电子计算机排版的优势、特点及其改进和技术管理，本文主要内容关键词为：电子计算机论文,技术管理论文,优势论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
将电子计算机技术应用于出版工作中，已不鲜见。加紧研究和利用以计算机为核心的新技术，已成为国内外各出版单位提高竞争优势的最重要手段之一。但是有些传统的出版工序，已很不利于计算机的深入应用，必须大力研究改进。
一、电子计算机在排版工作中的优势
⒈电子计算机在排版的速度、版式的字体、花样和质量、改错及改版的容易程度等方面都大大优于铅排。
人类印刷技术已进入了“光与电”的时代。印刷技术的光电化使印刷工人从高温铸字、手工拣字、人工拼版和高温浇版等繁重复杂的劳动中解放出来，从而不仅大大减轻了劳动强度，大大缩短了出版周期，而且也使图书质量有了大幅度的提高。
⒉电子计算机在书籍的编写、编辑加工工作上亦有极大的优势。随着计算机和各种汉字录入方法的逐渐普及和完善，越来越多的作者开始喜欢用电脑写作、增删、拷贝、查询、替换以及版式设定等，并不断补充和修改，交稿可交磁盘，编辑通过电脑终端的显示进行编辑加工，设计版面，设计插图，直到满意为止。
⒊电子计算机在排序工作上具有人工无法比拟的能力。它不仅在排序速度上比人工快上千万倍，而且还具有排序精确度高，不易出错，自动提取索引的特点。
⒋电子计算机在校对工作自动化方面还具有很大发展前景，目前已有“黑马文字校对”、“三欧文字校对”等软件。
二、计算机排版的特点
⒈文字录入和加入排版注解可以同时进行，录中有排，排中有录，一般不加分离，一气呵成。批处理排版方式是在文稿中加入抽象的排版注解，录排时面对的屏幕显示不是排版结果。
⒉因为采用批处理方式将原稿的文本文件加上各种版面描述指令，录入好后“成批地”交由计算机去完成排版，所以它具有版面描述精度高，简单版面排版快等优点。
⒊计算机排版统版极为方便，但大样文件的形成要受到排版注解、版式文件以及排版方式等多种因素的影响，互相关联，牵一发而动全身。
三、改进的几点建议
根据计算机在出版工作中的以上特点，结合实际排版经验，笔者建议：
⒈应鼓励部分有条件的作者交磁盘稿， 并允许他们用较普及的WPS系统和四通系统录入，由出版社用专用的转化程序将其处理成北大方正系统文件。这样可以大大减少录入员的录入错率，大大减轻校对人员的负担并可减少校次，提高图书质量。
⒉标题是文章内容的高度概括，是文章的总纲和重要组成部分。对科技论文来说，标题又是文章最重要的信息点。翻开书报杂志，最先映入读者眼帘的总是标题。采用电子计算机排版，标题的字体、字号、形式应该有更大范围的选择，如每一个标题上都可写上“二楷空三占三中”、“五黑占二中”等等具体要求。这样便可以减轻一些设计人员的工作强度。
⒊根据以上特点，单页码放在该页右下角，双页码放在该页左下角不用特意标出，机器会自动将单、双页码排于左右。
⒋技术性错误改起来比较容易。对于录入错误，用编辑软件的替换修改功能，一个指令就可将同类错误从头改到尾，例如将“假如”改为“如果”、“桥”改为“梁”，则可用一条指令即可把全文中的“假如”均改为“如果”、“桥”均改为“梁”。类似这样的错误校对员不用在校样上一一标出全部差错，一般只需总体说明一下即可，录入员即可知道如何纠正错误。
⒌扉页、标题的字体有40～50多种可供选择，可以随心所欲地加各种底纹、花边、立体、空心、旋转……，以增加美观。
⒍在公式、图片、表格比较多的时候，为了版面美观和不背题，跨节不出现一面只有几行的问题，可以采用加大行距的方式来排满整版，解决背题、跨节、一页只有几行的问题。
⒎许多传统的校对方法，已经不能适应当今电脑时代的需要，很有必要进行改进，以提高工作效率和出版质量。长期以来在校样上改错，要求将校改的文字、符号都标到版心之外，并用引线与文内连接。这样需求的目的，是为了提高铅字、手工排版的效率。现在是用电脑打字、电脑改错，电脑排版，如果我们还是在校样上“里勾外联”、“龙飞凤舞”，会给对照改正平添了不必要的麻烦。这样，就不仅会使电脑带来的高效率大打折扣，而且还会由于勾画杂乱以致丢三落四，影响改版质量。改进的办法是，像编辑修改书稿一样，只要将所要改正的文字、标点用红笔写在本行上面的行间空白处即可。
四、计算机排版的技术管理
计算机排版的技术管理包括许多方面，仅就硬盘文件目录管理、计算机病毒的预防和备份软盘的管理等谈谈具体作法。
⒈硬盘的文件目录管理：在实际排版中，需要经常不断地向硬盘存入新文件，又需要经常不断地删除已出过付印样的旧文件。一本书的排版文件一般都有几十个之多。在删除时，操作者为了方便，通常成批删除。由于硬盘不具备保护功能，磁盘文件不能有效地防止删除。 加上DOS对删除操作没有提示，因此比较容易发生文件误删。
发生文件误删与硬盘的文件目录设置不合理及排版文件没有分类管理有极大关系。硬盘的文件目录设置要求层次清晰，类别分明，管理者和操作者便于辨认和使用，清理文件方便，操作失误所造成的损失最小。按照这一要求，可以采用如下的管理方式：硬盘根目录下的一级子目录仅设置为系统文件目录和四个主要图书部的目录，例如公路—GL、汽车─QC、综合—ZH、水运—SY……，每一本书按汽车、公路、水运、综合分类后在QC（GL、SY、ZH）一级子目录下，建立二级子目录。二级子目录以书名简化后三个字的拼音字母组成子目录名，文件名由基本文件名和后缀组成。基本文件名一般由书名前三个字的拼音首字母组成；后缀一般作为分开排版章节的序号，或排版内容的记号。同时建一个零散文件子目录，专门存放零散排版文件，每本书只准进入自己的目录。这样设置目录的好处是：目录结构清晰，不同书的文件不会搞混，用户职责分明；管理和查找文件方便，不会因某一操作者不在而找不到文件，使别人无法替补；删除文件时，是在各书子目录中，一旦发生误操作不影响其他人和其他书的文件。
⒉计算机病毒：前面提到应鼓励作者提供磁盘，但作者一旦提供了磁盘，就为病毒的乘虚而入制造了一些机会。现在解病毒软件和防病毒卡很多。但是无论是“软”方法还是“硬”方法都有不足。解病毒软件只能查、解已知病毒；对新病毒就没有办法，而新病毒是层出不穷的。
对计算机病毒，防比治更重要，最根本的办法是拒病毒于机房之外。最有效的手段是对机房实行相对封闭式的管理。但因作者不断提供软盘，所以不允许外来软盘不经过查病毒就在本机房使用，也不许本机房软盘外出使用后不采取安全措施又带回本机房使用。每台计算机上都须加防病毒卡，以提高安全性。一旦发现病毒，先用解毒软件解；如果解不了，就对硬盘做低级格式化，彻底灭毒。
由于不能封闭式管理，所以应定期用最新解毒软件查毒。另外，要随时做好文件备份，一旦遭到病毒破坏，可以及时恢复，减少损失。
⒊备份软盘的管理：我们对排版文件备份的要求是，每次校样完成后，操作者除向管理人员交付打印校样外，还必须同时将改样文件备份软盘放置于印有自己名字的盒子里。下次改样时，如果没有病毒干扰，硬盘正常使用，只要进入这本书的相应子目录改样即可。如果硬盘发生故障，则应找出相应的软盘复制到硬盘上作为改样的原始文件。
规模不大的机房可以采用按书或按操作员来归类的办法管理：对备份盘达到数十上百张的排版车间，则应采用编号管理法。
以上几点改进措施及管理办法经实际运用，效果明显，达到了缩短排版周期，保证排版质量的预期管理目标。