探讨办公室秘书工作中的沟通方式
文/北京飞机维修工程有限公司 刘欣欣
【摘要】 在人与人的日常交往中，沟通是必不可少的一项技能。沟通指的是为一个既定目标，将信息、情感等在人际之间传递，最终完成协商的过程。从另一层面说，沟通不但是一项职业技能，还是一项生存方式。作为合资企业的办公室秘书，想要成为领导的得力助手，除了掌握熟练的专业知识外，还必须做好沟通的工作。为提高共同效果，办公室秘书须熟练掌握多种沟通方式，对待不同的对象采取不同的语言和方式，努力使自己成为一名优秀合格的秘书。
【关键词】 办公室秘书；沟通方式；技能
沟通是人们为了一个既定目标，通过语言和情感的传递，最终完成协商的过程。良好的沟通有利于增强人与人之间的情感和信任度，可以更好更快地解决问题。合资企业的办公室秘书承担着该企业日常活动的安排和对外联系，为了提高企业的办事效率，恰到好处的沟通技巧是其必不可少的一项技能。本文针对合资企业的办公室秘书所面对的不同沟通对象，分别提出了不同的沟通方式，希望能为合资企业办公室秘书的日常沟通提供帮助和指导。
一、合资企业办公室秘书与领导的沟通方式
（一）时刻认清自己的位置。合资企业的办公室秘书要时刻切记自己是领导的辅助，要遵守各项规章制度，认真完成领导分配的任务。对于自己分内的事情要尽职尽责，尽自己最大的努力做到最好。对于分外之事不可擅自做主，必须向自己的上级请示过后，得到领导的批准才可行事。
（二）时刻注意自己的态度，努力做到未雨绸缪。合资企业的领导往往日常工作繁忙，要想成为领导的得力助手，秘书通常需要提前了解和安排领导的行程和工作。在与领导沟通时，秘书要有清楚的思路和头脑，汇报内容条理清晰、简洁明了，这样不但节省领导的宝贵时间，而且提高沟通效率。在工作中要尊重领导，遇到矛盾和不同意见时不可和领导顶撞，要理性对待问题。同时也不可唯命是从，而是要做到不卑不亢，积极与领导协商，帮助领导提出相应对策。
（三）要善于观察，对于不同性格的领导采用不同沟通方式。合资企业办公室秘书在与领导相处过程中要善于观察，了解自己领导的性格与处事方式，形成适合的沟通方式。在与性格冷静的领导相处与沟通时，办公室秘书要多听领导的意见和建议，对待自己的工作认真仔细，努力做到万无一失，一段时间后就会逐渐得到冷静型领导的信任；在与有魄力的领导相处与沟通时，办公室秘书可以大胆提出自己的想法和见解，必要的时候多多展现自己的才能，此种性格的领导多数更赏识性格开朗、善于自荐的工作者。但凡事都要把握一个“度”，过度展现可能会起到反作用。
虽然秘书接触的领导性格十分多样化，但只要秘书人员能够按时完成任务，不断思考与学习，以及应用巧妙的沟通方式，都会得到领导的赏识与信任。
确立小额诉讼制度却没有小额诉讼的程序规定，这是立法层面留下的问题，从务实的角度看，需要通过法解释或者进一步立法来进行修补，使小额诉讼的程序规范进一步完善。但从价值层面而言，无论是什么方法来补足小额诉讼的程序规定，都需要以一定的理念和原则来指导，避免小额程序规范相互之间的矛盾以及其与简易程序和其他程序之间的冲突。
二、合资企业办公室秘书与同事的沟通方式
（二）诚实守信，宽以待人。诚信是人与人建立信任的基础，在与同事的相处过程中，要树立诚信的观念，做到“言必信，行必果”。答应别人的事情一定要按时做到，如果有特殊原因没有完成，要诚恳地向对方解释。当与他人产生矛盾时，要懂得宽容，主动与他人化解矛盾，积极取得他人的理解。
（一）尊重他人，真诚相待。尊重是待人处事的前提，尊重他人也是尊重自己。办公室秘书在与自己的同事相处过程中，一定要尊重他人的隐私，不在背后议论他人，并且不轻易听信谣言。当与同事在工作中出现分歧时，一定要善于倾听他人的想法和观点，切不可一意孤行。只有做到真诚待人，才会得到对方的信任，从而为自己营造积极的工作环境。
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（三）谦虚谨慎，注意团队合作精神。在工作中如果遇到困难，要虚心地向自己的同事请教，不要觉得害羞或者不好意思；同时，当自己的同事遇到难题向自己寻求帮助时，办公室秘书也要给予对方力所能及的帮助。在日常工作中，作为办公室秘书，要善于整合大家的意见和建议，相互配合，发挥各自的优势和特长，加强团队精神，这样才会使公司的业绩蒸蒸日上。
三、合资企业办公室秘书与客户的沟通方式
（一）注意个人形象。好的外表会增加对方对自己的好感度，办公室秘书作为公司的形象代表，要格外注意自己的个人形象。得体的打扮、礼貌的用语、规范的礼仪都是办公室秘书的必要条件。无论客户是何种身份，办公室秘书都要微笑相待，给客户留下好印象。
办公室作为合资企业的职能部门，其主要的工作就是接待客户，而负责接待工作的主要是办公室秘书。因此，掌握熟练恰当的沟通方式，是加强公司与客户之间信任度的重要方面。同时，办公室秘书也是合资企业的形象代表，如果缺乏良好的沟通技巧，不但不会取得客户的信任，而且会加剧矛盾，造成不必要的损失。在与客户沟通的过程中，办公室秘书要注意以下技巧：
夏天的路磕磕绊绊、坎坎坷坷，可他一样也慢慢长大，他能独自一个人穿过几条马路去菜场买油条，能独自倒两趟车去盲校上学，他甚至还学会了给奶奶修收音机。
（二）耐心倾听，积极协调。办公室秘书在与客户沟通交流时，需要关照对方的情绪，做到耐心倾听。特别是当对方带有负面情绪时，秘书要做耐心的听众，了解客户的需求，并分析问题所在，找到能够帮助客户解决难题的方法。如果暂时无法解决问题，应该灵活运用沟通方式与技巧，稳定客户的情绪，进而慢慢商谈解决办法。对于蛮横、不讲道理的客户，办公室秘书要随机应变，使用缓兵之计，委婉地劝说对方，切忌激化矛盾。
红军的西北长征，无疑是一场战略撤退，但在斯诺看来，不能说是溃退，因为当红军到达目的地时，其核心力量仍完整无损，即使在长征途中，成千上万的人牺牲，可红军的士气和意志却始终团结在一起。
四、结语
综上所述，合资企业办公室秘书的工作纷繁复杂，要想在复杂的工作中做到得心应手，恰当的沟通方式是必不可少的一项技能。有效的沟通方式不仅会营造轻松愉悦的工作环境，而且会促进各项工作的顺利展开，即使在公司面临难题时也会变得迎刃而解。因此，公司秘书要时刻牢记沟通原则，熟练掌握沟通方式，协调领导积极做好工作。
【参考文献】
[1]张万龙.如何更好的进行办公室秘书相关工作的执行[J].办公自动化,2017,22(22)：15+54-55.
[2]严向洁.组织内部沟通有效性提升研究[J].价值工程,2017,36(18)：80-82.
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