摘要：近年来，随着科技水平的提高，信息传媒技术、计算机技术被广泛用于各行业，特别是档案管理业，推动着档案管理理念、形态的变化。在我国，基建档案是建设过程的真实反映，也是建设单位发展的主要依据，为充分发挥其的使用价值，为各项决策提供帮助，强化档案的信息化管理尤为重要。本文从基建档案特点出发，分析了相关的管理问题，探讨了实现管理信息化的途径。
关键词：基建档案；信息化；必要性；途径
在信息化时代下，基建档案管理信息化已成为档案管理中的发展趋向。通过信息化管理方式的使用，能简化查询过程，仅需输入关键词即可调出全部内容，无需管理人员参与，加快查询速度，提高档案利用率。现笔者结合自身经验，对基建档案管理信息化进行深入的探讨。
一、基建档案特点
1．材料来源的广泛性。材料来源广是基建档案的突出特点，包含项目提出、建设、验收等，这些都是其材料源头。而且，档案的建设也涉及各部门，如质量监督部门、施工单位、监理单位等，这也就为基建档案赋予了广泛性的特征。
2.数量庞大，内容广泛。相较于其他的档案，基建档案数量多，内容广，专业性强，其内容多涵盖消防、环保、电信、气象等方面。
3.完整性。在基础项目建设过程中，招投标书、勘探报告、竣工验收等所形成的资料，均隶属于基建档案范畴，故而其具备完整性的特点。
4.不可替代性和长久性。一份相对完整的基建档案，是工程使用、维护、扩建的重要依据，因此其具备长久性的特征。另一方面，基建档案中也有很多图纸，能够清晰的反映工程结构，故而其作用也是其他档案无法替代的。
二、基建档案管理存在的问题
在很长的一段时间，受管理、环境等因素制约，基建档案处于半封闭的管理状态，甚至个别为全封闭，检索方式落后，馆藏量增多，但使用率并未提高，使得档案信息资料和使用率出现巨大的偏差。而且，能够重复使用的档案资料也得不到流通和共享，影响着其价值的发挥，不利于基建档案事业发展。其问题可概括为以下几点：
1.建档质量不高。在对基建档案进行管理时，多数管理人员并不了解信息资料的前因后果，也未及时对资料进行分类和整理，通常只是进行简单的装订，无法保证材料的系统性、准确性，影响其内在质量。
2．纸质档案的使用问题。对于档案管理而言，最为主要的目的是使用档案，且档案价值也在反复使用中体现出来。一般情况下，档案的使用方式包括：原件，复印件，结合档案内容编制的各种资料。现如今，我们常用档案原件和原件的复印件，但是从具体的管理现状来看，由于原件使用时间长，很多资料破损或丢失。出于对档案完整性的保护，管理人员常将整栋楼的图纸装订在一起，这种情况下，虽然保证了基建档案的完整性，但使用不是很方便。再加上图纸又多又大，增加复印难度。
三、实现基建档案管理信息化的途径
1．更新理念，树立现代化的管理意识
要想实现基建档案的信息化管理，就要树立现代化的管理意识。因此在基建档案管理期间，如若管理人员现代化的管理意识淡薄，将严重影响管理工作的进行。所以，在基建档案信息化管理中，相关人员需要树立先进的管理理念，树立和现代社会相匹配的管理意识，切实转变传统的封闭管理、轻使用重管理的理念，实现主动式服务，更好满足现代社会对档案工作的要求。
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2．建立完善的信息化管理体系，提高工作素质
相对完善、系统的信息化管理体系，是保证基建档案管理工作顺利开展的基础。首先，要制定完善、科学的质量标准体系，明确规定管理目标和要求，以此来约束和指导基建档案的管理方向。其次，健全基建档案的开发利用体系。优化档案信息的管理、查阅等流程，加大新型检索技术的研发力度，提升技术水平，实现基建档案的信息化管理。
另外，加大对档案管理者的培训力度，丰富专业知识和理论知识。重视对复合型人才的培养，保证每位管理人员都掌握专业的档案管理、档案保护知识，全面了解自己所从事的业务，熟知各项规定，在保证基建档案管理信息化正常进行的同时，提高工作效率。
3.建立有效的信息系统
首先，规范和改进管理流程，使其更好顺应现代化的管理需求。其次，结合档案文件的处理工艺，设计与之相适应的信息化系统。最后，建立完善的内部控制机制，提高档案的安全性。在对电子档案进行使用时，必须重视其安全性。目前来看，电子档案数量多，范围广，尤其是信息技术高速发展的背景下，网络问题越来越突出，如何在预防黑客攻击、病毒入侵的基础上，保证电子档案安全成为当前的研究重点。同时，重视电子档案的真实性。在基建档案当前的管理中，由于从文件到归档缺乏管理，随意放置草稿性的文件。另外，电子档案、纸质档案也缺乏先进、合理的管理手段。档案存储载体不耐受，在一定程度上影响着档案的真实性、可行性。基建档案中的数据信息质量，和管理系统结果关系密切，需要进行严格的把关，确保数据信息的完整性，以免影响整个系统的运行。可考虑制定和落实审核机制，反复审核输入的数据，并于输入结束后认真校对。通常情况下，档案是否具有法律效应，是由存储载体决定的，但当前并不存在的固定的载体，加大着法律法规的制定难度，从而导致以磁带、光盘为存储载体的档案不被认可。
4.精确处理现代技术、传统技术方法间的关系
现如今，基建档案管理正处于计算机、手工管理的衔接阶段，且需要维持很长的时间，认真、正确的处理这两种管理方法间的关系，对推动信息化建设意义重大。从技术方法上看，基建档案管理信息化建设过程中，不能只是单纯的追求技术手段的先进性，还要充分了解技术方法的优缺点。虽然传统的档案管理工作，累积了大量资源和相对富厚的工作经验，但仍落后于经济发展。对此，可引入现代化的方法和技术，以加快档案的传播速度和整理进程，提高数据信息的精准度。另外，现代技术方法的使用，还能一体化管理文档，满足资源共享需求，做到真正的文件随分随归，减轻工作压力。总之，于档案管理中引入计算机技术，能降低相关人员的工作强度。基建档案管理中现代技术方法的应用，优越性显著，但是该方法仍需要借助传统技术方法，来收集和更新信息。可以说，如若没有传统的档案馆，现代档案馆也就无法担负起自身职责，只有将两者组成有机的整体，才能发挥档案价值，推动档案管理事业发展。
四、小结
综上所述，基建档案管理是繁琐、复杂的，数量多，内容广。本文分析得知，在当前的档案管理中，普遍存在利用率低、建档质量不高的情况，不利于管理工作的进行。基于此，档案管理者需要更新管理理念，积极学习档案管理知识，提高工作技能和管理效率；构建有效、合理的信息管理系统，精确处理传统和现代技术间的关系，整合、优化管理流程，减轻管理者的工作压力，提高工作质量，真正发挥基建档案的价值。
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论文作者:陈凯莉
论文发表刊物:《基层建设》2018年第34期
论文发表时间:2019/1/15
标签：档案论文; 基建论文; 档案管理论文; 技术论文; 方法论文; 管理人员论文; 信息化管理论文; 《基层建设》2018年第34期论文;