文中论述独份文件鉴定时指出：“有些国家，像比利时、加拿大、英国、波兰、匈牙利、美国等在它们的答复中给出了各自在鉴定时使用的具有代表性的标准。英国的《机关文书工作人员指南》包括了13条鉴定永久保存文件的标准。加拿大则看重它的《文件保管期限与处置》的小册子，其中鉴定标准按行政、法律、财政及情报价值分别列出，最后一项包括具有历史价值的文件。在美国，通用文件期限表授权经过一定的时间间隔后，对若干或所有联邦机构相同的文件进行处置，它们对所述文件提出综合处理方案”。由此不仅看出档案鉴定标准与档案保管期限表是相通相融的，国外同样把档案保管期限表作为档案鉴定的依据性文件；同时亦看出提高档案保管期限表或类似文件的可操作性，应在细化、实用上下功夫。
权威性。权威性要求授权档案保管期限表具有法规或规章作用。为此要求档案行政管理部门要加大对档案保管期限表的管理力度，把审定、颁布档案保管期限表作为一项重要职能来抓，以此作为指导与推动档案鉴定工作的有力手段。档案保管期限表一旦颁布实行，有关单位均应按规定严格执行，尽量减少工作人员主观因素的影响，克服档案保管期限划分中的随意性。
科学性、可操作性与权威性是档案保管期限表最基本的属性，其中科学性是可操作性、权威性的基础。我国以前有档案保管期限表，但档案鉴定工作却一直停滞不前，其实责任不在档案保管期限表本身，而在于我们制订的档案保管期限表科学性不够、用于鉴定的可操作性不强、作为档案鉴定依据的权威性不足。以权威性而言，档案工作人员对档案存毁鉴定存在畏难、惧怕的心理，正是表明了档案保管期限表权威性的不够。所谓权威性，一是对鉴定者要有规定与约束作用，二是制订者要能承担失误责任。如果因依据档案保管期限表进行鉴定而出现了失误，应由相应档案保管期限表的审定单位承担责任，档案工作人员据表进行存毁鉴定时就不会有后顾之忧了；如果档案保管期限表不具有权威性，要由鉴定工作人员去承担责任，档案保管期限表就不能称为档案鉴定工作的依据性文件。
二、改革档案保管期限表的设想
改革档案保管期限表的方向是提高其科学性、可操作性和权威性。具体措施有以下几方面：
1、保管期限由笼统期限改为具体年限
DA/T1-2000《档案工作术语》中规定保管期限是指“对档案划定的存留年限”，“年限”的含义应是具体年限，而不应是个笼统的“期限”。我国以前的档案保管期限表将保管期限划分为永久、长期、短期三个档次（或称“三分法”），实践证明这种划分弊端甚多：其一科学性不够，以“长期保存”为例，1987年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》中规定：“凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管”。其中“较长时间”在概念上较为模糊，用16-50年去衡量显得时间跨度太长，由于规定不科学致使可操作性不强。其二致使鉴定滞后，在实际工作中有些文件实际只需保存20年，但划为长期保存后至少要50年后才能鉴定；如果要在保管期内鉴定，又无从确定存毁对象，最终致使过多、过久地保存无继续保存价值的档案。其三适应性不强，永久、长期、短期三个保管档次不适合部分科技档案的实际情况，例如设备档案特别是外购设备档案，主要用于设备的使用与维修，当设备报废后，其价值将大大减少或丧失，这类档案的保管期限一般以实物的寿命为参考，而设备的使用寿命是不依划定的档案保管期限为转移的，在技术迅速发展的今天，设备一般10年左右就要淘汰，而相当多的单位将其设备档案定为“长期”保存，这是没有意义的。
将档案保管期限划分为永久、长期、短期三个档次是历史的产物，当时在人们对档案价值认识不甚清楚的情况下，这是一种稳健对策，当然即使在今天就是最有经验的档案学家或档案工作人员要正确预测档案的保存价值也是困难的，所以笔者提出将保管期限笼统期限改为具体年限只是个改革方向，并不是一味排斥“三分法”。不过，在经过五十年档案工作实践的今天，我们在认识档案价值的基础上应逐步由笼统期限向具体年限过渡，作为一种过渡，可将档案保管期限先划为永久与定期两档，在定期内再标出具体年限，例如10年、20年、30年、40年、50年等。不一味排斥“三分法”，也并非一直坚持“三分法”。
2、条款部分应适当细化
档案保管期限表条款的设置是粗些好还是细些好，在我国档案界一直有争论。条款太粗，档案部门认为可操作性不强；条款太细，又认为太烦琐。从理论上讲，条款的细化有利于档案工作人员按表操作、对号入座，然而一份保管期限表很难包容所有的档案文件，过细是不现实的，但适当细化无疑是必要的。像国家档案局1987年颁布的《文书档案保管期限表》只有33个条款是不可取的，这种粗放式的条目，加之相应存留年限的不确定性，既无科学性，又无可操作性，执行中往往搀杂着执行人的主观性和随意性，当然也就缺乏权威性。笔者建议在现有基础上对条目加以适当细化，能标出存留年限者应尽量标出，并将其制成计算机软件，以便于实际操作中查找相关归档文件对应的条款。
3、建立档案保管期限表体系
至目前我国已制订有不同类型的档案保管期限表，例如文书档案保管期限表、科技档案保管期限表、会计档案保管期限表等，但仍显得不够，应当形成一个档案保管期限表体系。其理由一是机关级别不同，同一名称文件的价值不同。一般而言，级别越高的机关形成的文件越重要，需要永久保存的文件在数量上也越多，这正是来源原则的体现。法定档案的范围是对国家和社会有保存价值的档案，中央级机关是政策制订者，基层单位是政策执行者，越是高级别机关形成的档案对国家和社会的保存价值就越大，为此可以考虑分别制订中央国家级、省市级、县及县级以下的机关档案保管期限表。1987年《国家档案局关于机关档案保管期限表的规定》中曾要求“各机关应根据本规定和《文书档案保管期限表》，以及有关的专门档案保管期限表，结合本机关的实际情况，编制本机关或本系统的档案保管期限表”，但多数单位没有认真执行。其二是不同档案的价值鉴定标准不同。前述档案保管期限表是档案鉴定理论与鉴定实践的结合点与连接部，在档案保管期限表中应体现出相应档案价值鉴定的标准。由于不同类型档案价值鉴定标准不同，档案保管期限表可以考虑按档案类别甚至更细化进行设置。例如一般基建项目档案的价值是用于建筑物的使用与维修，其保管期限不能短于建筑物的寿命，而气象档案中的观察记录档案则有永久保存的价值，这两类档案鉴定的标准就不完全相同。即使在同一档案类别内，档案的保管期限也不同，例如基建档案中的重大项目与一般项目档案，其中重大基建档案文件在项目不存在时仍需要保存，而一般项目的档案可以与项目寿命同在，因此对档案保管期限表进行细化是必要的。像现在通用的《基建档案保管期限表》中，将竣工图均定为永久保存，实际是不必要的，也是不科学的。
4、基层单位可以将归档范围与保管期限表合二为一
基层单位制订的归档范围涵盖了库藏档案，而档案保管期限表是对库藏档案保管期限的规定，其工作对象一个是归档文件，一个是库藏档案；而且划分保管期限往往是与文件归档同时进行的，因此归档范围与保管期限表的条款名称具有内在有机联系，事实上目前已有不少基层单位将两者合二为一。这样做的优越性一是简化工作程序，二是有利于保管期限表的细化，使档案保管期限表更符合本单位的实际。
5、加大档案保管期限表的管理力度
加大档案保管期限表的管理力度，不完全属于改进档案保管期限表的范畴，指出这一点的目的是为了增强档案保管期限表的权威性。为保证档案保管期限表真正起到档案鉴定工作依据性文件的作用，在制订、审订档案保管期限表时，档案行政管理部门要加大审核力度；基层单位的档案保管期限表的审核应由单位领导人与所在地区档案行政管理部门联合进行。档案保管期限表谁审订，谁承担按其进行鉴定出现失误的责任，而不应由档案鉴定工作的具体操作者去承担不应承担的责任。档案行政管理部门要把制订、审核档案保管期限表作为自己的行政职责，要把检查、落实档案保管期限表的情况作为自己进行执法检查和业务检查的重要内容，尤其是归档范围与保管期限表合二为一的情况更应如此。应树立档案保管期限表的权威性，使其名副其实地成为档案鉴定工作的依据性文件。
三、评价档案保管期限表科学性的标准
如前所述，档案保管期限表的科学性是其可操作性、权威性的基础，如果档案保管期限表本身缺乏科学性，要使其具有可操作性和权威性是不可想象的。评价其科学性依据是多方面的，这里引用ABC管理法则作为评价标准之一。
ABC管理法则的核心是“关键的少数与次要的多数”的思想，即事物价值的80%在20%的组份中。这一法则最早是意大利社会学家巴雷特1906年提出的，他在研究社会问题时发现社会财富的大多数掌握在少数人手中；1951年美国通用汽车公司狄凯将其应用到企业管理，首先在物资管理中获得了极大成功。其做法是将企业所需物资按金额大小顺序排列，把累计金额占总金额75～80%、品种数占5～15左右的物资划为A类物资；占总金额15～20%、品种数占20～25%的物资划为B类物资；占总金额5～10%、品种数占60～65%的物资划为C类物资，对不同类别的物资采取不同库存控制方法。以后人们进而发现这是事物特征分布的一般规律，具有普遍实用性。按此法则，就一个单位档案价值这一特征现象的分布而言，需要永久保存的档案只能是整个档案中的一小部分。评价保管期限表的科学性，既要看划分过程，又要看划分结果。所谓划分结果，是指一个单位的档案按保管期限表划分后，永久保存档案一般占档案总量的10%左右。把ABC管理法应用到对档案保管期限的划分上有一定的合理性。据对上海某主管局的调查，多年来平均每年形成1000～1200卷档案，其中永久保存案卷约占10%，长期保存卷约占20～25%，短期保存卷约占65%左右。上海某委在每年案卷总量中永久卷占15%，长期卷占25～30%，短期卷占50～55%。这一划分结果与ABC管理法则基本吻合。如果依据保管期限表划分的结果，永久卷占的比例过高或短期卷比例过小，其科学性就很值得怀疑。
当然，划定不同保管期限档案的比例并无一个固定数量关系，就一般而言级别越高的单位，永久卷数量应稍大些，在10%的基础上可上浮一定比例；越是基层单位永久卷的比例应该较小，以不超过10%为宜。至于这一比例关系是否恰当，可通过进一步调查研究予以确定，但档案价值在程度上的差别无疑是客观存在的。与之相关的当然也与档案工作人员的素质有关，档案工作人员的知识、素养对档案保管期限表的执行效果也会带来相当大的影响。
为保持档案保管期限表的科学性，除依据科学的档案鉴定理论并对档案的来源与内容有深刻的分析外，档案保管期限表在执行中应处理好稳定与修正的关系。档案保管期限表一旦公布实行，应保持相对稳定，但由于单位职能活动的内容与范围是变化的，有的条款应随档案文件的变化而作相应的更改，几十年一贯制的档案保管期限表也很难说是科学的。
综上所述，档案保管期限表是开展档案鉴定工作最基本的依据性文件，为能从微观层面上有效推进档案鉴定工作，当务之急是要着力在提高档案保管期限表的科学性、可操作性和权威性上加大改革力度，尽快形成一个适合我国档案鉴定工作实际的档案保管期限表体系，并以此作为推动我国档案鉴定工作实践的助动器。
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