建全宗卷的归类法，本文主要内容关键词为：建全宗卷论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案馆在管理全宗档案过程中，形成了很多文件材料，对这些材料如何分类归档，各地的做法不同，我在工作中做了一些调查与研究，现就如何分类归档及整理谈点看法。
一、建立全宗卷，明确归类范围
建立全宗卷就是为管理全宗档案而建立档案。这是档案馆长期不懈的一项重要工作，对档案馆探索科学化、规范化管理，建立和完善制度、合理开发档案信息资源有着很重要的作用。全宗卷材料的归类范围是在管理全宗档案过程中形成的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁、利用和对全宗档案的内容进行研究的具有保存价值的文件材料（包括图、表、录音录相、照片等）。
二、设置类别
全宗卷形成的材料与其他档案材料不同，有一定的规律性。可设综合、历史沿革（考证）、统计、交接、利用、整理、保管、鉴定销毁和目录九个类：
1、综合类。主要是综合性、全面性的文件材料，如全宗介绍、全宗指南、大事记及研究档案内容等形成的综合性文件材料。
2、历史沿革（考证）类。主要是组织机构沿革、历史考证等形成的文件材料。
3、统计表。主要是档案的各种统计数据，包括档案进出数量、整理数量、鉴定销毁数量以及利用档案的数量等文字材料，此类可制成专门的表格随时记录。
4、交接类。主要是历次移交凭证和移交时的文字说明材料。
5、利用类。主要是利用档案的文件材料，包括利用前准备的各种检索工具的文件材料，利用过程中的利用人次、使用档案数量以及档案对社会的效益和作用的文件材料。
6、整理类。主要是接收档案前后整理的文件材料。接收前的整理说明、分类方案、接收后的重新整理、分类、组卷、卷内文件的整理，案卷的编目、装订、排列等工作中形成的文件材料。
7、保管类。主要是在档案的平时管理、安全检查及发生事故后处置等过程中形成的文件材料，包括保管的条件、温湿度、档案虫蛀霉变、纸张老化、字迹褪变和自然灾害对档案的损毁情况以及对各种情况的处置所形成的各种文字材料。
8、鉴定、销毁类。主要是对档案的历次鉴定和销毁的文件材料，如鉴定分析报告、保管期限表、销毁清册等。
9、目录类。主要是历年的案卷目录、卷内目录。
三、归类方法
全宗卷的归类，就是把管理全宗的过程、原始记录和有价值的文件材料集中起来，随时归入设置的类别之中，使其各类材料及时归档，便于检索。
首先，确定材料的归属。要全面熟悉所设的类别及其内容，明确类与类之间的差别，准确判别材料的类别，然后将形成的材料归入相应的类别。
其次，分类抄写卷内目录。全宗卷的卷内目录所要反映的内容不同于一般的文件卷内目录，为了便于检索卷内材料，可设编号（又分类别号、序号两个号）、作者、标题、文件日期、所在张页、备注。类别号是材料所在的类号；序号是在该类的顺序；所在张页是该份文件材料的起止页数。
再次，编号。全宗卷的文件材料编号应标明类别号、序号和张页号，可刻制专门的方条章，盖在材料的右上角，然后用铅笔填写，也可在材料的右上角直接用铅笔写上阿拉伯数字的编号，例如，“全宗指南”这份材料应在综合类中，又是第一份，有6页，则编号即为“1-1（1-6）”，如这类的第二份是“大事记”有15页，则编号为“1-2（7-21）”，其他类也以此类推。
第四、装订。全宗卷的材料内容和类别多，可采取两种方法进行装订。一是盒装，就是先将各类材料按时间先后排列，分别装在软袋（纸袋）内，并在袋外注明类别，然后将各类材料（即软袋）装在卷盒内。二是用线装订，根据材料的厚薄装成一卷或多卷，每类必须有明显的标志隔开。
四、建全宗卷的要求
建全宗卷是一个由少到多、由简到繁、不断积累、逐步完善的过程。因此，需要长期坚持下去，必须注意以下几点：
1、注意全宗卷文件材料的形成和积累。这是需要长期坚持做到的一项工作，该形成材料时，要注意形成，该收集时应注意收集。接收档案时应注意收集档案移交的手续和各种文字凭据材料；检查档案安全时，随时把检查情况记录清楚；在记录全宗档案的情况时应将时间、内容、经手人、批准人、记录人、检查人等情况填写完备。
2、随时将积累的材料归入全宗卷内。全宗卷具有灵活性、不定性的特点，如不及时归入卷内，就容易造成材料丢失。
3、全宗卷要随全宗档案转移而转移。当一个全宗的档案由机关档案室向档案馆移交时，全宗卷也必须随同全宗档案一起移交，才能保证管理全宗档案的连续性。即使整个全宗档案全部失去保存价值销毁时，全宗卷也要保存一段时间以备查用。
4、全宗卷应集中统一保管，统一存放，定时清理，及时归类，保证方便管理，又便于利用。