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“用人不疑”的教训
北京美迪达电信科技有限公司在去年5月招聘了某名牌大学毕业生廖某，并聘其为市场部项目经理，负责一项很重要的外商合作谈判项目。面对公司的信任与重托，廖某却在7月份携带公司的笔记本电脑不辞而别，一去不返。因为与谈判有关的文件、数据都保存在廖某的笔记本电脑中被一并带走，项目的后续谈判陷入了十分被动的局面。“不仅前期的努力付之东流，而且也为日后的合作制造了很大障碍。”提起这件事，美迪达公司总经理王枫依然气愤难平。
“一个20多岁的孩子，怎么能做出这样狠毒的事儿来？我必须承认，这件事给我们造成了很大的伤害，再招聘人员时我无形中就会有很多顾虑，在用人上我们也不能像以前那样充分信任与放权了，而是层层设防、束手束脚。”
美迪达公司遭遇的“人才诚信危机”事件并不是绝无仅有的例子，社会整体道德水平的缺陷以及社会诚信机制的完善早已是人才市场建设的“老话题”了。正如美迪达的总经理王枫所言：“社会上有人才交流中心，有人事档案记录，但人才的诚信度、职业道德水准却无从得知。”加快完善相应的人才流动诚信机制与约束机制，这是全社会面对的课题，也不是一朝一夕能够完成的，但是“美迪达事件”却给我们每一个HR经理提了一个醒：如果廖某就在你的公司，HR如何管理？你是不是记录了廖的准确而真实的联系资料，能够在最快时间内找到廖本人或其家人、朋友？对公司的技术文档是不是都有备份并做到及时归档？对关键岗位关键人物，是否考虑过“接班人培养”，进行了“人才备份”？
和美迪达的“人祸”相比，中国邮币卡网人力资源经理宋彬的遭遇更像是“天灾”。
中国邮币卡网为中国集邮收藏、投资理财的门户网站，主要为邮币卡收藏爱好者提供收藏、投资信息服务。早期在公司搭建网络体系时，“为了工作方便”，人力资源部的电脑和其他部门连结在一起，挂在了公司外部网上。但是，因为网管人员的失职，网站整整被黑了两天才恢复，而保存在电脑中的一些人事资料如工资系统、考核表、出勤记录等都丢失了。“我当时真是眼也黑了，头也大了。”宋彬这样形容当时的惨状。还有一回，宋彬的机器“因为总经理亲自出面借用”，而借用者的误操作使硬盘被格式化了，损失也很大。
经历了这几次事件，宋彬被牢牢地上了一次“安全教育”课，他总结道：人力资源部一定要做到至少有一台机器是不上网的，所有的重要资料都要备份，存在不上网的机器中，而且要有打印稿备份，“千万不能掉以轻心，抱有侥幸心理：哪能那么巧，就刚好让我赶上了。”宋彬说，“不遇到不知道，遇到了才知道危害有多大。HR一定要有安全意识，甚至天天讲、月月讲都不过分。”
“美国9·11事件发生后，不少大公司的资料、档案信息系统虽然遭到彻底摧毁，但仅仅几天后，这些公司在其数据备份系统和灾难恢复系统的支持下，业务全面恢复。这说明那些先进的企业的档案管理系统、人力资源管理信息网络化已经发展到了高度可靠、可用的水平。但是，在我国，从政府到企业，这些方面还远远做得不够。”国务院信息化办公室电子政务信息安全体系研究组副组长陈拂晓对此充满了忧虑。
电子商务、电子政务、企业信息化管理，这些新趋势给安全工作提出了新的问题，而一些传统的安全防范措施因为其“传统”而被人们所忽视，很多企业由于HR人员本身的经验欠缺以及企业制度不完善，犯了很多“初级阶段”的错误，给自己的工作造成了不必要的麻烦。而在一个制度建设完善并严格执行流程的规范化企业里，上面例子中的事故是可以预防的。
制度压倒一切
除了数据信息的管理，HR还面对一个更大的安全挑战，那就是如何降低用人风险。
中关村某系统集成科技公司的人事主管杜爽在人员招聘中遇到这样一件事：该企业招聘了一位办公室行政助理，因为急着用人，而且考虑到该岗位对人选要求不是很严格，因此，经过简单面试后他们录用了一位自称毕业于某翻译学院高级秘书专业的谢小姐。但是，在后来的试用过程中却发现谢小姐连基本的办公室文档都不懂，能力与工作背景明显不符。而且自她掌管办公室库房钥匙后，经常会莫名其妙丢失一些办公物品。等到公司上下对她起疑心时，她却席卷了能“带”走的东西而逃之夭夭。杜爽再拿出她的应聘资料核对，发现她的身份证、学历证书全部是伪造的，甚至连家庭电话号码也是“没有这个号码”。
“如果在录用前就核对资料的真实性，这样的问题是绝对不会发生的。”杜爽及其同事从中得到的教训是，无论多么急着用人，一定要按正常的录用流程走，要保证员工入职的手续齐备、材料完整。
减少企业用人风险，快步易捷公司人事经理崔淑惠的经验是从“入职管理”做起。“譬如，入职时要做相应的背景调查，要核查他各种资料的真实性；要保证他与其他公司已经解除劳动合同，否则一旦员工与对方企业发生法律纠纷，你作为用人单位是要承担连带责任的。还有进行体检等，这些都是最基本的操作。这是人员聘用的规范化流程，HR不能怕麻烦而偷工减料。”如何做背景调查才更有效，如何简便识别证书的真假，HR们都有自己的一套经验。
“HR还应该是劳动法规方面的专家，要加强对国家法律法规政策的学习。”华普信息技术有限公司人事主管苏琛认为，员工的法律意识在加强，他们对保护自身合法权益也越来越专业。同时，“国家劳动人事政策不断细化，你必须随时跟进，及时了解最新变化。最可怕的是法律条款已经变化了，但你还按老一套做，你还自认为很正确”。HR要时刻留意国家政策的调整，要有专人负责与劳动部门接口联系，要在了解国家大政策的基础上及时调整企业自己的规章制度。
“最好的管理不是人去管理，而是程序管理、制度管理。”IBM中国公司人力资源代表陈朝巍的观点具有代表性，他说：“无论是入职管理、离职管理，还是知识管理、技术文档的管理，首先建立一套制度是重要的。在制定制度、设计条款时就全面考虑到各种安全隐患，做好预防工作。制度规范了，HR的工作就好做了。”
堡垒先从内部攻破
“安全来自警惕，事故出于麻痹”，“隐患险于明火，防范胜于未然”，当我们讨论HR的安全问题时，这些曾经流行过的口号不自觉地跑了出来，这些词用来提醒HR经理做好安全防范是很适用的。
安全来自警惕，就像开车要系好安全带一样，一个合格的HR经理应该做到：重要材料必须备份3份，并在不同的地方保管；计算机独机操作，专机专用；工作场所要注意保密性，办公桌、文件柜随时上锁；新聘用人员要手续齐备合法；加强知识管理，科技文档及时记录并归档；关键岗位有人才备份……从工作环境安全到人才安全，从手写笔记本到电子计算机，每一步、每一环节都要求HR具备安全意识，采取相应措施。
但是，HR最终要从琐事中脱离出来，要寻找市场的高端价值。重庆长丰通信股份有限公司人力资源中心时荣国主任认为，人事档案的保管、工资的发放，这些都可以逐步外包。一个有实力的外包商毕竟更专业、更规范、更安全。据前程无忧副总裁吕楠介绍，外包在国外已经逐渐成为趋势，IT、财务以及人事部门都可能外包。在选择外包商时，其安全措施是否得力是第一考察的因素。作为HR，你一定要看他的机房设备，要阅读对方人员管理手册，要了解发生问题时可能的解决方案。总之，要制定一个详细的合作合同。“对内部有多严格，对外要更加严格。只有供应商能够满足安全性的要求，才是可能被选择的合作商。”吕楠告诫说。
在有效处理来自外部的安全问题后，做好公司内部的保密工作又是一个更大的课题摆在HR面前。PEOPLE SOFT公司总经理庄国光在介绍eHR系统的安全性时说：80％的安全隐患是来自企业内部，只有20％的可能是由于黑客入侵。因为内部人员的恶意盗取比外部黑客袭击危险性高4倍，堡垒最容易从内部攻破。“即便是以绝密方式抄送的电子邮件，除了发件人和收件人双方，还有第三方知道，那就是IT管理人员。”如何做好IT、HR、财务等涉密人员的保密工作，这是包括很多企业的人事经理们在思考的问题。
没有制度是万万不行的，但是制度不是万能的。类似前文“美迪达事件”中，对廖某之类问题员工的管理，单纯依靠刚性的制度处罚可以对付一个廖某，但倘使公司没有形成一种基于互相信任基础上的企业文化，员工对企业没有归属感，企业对员工没有凝聚力，处理了一个廖某，还会有更多的廖某以别的方式“攻击”企业。建立起企业与员工间的互相认可，倡导真正的以人为本，促进企业高绩效、低成本运作，这是HR安全的最高境界——不战而屈人之兵，上上策矣！