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随着我国改革开放的不断深入和科学文化事业的飞速发展，近年来在图书情报工作中，内部资料已成为一项不可缺少的文献情报源，逐步为图书馆界重视。与此同时，对内部资料的研究文章也陆续增多，现把行家们的主要论点归纳如下：
一、内部资料的性质、范围、特点和作用
所谓内部资料，顾名思义，是指内部编辑、出版、发行、交流的文献资料，因种种原因未公开出版，故习惯上通称内部资料。在文献学里，内部资料属“特种文献”，也有称为“非常规文献”或“非定型文献”的，它类似国外的“灰色文献”。
内部资料种类繁多，范围很广，有：科技报告、会议文献、社会调查、成果汇编、学位论文、专业期刊、讲义教材、译文资料、市场动态、产品介绍、图纸设计、统计资料等等。与公开出版物相比，内部资料具有以下特点：
1.专业性强、信息量大、情报价值高、传递速度快，往往反映某一学科或专业领域的最新学术动向。
2.出版形式多样。除其中部分定期出版稳定外，多数内部资料出版周期不固定，名称多变，版本不一，印刷简单，数量有限，有的只印几十份，容易绝版。
3.流通渠道特殊。除部分内刊、资料可以订购外，一般只能通过交换赠阅、学术交流、委托收集等特殊方式获得。
4.特定的读者群。内部资料中凡标有“机密”、“绝密”等字样的，只能供一定级别的领导阅读，如《市长参考》、《内部参考》、《台港澳资料》都有一定保密性和隐蔽性。一般内部资料也只能在本部门、本系统或本行业间内部交流。
内部资料浩如烟海，数量大大超过正式出版文献，其价值无法估量。据统计，仅内刊就有近万种。如何发挥这些内部资料的作用？概括起来，主要有以下几个方面：
1.配合各级领导。文献报导，历来内外有别，中国有内部资料，外国有“灰色文献”，都有“不宜公开”的规定。在我国当前社会变革的热潮中，各种新情况、新问题层出不穷，内部资料就担负了公开出版物不能替代的责任。它们对社会热点、矛盾焦点所写的理论内参、调查报告等，能直观反映问题，提请领导注意，积极充当耳目，并为解决矛盾出谋划策，起了参谋作用。
2.配合党的中心工作。内部资料中的内刊，所载内容大多经过严格筛选，这类刊物有的本身就是各级党委和宣传部门，为配合党的方针政策贯彻落实，组织力量编写的形势理论教育辅导材料，如《江苏宣传》、《（上海）宣传通讯》等等，实际上这些刊物与公开出版物没有本质区别，在宣传党的方针政策方面，它们是重要配角。由于这些资料内容新、传递速度快，又紧跟形势，所以在党校的作用尤为明显。
3.配合教学。高校、党校有些开设的课程，根本没有本本依托，没有成形的框架，教师所写讲稿材料很多内容来自内部资料。有些高校还配合教学自办内刊。尤其在党校教育领域中，内部资料的价值是其他任何文献不可替代的。
4.配合科研。有些内部资料是作者实践经验或理论研究的阶段性总结，在一定程度上迅速反映了某一学科或专业研究的新思想、新方法或新发现，有利于科研人员及时掌握科学发展动向，并在此基础上开辟新天地。因此，内部资料在国外也被称为“难以就得的资料”。
二、内部资料的采集、管理和开发利用
任何事物都是有利有弊，内部资料也不例外，它与公开出版物相比，最大的缺点就是零乱分散、印制粗糙，缺乏完整性和系统性，给采集、管理和开发利用带来极大困难。
1.采集。内部资料的采集途径独特，它不简单地照现成书目征订，而是要通过大量采访调查，寻求各种渠道才能获得。这些资料主要来源于新闻机构、大专院校、科研单位、学术团体、图书情报部门等，采集方式有以下几种：
①互相交换。可以用本单位出版的内部资料进行交换，甚至可与国外对口专业的教学、科研单位建立情报交换关系。但这必须有较高水平的自办刊物赠送，方能换回适用资料。
②付费订购。这是当前实行市场经济后，利用已知发行渠道采集内部资料的主要方式；而对未知渠道最简单的办法，就是通过各种寄发的内部书刊资料征订单，寻找其中有用材料。
③委托代办。可以委托学会或有关部门协助采集，也可委托本单位人员采集各种学术会议资料。
④参加专业情报网，利用专业情报网络提供的各种便利条件，获取所需资料。
⑤通过专业会议索取。这是采集内部资料的最好途径。
⑥实行资源共享。通过部门间内部情报交流，达到资源共享目的。
⑦重视本部门现有内部资料情报源的发掘。例如：一些内刊在首期或末期最后，常刊有本系统同类刊物的联合目录，从中可以获取信息。
2.管理。对内部资料除拓展渠道，广泛采集外，还需进行加工整序、科学管理，使它从无序变为有序。如何使它管而不死、用而不乱呢？行家们认为：对内部资料的管理原则应和公开出版书刊一样，进行分类、编目、排架，并编制目录索引，便于读者检索。目前内部资料排架主要使用分类排架法、刊名字顺法、地区号加流水号排架法等。究竟哪种好，值得研究，各馆可根据自己特点选择。例如：沈阳农大从1981年起，采用现行的“年度流水号登记排架法”管理，即在验收资料时，先在左上角盖章给年度流水号，同时著录卡片和登记财产帐，接着上架。然后，将卡片分类，合并组成卡片式目录，供读者检索使用。年度流水号由6位数组成，如：92001，其中前2位数“92”表示年度，后面的数“1”是92年收到的第一份资料。不论什么专业的资料，均按收到的先后次序排架。其优点是：无须分类，资料上架快；不用空架和串架，统计资料快而准；卡片分类发现错误容易调整。缺点是：只能闭架借阅，读者检索卡片目录后，需交工作人员提取和归架。山东临沂师专徐向阳等提出，内部资料可按3种方法整序：①按出版时间整序，再按名称编排（会议、文件等可按流水号排列），组成以时间为主的检索目录；②按出版地区、单位整序。先按国家地域统一序号区分出版单位，再按资料名称（以笔划或拼音）整序，由此组成目录使用；③按题录整序。可按篇名分类标引，分别揭示文献内容。在内部资料收藏方面一般采用特藏和混藏两种方式。特藏的优点是符合保密原则，方便内部读者，资料集中，突出专业特色。缺点是增加了部分重复劳动；而混藏实现了图情一体化，简化了工作量，但容易泄密，也难突出专业特色。两种方式各有优劣，各部门应根据自己需要和条件灵活运用。
3.开发利用。对内部资料的采集、加工、收藏和管理，目的是为了更好地利用。目前随着采集渠道的拓宽和内部文献量的增多，这种要求越来越迫切。许多图情部门在遵守各种保密规定的前提下，尽可能地采用开架阅览方式，以满足用户的情报需求。并向用户传授内部资料的检索方法，介绍和推荐各种检索工具，积极配合教学、科研，开展定题服务、咨询参考服务等等。有些部门还组织力量加强对社科内部资料的应用研究，加强对二、三次文献的开发。例如：上海社科院图书馆，从1980年起就着手采集全国各地重要的理论内刊资料，编辑出版《内部资料索引》，为检索哲学、社会科学内刊成果带来了方便，深受广大用户欢迎。1989年，该刊还组织召开全国内刊理论研讨会，倡议建立全国内刊网络，实现资源共享。在内部资料开发利用方面。各馆都有一些经验。例如：鞍钢党校资料室采用编写题录索引、编制文摘或专题汇编等方式，弥补《全国报刊索引》和《内部资料索引》等检索工具出版期长、到馆晚的不足，主动为用户服务。
三、影响内部资料开发利用的因素及其对策
内部资料是近十几年才被图书馆界注目而逐步发展起来的一个文献情报源，由于人们对它不熟悉，所以，一般图书馆对它不重视，存在问题很多，借阅率很低，造成文献资源的极大浪费。具体有下列不利因素：
1.对内部文献资源建设不重视。长期来许多图情部门忽视对内部资料的采集工作，把它看成附带的，经费不落实。加上内部资料非公开出版，零乱分散，类型复杂，周期不定，不易掌握规律性等，不仅给收集工作带来困难，而且造成馆藏建设残缺不全及馆藏文献资料与用户需求不相适应的状况，因而一定程度上阻碍用户使用的积极性，阻碍馆藏内部资料的开发利用。
2.管理人员不稳定，业务素质较差，缺乏一套切实可行的管理制度。管理人员的服务方式和水平优劣对内部资料的开发利用有不可忽视的影响。作为“桥梁”的管理人员，如果只满足于看门守摊、等客上门的被动式服务，不作深入的文献揭示和报导，仍采用封闭型管理，那么将严重影响馆藏内部文献资料的开发利用。
3.用户情报意识淡薄。用户是利用内部文献资料的主体，他们利用文献资料的主动程度和利用能力对内部资料的开发利用起着决定性作用。我国情报教育起步较晚，大多数用户的情报意识淡薄，主要反映在获取与利用情报的能力较差。一些用户甚至对内部文献资料感到束手无策，不仅使他们失去了许多有价值的情报，而且也极大地影响了内部资料的开发利用。
要扭转上述被动局面，消除不利因素，行家们认为：各图情部门领导应重视和加强对内部文献资料的采集、管理和开发利用，落实经费；在人员配备上，选派事业心强、工作认真负责的同志，专门从事内部文献资料的采集、登记、分编、收藏等管理工作；在社科院图书馆、高校图书馆和省级公共图书馆中，还可专设内部资料阅览室或资料特藏库；加强对馆藏内部文献资料的揭示和报导，根据各馆服务对象所从事研究的课题，编写专题文摘、索引或综述评论，提供二、三次文献情报服务，并对用户进行国内外特种文献情报源的使用培训；大力加强横向联系，充分发挥群体效应，在高校系统、科研系统及全国各地区范围内，对内部资料的收藏、使用情况进行调查，组织编制联合目录，通过协作，实现资源共享。
总之，只要我们努力消除不利因素，就能加速内部资料的开发利用。
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