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会计档案是各机关、团体、企业事业单位及其它经济组织在经济管理和会计核算活动中形成的会计核算材料。会计档案既是国家全部档案的重要组成部分，又是各单位的重要档案。它可以为国家和单位提供比较详细、完整的经济、技术资料，对国家制定宏观经济政策以及具体经济部门的经济决策具有重要的参考意义。根据《会计档案管理办法》的规定，会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告及其他应当保存的会计核算专业材料等内容，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。正是基于会计档案的作用，我国《会计法》和《会计档案管理办法》对会计档案管理作了相应规定。1999年10月31日第九届全国人民代表大会常务委员会第十二次会议修订的《中华人民共和国会计法》第二十三条规定：“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。”1998年8月财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》对会计档案的保管期限和销毁办法作了具体规定，即会计档案保管期限分为永久、定期两类，其中单位年度决算报表及会计保管、销毁清册等少量的会计档案永久保存，而作为会计档案主体的凭证类档案其保管期限仅为十五年；在鉴定销毁方面，《会计档案管理办法》第十一条规定：“保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到末了事项完结时为止。……正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。”除此之外，其他保管期满的会计档案经鉴定、批准之后都可以销毁。也就是说这些应该销毁的会计凭证是没有利用价值、不必再保存的档案。但是作为基层管理会计档案的工作人员却发现，这些本该销毁的会计档案却不甘寂寞，继续发挥作用，其利用率甚至超过永久保存的会计档案，它们似乎要向我们表明，其保管期限应该超过十五年，这样才能最大限度地发挥会计凭证的作用。实际上很多基层单位（包括国家综合档案档案馆）并没有按照《会计档案管理办法》的规定，对期满的会计档案进行鉴定、销毁，而是继续保存这些会计档案，以备日常工作中查考利用。
为此笔者特地对本县辖区的机关、企事业单位会计档案管理情况进行一次调查，发现各单位除了在1986年按照财政部、国家档案局《关于清理1966年以前积存会计档案的几点原则意见》要求进行会计档案清理、鉴定销毁之外，并没有根据现行的《会计档案管理办法》的规定开展到期会计档案鉴定、销毁工作。就是在国家综合档案馆中，也接收并保存着大量超过保管期限的会计档案。那么为什么会出现这种现象呢？下面笔者就以本人所在的国家综合档案馆对会计档案管理的实际情况进行分析说明。由于近几年随着我国企业改革的不断深入，为防止国有企业档案资源的进一步流失，各地综合档案馆按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》（档发字［1998］6号）的规定，积极做好产权变动的企业档案寄存工作。在接收寄存档案过程中，我们发现，企业会计档案作为寄存档案的主体大量涌入综合档案馆，并且这些会计档案中有很多是超过保管期限的会计凭证。按照《会计档案管理办法》的规定，这些期满的会计档案经鉴定之后就可以销毁，但是寄存企业不但没有按时进行鉴定、销毁，同时也不主张档案馆按规定适时进行鉴定、销毁。对此我们感到无法理解，但是在随后的日常管理过程中，我们发现每次利用企业寄存档案时，都是查阅会计凭证中的陈年老账，并且一查就是十年左右的会计凭证，这些凭证保存到现在基本上都超过了十五年，按照《会计档案管理办法》的规定属于应该鉴定、销毁的会计档案，仍在超期服役，继续发挥其凭证作用，为企业职工顺利办理提前退休手续提供决定性材料， 从而维护了企业职工的合法权益。 按照国务院国发［1978］04号“国务院关于颁发《国务院关于安置老弱病残干部的暂行办法》和《国务院关于工人退休、 退职的暂行办法》的通知”及劳动和社会保障部劳社部发［1999］8号“关于制止和纠正违反国家规定办理企业职工提前退休有关问题的通知”规定，我国企业职工的法定退休年龄是：男年满60周岁，女工人年满50周岁，女干部年满55周岁。从事井下、高空、高温、特别繁重体力劳动或其他有害身体健康工作（以下称特殊工种）的，退休年龄为男年满55周岁、女年满45周岁；因病或非因工致残，由医院证明并经劳动鉴定委员会确认完全丧失劳动能力的，退休年龄为男年满50周岁、女年满45周岁。同时在规范退休审批程序，健全审批制度中明确提出劳动保障部门要加强对特殊工种的管理和审批工作。按特殊工种退休条件办理退休的职工，从事高空和特别繁重体力劳动的必须在该工种岗位上工作累计满10年，从事井下和高温工作的必须在该工种岗位上工作累计满9年，从事其他有害身体健康工作的必须在该工种岗位上工作累计满8年。从事特殊工种需要提前办理退休手续的职工，除了提供办理正常退休手续时所要求的材料外，必须同时提供其从事特殊工种的原始记载材料，如原始档案材料、原始工种记录表或者原始工资单等。过去由于个别企业领导档案意识不强，加上管理不善，对应该归档保存的材料不注意收集整理，致使有的改制、破产企业的职工在办理提前退休手续时，发现职工个人档案材料中缺少能够证明其从事特殊工种的实际工作时间。这样职工就不能按规定提前办理退休手续，只能再等待五年到法定退休年龄时才能办理退休手续，使得企业职工不但不能按时享受国家规定的退休养老待遇，而且还要多缴纳五年的养老保险费，直接侵害了企业职工的合法权益。为了解决这一问题，这些职工只能从企业会计档案中查找当时的工资表、特殊工种岗位津贴等会计凭证，用来证明其在特殊工种岗位上工作并达到了特殊工种工作年限。根据我国现行的办理工人退休有关规定，按特殊工种退休条件办理退休的职工，必须在该工种岗位上工作累计满8至10年，也就是说在职工个人档案材料不完整的情况下，企业职工最少要查找8至10年的会计凭证才能解决问题。而这些工人在从事特殊工种时，一般都是在年轻力壮时期，到能够办理退休手续时都是十几、二十年后的事。按照我国现行的《会计档案管理办法》第十一条的规定，诸如工资表、特殊工种岗位津贴之类的会计凭证在会计档案鉴定销毁时，不属于期满不得销毁的会计凭证之列。十五年之后一旦将其销毁，而企业工人在办理提前退休时，确实需要提供能够证明其从事特殊工种并达到相应年限的工资表，却因单位的会计档案按时鉴定销毁导致无法查到相关凭证，那么就会使企业工人的合法权益受到侵害。因此笔者认为档案部门应该本着“以人为本”的理念，适时修改会计档案保管期限，延长会计凭证的保管期限，以便于社会各方面对会计档案的利用，才能充分发挥会计档案在社会主义市场经济建设中的作用。
那么会计凭证的保管期限应该多长才比较合适？笔者认为从理论上说凭证类的会计档案保管期限应该坚持不少于二十年的原则，由于现行的会计档案保管期限表中已经对定期保管的会计档案划分为3年、5年、10年、15年、25年， 为了方便管理，结合我国档案工作实践中对档案价值鉴定时所遵循的“可长可短者，从长”的原则，同时考虑到档案工作应该与其它法律、法规的规定相互协调和衔接，本人认为凭证类的会计档案保管期限定为25年比较合适，按照我国现行的法律规定，不论是刑事案件、还是民事案件，在进行法律诉讼活动时都受到一定的时效限制，一旦时效届满，就不能依法提起诉讼。《刑法》第87条规定：“犯罪经过下列期限不再追诉，（1）法定最高刑为不满五年有期徒刑的，经过五年；（2）法定最高刑为五年以上不满十年有期徒刑的，经过十年；（3）法定最高刑为十年以上有期徒刑的，经过十五年；（4）法定最高刑为无期徒刑、死刑的，经过二十年。 如果二十年以后认为必须追诉的，须报请最高人民检察院核准。”由此可见，对犯罪分子追究刑事责任的有效期限最短五年，最长二十年。而《民法通则》第137条规定：“诉讼时效期间从知道或者应当知道权利被侵害时起计算。但是，从权利被侵害之日起超过二十年的，人民法院不予保护。有特殊情况的，人民法院可以延长诉讼时效期间。”因此民事权利主体请求人民法院保护其合法权益的最长期限也是二十年，一旦超过二十年，人民法院对权利人的请求权不再予以保护。由于凭证类会计档案是记录经济活动和财务收支的第一手材料，通过会计凭证，可以查明各项经济业务是否符合有关政策、制度、计划和预算的规定，有无铺张浪费和损害社会主义财产的行为，从而严肃财经纪律，防止违法乱纪的现象发生，也是维护经济活动当事人合法权益的有力证据，但其保管期限却只有十五年，明显低于最长追诉时效和最长诉讼时效。一旦期满将会计凭证鉴定、销毁之后，而这时又要追诉经济犯罪案件和诉讼民事纠纷案件，司法部门就无从查证，会计凭证的这种作用也就无法得到充分发挥。犯罪分子就有可能从容逃避法律的制裁，权利人的合法权益也无法得到法律的保护。因此笔者认为凭证类的会计档案保管期限应该坚持不少于二十年的原则。考虑到每个案件在调查取证时都有一定的延时性，因此会计凭证的保管期限应该大于最长追诉时效和最长诉讼时效，即最低保管期限应超过20年，与现行的“银行存款账”和“现金出纳账”保管期限相一致，同为25年才比较适当。
保管期限表是档案管理人员据以确定档案保管期限的重要工具，正确的保管期限，应当是客观存在的档案价值的反映。因此档案行政主管部门应该根据各类档案的保存价值来确定保管期限表，制定出科学、适用的保管期限表，才能充分发挥会计档案在社会主义建设过程中的作用。
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