美国军队采购卡审计研究，本文主要内容关键词为：美国军队论文,采购论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、美军采购卡制度简介
美国的政府采购卡制度（Government Purchase Card，简称GPC）始于上世纪八十年代初。1989年，美国政府推出了旨在构建高效采购流程的国际商业采购卡（the International Merchant Purchase Authorization Card，简称IMPAC）。1998年，美国联邦总务署（GSA）进一步建立了智能支付信用卡制度（the Smart Pay Credit Cards，简称SPCC）取代IMPAC。智能支付卡包括采购卡、车队卡和旅行卡，分别用于采购公务用品和服务、支付车辆燃油和修理费以及公务出差的住宿和交通费用。智能支付卡的使用范围严格限定于联邦公务开支，美军的采购卡也是智能支付信用卡的一部分。
1997年，时任美国国防部长的科恩宣布《国防改革计划》，将电子商务引入军事后勤革命，认为在国防部范围内“完全采用电子业务操作，不仅能切实解决经费问题，还会改变国防部的业务环境，转变管理者的思维方式，从而提高工作效率”。该计划提出了涉及电子商务的5个项目，其中之一就是在2000年前实现国防部90%的小额采购（2500美元以下）使用采购卡支付。1998年，为了统一采购卡项目的管理，美军专门成立了国防部采购卡项目管理办公室（Purchase Card Program Management Office，简称PMO），隶属负责采购、后勤和技术的国防部副部长领导。美军采购卡推出至今取得了长足的发展。根据PMO的报告，2002财年，美军214000名持卡人使用采购卡进行了大约1100万笔交易，涉及金额68亿美元，占所有小额采购的95%。2005年，采购卡交易量和交易金额分别达到948万笔和350亿美元。通过建立采购卡制度，美军平均每年节省14亿美元的开支。
二、美军采购卡审计的做法
美军认为，由于采购卡涉及金额巨大，必须持续进行管理分析、监控和改进。独立的审计监督应成为采购卡管理控制的重要组成部分。《美国法典》第2784章第10条规定：“美军总监察长需通过定期审计来发现采购卡使用过程中的舞弊、滥用或非法使用的情况，并对不需使用采购卡的采购业务进行分类。”采购卡审计的目标是检查采购卡内控制度的健全性，采购卡使用是否与相关法律、法规的要求相一致。因此美军采购卡审计的内容主要包括内部控制审计和采购物资性质审计。
（一）采购卡内部控制审计
美国国家问责署和国防部就采购卡内部控制分别制定了相关法规，因此国家问责署和美军审计部门依据各自的规定进行审计。《国防部政府支付操作手册》（以下简称《手册》）将采购卡内部控制划分为控制环境、控制范围、采购和审核授权、不相容职责分离四个方面。美军总监察长办公室和军种审计局依据《手册》的规定，了解被审计单位的基本情况，尤其是持卡人和核准人的情况；审查被审计单位是否制定了采购卡使用的具体规定，规定内容是否具有全面性和适用性；审查被审计单位是否按照《手册》对控制范围的要求，确保每名核准人负责的持卡人不超过7人；审查采购卡业务是否必须得到驻军高层领导的授权以作为强化内部控制的手段，核准人是否安排了有效的定期监督；审查被审计单位是否按《手册》要求确保重要的职责如采购、授权支付、审计等由不同的人员担任，以最大限度地降低损失的可能。
美国国家问责署在1999年和2001年分别制定了《联邦政府内控标准》和《政府内控管理和评价工具》，规定了联邦政府内部控制的原则和措施。如关键职责包括采购活动的批准、实施、记录、审计以及相关资产的处理，需要委派给不同的个人，以降低错弊的风险；管理层和雇员应建立和维护积极的控制环境，这种环境的结构和氛围直接影响着内部控制的质量；每项业务都应有合适的政策、制度、技术和机制来指导实施和控制风险；控制活动应切实有效，以促进内控目标的实现等。据此，美国审计署在对军队采购卡进行审计时，将内部控制的关键要素确定为采购活动的先期批准、持卡人不能负责采购物资的接收、核准人对持卡人的月度对账单和相关文档进行检查等。
（二）采购物资性质审计
《国防部采购卡审计指引》指出采购物资需具备五个重要的性质，即：是军队正常需要的；有独立的接收者；对采购物资建立了实物控制和账项记录；票据和采购记录相一致；经过了核准人的批准。因此，审计人员重点对这五个方面进行审计。
1.采购需求的合理性。要证实采购物资是政府正常需要的物资，最有效的手段就是建立完善的采购档案制度，以便捷地查询每笔采购的需求合理性。联邦采购法“政府合同存档”条款对合同文档的建立、保存和使用作出了具体要求：“为了给采购决策提供全面支持，给审计和调查提供必要信息，以及为法律诉讼或国会质询提供关键证据，采购文档必须能够完整还原采购交易的全过程，并证明采购活动切实达到了政府法规的要求。”如果被审计单位没有完善的采购档案制度，美军审计人员则必须通过面谈等手段，抽查样本中采购需求的真实性。
2.独立的接收者。美军认为应尽量避免需求提出者和物资接收者是同一人。如确实无法避免，则需建立更强的内部控制制度，如更高级别的授权和定期审计制度，来将风险控制在合理水平。
3.实物控制和账项记录。审查被审计单位是否建立了一套避免盗窃或偷换的电子账项系统，来追踪零星、易失窃的或敏感的财产，并且清楚这套系统的重要性。
4.持卡人对账。审查持卡人就每月采购卡使用情况作出的月度报告单；持卡人、核准人、银行是否每月将采购记录与月度报告单进行比对，并追查其中不一致的地方；进入还款程序的月度报告单是否都通过了三方审核。
5.核准人的批准。检查核准人对采购卡使用的核准情况。核准人需要先批准采购交易，然后审核持卡人月度报告单并在报告单上签字。每一笔交易都经过这些程序，不能有例外。