做好新时期办公室行政管理工作的思考
□吴昀霖
【内容摘要】 新时期办公室行政管理工作，要随着办公信息化、网络化和智能化的发展，逐步完善办公室管理制度，解决办公室行政管理工作存在的问题，按照我国政府规定的相关改革措施，健全行政管理工作制度，建立系统和完善的法律法规，制定相应的改革措施，针对办公室存在的问题进行细致分析，从而做好办公室行政管理工作，更好地完成事业单位的其他工作。本文立足于新时期办公室行政管理工作存在的问题，以问题为导向，结合新时代的信息技术和管理理念，探讨如何解决问题，优化办公室行政管理工作，践行政府的四项策略，以期为我国现代化发展提供优质的办公室行政管理策略，做好办公室行政管理工作。
【关键词】 新时期；办公室；行政管理
新时代发展下我国事业单位逐步增多，工作内容和工作种类逐步拓展，随着事业单位的增多，办公室行政管理的重要性也逐步提升，办公行政管理对办公室工作质量和工作效率存在较大影响，为调动办公室人工作的积极性，解决相对突出的工作矛盾，并制定和运用有效的措施解决工作中存在的问题，以更好地完善办公室行政管理功能，切实调动员工工作的积极性，发挥行政管理工作的实效性。基于目前办公室行政管理工作存在的问题，亟需从管理理念、管理方式和工作内容入手，建立新的办公室行政管理体系，为行政工作开展和办公室管理提供有效依据。
一、新时期背景下办公室管理工作的内容
办公室行政管理工作内容如下：第一，做好各个部门的文书工作，包括对文书的收取、归类和发放与存档等，针对不同的文书内容和作用途径进行分类管理，处理好文书的存放和整理工作，针对文书工作的性质和顺序进行分类，按照相应的类型和处理程序，及时高效地完成文书工作。第二，档案管理保存。档案管理保存是为了实现档案的封存，各个不同部门的档案最后都是统一由办公室进行处理和保存，保存一方面要依据档案的类型实现分类管理，另一方面需要针对档案的内容，实现档案的收集、鉴定和整理、利用，依据档案信息服务的要求，从视频资料、照片资料与文字等，完成对档案管理工作统一性处理，实现档案的信息化建设和网络化管理，这是新时期办公室工作的要求。第三，实现会议的及时管理。会议也是办公室行政管理工作之一，办公室要为各个部门做好合理的调度工作，并依据各部门的调度工作做好会议规划，并做好详细的会议记录，完善会议的报批和审查制度，并对出席人员进行分工和统计，由此实现各单位的高效运作，解决各单位存在的工作冗余和会议繁琐问题，切实提高会议的效率和效果，分配好会议经费，并进行会议记录、管理和节约成本支出。
二、办公室行政管理工作的作用
(一)协调组织上下级之间的关系。办公室行政管理工作为了协调组织上下级关系并做好“传声筒”和“协调者”的工作，基于行政管理角度来看，办公室行政管理工作是为了保证上下级之间的协调性，完成上级部门下达的各项行政工作，处理的是人与人、组织与人和组织与组织之间的关系。办公室作为组织的协调者，主要是事业单位工作的推动者与助手，能依据实际情况落实上级机关部署的各项任务和工作，并监督和检查各项工作与任务的实施结果。作为事业单位的推动者，办公室要保证上级能听到基层的意见与建议，需要深入群众了解基层的情况与需求，并及时向相关领导提出建设性的意见，另外，将上级机关的工作中指令与目标落实到管理中，协调好是上下级关系，并及时向员工传递各项指示和精神，起到“承上启下”的衔接作用。
(二)组织协调的主要载体。办公室工作与各个部门的工作密切相关，是一个综合性的办事部门，需要做好组织正常运转的中介和桥梁，做好上下沟通工作。由于上下级事务存在时效性，办公室在传递任务和指令时，需要做到快捷、周密，规范性地完成各项工作的传递，随着工作节奏不断加快，工作方式走向信息化和网络化，办公室行政管理工作，还需要服务于组织，服务于领导，为组织和领导提出科学合理的意见，掌握组织决策方向和基层需求情况，及时对基层和组织存在的问题制定对策，并做好工作规划，并以群众需求及时督促各项工作的实施。鉴于此，办公室工作主要是围绕文书和行政工作，需要协调好组织和部门之间的关系，以办公室工作为协调上下级之间的关系，才能切实有效地履行办公室组织的服务职能。
三、新时期办公室行政管理工作缺陷及不足
(一)行政管理制度缺失。我国办公室行政管理缺乏健全的管理制度，随着经济的快速发展，单位规模和单位工作发生变化，传统的办公室行政管理体制无法满足现代化发展要求，很多问题与事业单位自身形成、发展过程相关，行政管理工作制度无法满足经济发展需求，且我国供给侧结构性改革背景下人事制度也正在积极探索改革之道，员工的积极性受外界因素影响，加之内部管理存在缺失，导致事业单位发展备受阻碍，健全行政管理制度势在必行。
(一)树立正确的办公室行政管理工作目标。办公室行政管理人员要切实明白各项活动的意识，明确自身的工作定位，才能在实际工作中做好各项管理措施，协调好单位的组织关系和人际关系。从办公室所处的位置来看，办公室是一个综合性的活动单位，按照办公室发展状态和活动规定，这是个保证组织正常运转有序的纽带，承担起组织的联系活动。行政管理岗位办公室的主要职责，日常单位工作中办公室负责事务活动，这些活动具有一定的细节性，例如日常的接打电话，负责好对外的公关形象，在工作中需要明确单位具体的状态，回答问题还需要采用相应的讲话方式，切实让群众感受单位的亲民和细致工作形象，为致电人员提供满意的解答。所以，办公室行政管理工作，明确每项工作的意义，对一些细节性的活动指定有序的实施方案，结合办公室的工作内容和单位对外形象，树立综合化的服务意识，以细致耐心态度塑造优良单位形象，并带动活动的顺畅发展。
(三)办公室作风建设滞后。随着事业单位规模的不断扩张，受新时期网络文化和社会不良风气的影响，有些办公室行政人员，缺乏坚定的工作意志，工作理念存在较大问题，出现了思想作风和生活作风的不良的风气，不少行政管理人员自身就缺乏学习意识，很难按照“两学一做”的教育要求将上级机关精神深入到基层群众和其他部门，也有些办公室人员思想意识缺乏时代性，思想陈旧，还是秉承老一套的做法，自主创新意识十分缺乏，工作作风不踏实、缺乏严谨性，从而增加行政管理工作的难度。
四、新时期办公室行政管理工作的改善策略
(二)主动与被动矛盾突出。主动和被动矛盾突出是因为近年来我国办公室管理人员素质水平偏低，管理人员自身能力有限，导致一些行政管理工作无法顺利展开，从而引发了不少问题，例如行政管理人员执行能力较差，很多行政管理工作繁琐，上下级之间的任务和工作汇报等层层递进，效率极低，且资源浪费问题较为严重。行政管理人员工作主动性不足，但协调和汇报需要主动进行，才能切实提高工作效率，保证各项工作的顺利实施，需要简化工作流程，实现资源的优质利用。
虽然选择策略已有多种，但各类方法都有优缺点，因此为了在实际应用当中取得更好的效果，目前最常用的改进方法就是将几种选择策略混合使用。文献[1]的选择策略结合了线性排序法、最佳个体保存法，并将生成的子代按适应度排序取代父代适应度最差个体。此外，结合其它智能算法如模拟退火算法、蚁群算法等来改进选择策略也是常见的改进方法。文献[7]采用允许父代参与竞争的退火选择机制，并在典型的非线性优化问题地震参数反演中得到了较好的运用效果。
(二)明确办公室行政管理的职责。就办公室的工作内容和工作范围来看，办公室的行政管控职责主要是包括助手职责，办公室要对上级工作负责，切实将各种任务和工作指令落实到各个部门和单位，办公室上级机关部署的落实需要办公室的协助，办公室需要加强机关管理，并维持好正确的工作秩序，以工作质量为主要的衡量指标，辅助落实各项工作；参谋职责，办公室行政管理工作需要深入到基层中，针对办公室行政管理内容和事业单位的工作范围和工作情况，展开深入调查，并及时将调查结果反馈到各个部门，总结工作现状并提出相应的意见；协调职责，这项职责的目的是为了规范和协调好各个部门的工作，为切实调动员工工作的积极性，需要为各部门工作制定相应的策略，推动人事制度改革，并倾听员工工作存在的问题，促使各个部门建立优良的关系，能集中精力思考和处理上级下达的各项工作。
(三)构建多元化的事务处理格局。由于办公室行政管理工作存在相对更突出的主动和被动矛盾，办公室工作在处理中需要协调好大局和小局矛盾，办公室作为综合性的部门，具有较强的组织服务性，所以办公室工作需要切实贯彻“一切服从大局，一切服务大局”的原则，处理工作中小局服从大局，局部服从总体，尽量做好小局工作，并将小局工作与大局工作结合，构建局部服从整体的事务处理格局。然后针对主动和被动的矛盾，按照办公室工作服务性质，树立主动服务意识，对一些常规、规律性的确定性工作，要主动出击，提前做好相应的工作准备，但对于那些服务性、突发性和临时交办的工作，做好灵活应变处理，尽可能地适应领导的办公思路，超前做好服务准备。对于“过”与“不及”的矛盾则是要转变传统的管理方式，提高服务意识，工作中从全局意识着手，为领导和部门提供高质量的服务，但办公室是一个综合性的服务部门，工作应该以服务为主，为各项工作提供相应的背景资料，并依据社会所需的服务全面发挥工作的效用。
岩溶干旱石山区往往地表蓄水条件差，且地下水埋藏深度大，难以开发利用，故易于导致岩溶干旱缺水，造成大面积农田无水灌溉。据统计该区干旱面积约达333hm2（见表1）。
对于初中生而言，年龄相对较小，对任何事情都具有着很大的好奇心，因此只要初中语文教师注重活跃课堂氛围，就很容易将学生带到相应的情境之中，激发他们的学习兴趣。在过去传统的初中语文教学中，教师并不重视课堂氛围，只是简单地讲授知识点，造成学生认为语文学习枯燥乏味，出现排斥心理，影响到初中语文的教学质量。因此，为了打破过去教学方法的束缚，教师应该积极使用多元化的教学方法。在讲课的过程中，教师可以面带微笑，在课堂上营造出轻松、活跃的课堂氛围，通过提问或是小故事等形式引导学生积极发言，多与学生进行互动。例如在讲述诗歌古文时，教师可以以小组为单位举行朗诵比赛，让学生们扮演诗人来抒发自己的情怀等。
五、结语
综上所述，新时期办公室行政管理工作，需要完善办公室行政管理体系，加强对办公室工作的行政管理力度，明确办公室工作的实际职责，依据办公室行政管理工作存在的问题入手，制定相应的行政管理工作，积极加强人员素质培育，健全办公室行政管理体系，转变管理方式，提高服务意识。
【参考文献】
[1]朱中杰.做好新时期办公室行政管理工作的思考[J].科学咨询(科技管理),2010,9:69
[2]董大斌.做好新时期办公室行政管理工作的思考[J].科技创新与应用,2013,16:295
【作者简介】 吴昀霖(1991.12～)，男，江苏盐城人；江苏医药职业学院教师，硕士；研究方向：行政管理、教学管理
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